Pengelolaan arsip dinamis memiliki prosedur yang cukup panjang. Buat kamu yang penasaran, berikut penjelasan singkat prosedur pengelolaan arsip dinamis. Namun sebelumnya kita ulas tentang dua hal berikut.
Pada artikel sebelumnya, kita sudah bahas menganai apa itu arsip dinamis dan jenisnya. Apabila belum membaca, silakan baca dahulu sebelum lanjut baca artikel ini. Baca: Pengertian dan Jenis Arsip Dinamis.
Daftar Isi
Apa Yang Dimaksud Pengelolaan Arsip Dinamis?
Arsip dinamis adalah arsip yang dapat digunakan secara langsung, baik digunakan langsung dalam kegiatan penyimpanan ataupun penciptaan arsip jangka panjang. Dimana pengelolaan arsip dinamis ini juga dapat diartikan sebagai proses pengendalian arsip secara sistematis, efektif dan efisien.
Mengapa Arsip Dinamis Perlu Dikelola Dengan Baik?
Arsip dinamis dikelola dan diolah untuk memperoleh arsip statis yang akan digunakan dalam LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi) maupun untuk Unit Kearsipan Pusat. Berikut beberapa alasan arsip dinamis perlu dikelola dengan baik.
1. Menjamin Ketersediaan Arsip
Mengapa arsip dinamis perlu dikelola dengan baik, salah satu tujuan utamanya untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik. Secara tidak langsung, ketersediaan arsip yang autentik sebagai alat bukti yang sah dan terpercaya. Sebagai bukti hanya kita yang memiliki alat bukti tersebut, tidak dimiliki oleh pihak luar, kecuali pihak yang diajak kerjasama yang memiliki salinan MOU.
2. Sebagai Alat Bukti Kegiatan Administrasi dan Transaksi
Setiap organisasi ataupun aktivitas bisnis, pasti ada banyak kegiatan. Mulai dari kegiatan administrasi ataupun transaksi. Salah satu alasan mengapa arsip dinamis perlu dikelola adalah untuk bukti semua kegiatan administrasi dan transaksi yang pernah dilakukan. Hal ini sangat membantu untuk memantau pengeluaran, pemasukan dan segala aktivitas yang terjadi dalam kurun waktu tertentu.
3. Mencerminkan Endapan Informasi Pelaksanaan Kegiatan Administrasi dan Transaksi
Entah disadari atau tidak, salah satu alasan arsip dinamis perlu dikelola dengan baik adalah, untuk mengetahui endapan informasi pelaksanaan kegiatan. Baik untuk mengetahui kegiatan administrasi ataupun transaksi yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan/organisasi tersebut.
4. Memudahkan Pencarian Arsip
Adapun alasan arsip dinamis itu penting. Khususnya untuk perusahaan ataupun organisasi yang memiliki jangkauan lebih luas dan lebar. Pasti ada banyak sekali berkas yang tersimpan dan masih sering digunakan. Nah, setidaknya arsip dinamis memudahkan dalam pencarian.
5. Sesuai dengan Undang-undang
Secara tidak langsung, arsip dinamis juga menjamin terwujudnya pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dimana tidak sekedar melakukan kontrol pengarsipan, tetapi juga memiliki kemanfaatan dalam banyak hal.
6. Memberi Kejelasan Tugas
Arsip dinamis juga efektif dalam memberikan kejelasan tugas,. Khususnya Bagi unsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan arsip. Sehingga ada kejelasan apa yang harus dikerjakan, tanpa ada rasa iri dengan tim atau karyawan lainnya.
7. Meminimalisir Kesalahan Pelaksanaan Kegiatan Pengelolaan Arsip
Tidak dapat dipungkiri, jika sangat mungkin terjadi kesalahan selama proses pengarsipan. Apalagi jika file dan kegiatan sangat banyak dan padat. Oleh sebab itu, pentingnya pengelolaan arsip dinamis untuk meminimalisir kesalahan pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip.
8. Menjamin Keselamatan dan Kerahasiaan
Adapun alasan mengapa arsip dinamis penting. Salah satunya untuk menjaga kerahasiaan dan menjamin keselamatan. Kita tidak akan pernah tahu apa yang akan terjadi dalam menjalankan sebuah program kerja. Seringkali juga kita bertemu dengan orang-orang yang memanfaatkan kinerja untuk kepentingan mereka. Setidaknya dengan pengelolaan arsip yang baik, dapat meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
Itulah beberapa jawaban mengapa arsip dinamis perlu dikelola dengan baik. Adapun tujuan lain dari pengelolaan arsip dinamis, yaitu sebagai akuisisi, agar lebih efisiensi waktu, sebagai keseragaman, sebagai bentuk konsistensi prosedur pengelolaan arsip dan dapat meningkatkan pelayanan publik yang terpercaya dan andal.
Artikel sebelumnya: Pengelolaan Arsip Statis, Panduan Lengkap!
Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis
Adapun prosedur pengelolaan arsip yang meliputi sebagai berikut.
1. Penciptaan Arsip
A. Prosedur pembuatan
Sesuai dengan namanya, pembuatan penciptaan arsip adalah kegiatan untuk merekam informasi, yang nantinya akan dikomunikasikan dalam rangka untuk menjalankan dan melaksanakan fungsinya, yang meliputi sebagai berikut.
- Pembuat arsi memuat isi, terstruktur dan konteks
- Arsip vital/statis harus dilaksanakan dengan peralatan berkualitas terbaik.
- Pembuatan arsip memperhatikan tata naskah, klasifikasi arsip dan klasifikasi keamanan serta aksis arsip agar tetap autentisitas dan reliabilitas.
- Arsip dibuat didasarkan pada klasifikasi keamanan dan akses arsip, serta menjaga kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan undang-undang.
- Pembuatan arsip perlu diregistrasi oleh arsiparis dan didokumentasikan.
B. Penerimaan
Penerimaan arsip adalah proses yang menghubungkan arsip dari luar yang masuk ke dalam. Adapun beberapa poin yang perlu diperhatikan, sebagai berikut.
- Arsip yang diterima dari luar dipastikan keamanan, lengkap, tepat dan jelas terbaca.
- Ketika arsip diterima oleh petugas arsip, maka akan dianggap sah.
- Arsip berbentuk faksimili baru dianggap sah ketika sudah dicetak oleh penerima arsip
- Arsip juga dianggap sah apabila diterima oleh petugas arsip dan langsung didokumentasikan atau diregistrasi
- Semua pendokumentasian arsip dijalankan oleh arsiparis untuk disimpan, dipelihara dan digunakan.
C. Registrasi
Prosedur pengelolaan yang ketiga adalah melakukan registrasi arsip dengan memperhatikan kelengkapan, konsistensi, pemberian kode agar informasi terekam lebih ringkas dan memberikan data registrasi. Pemberian data registrasi tidak boleh diubah-ubah, untuk meminimalisir terjadinya kesalahan teknis.
Adapun hal-hal penting saat melakukan registrasi arsip. Yaitu mencatat informasi arsip sesuai dengan standar metadata kearsipan. Yang meliputi penulisan nomor, tanggal registrasi, nomor-tanggal arsip, tanggal penerimaan-pengiriman, penulisan instansi penerima-pengirim, memberi kode klasifikasi dan isi ringkas.
D. Pendistribusian
Setelah selesai di registrasi, langkah selanjutnya adalah tahap pendistribusian arsip. Pendistribusian juga dapat diartikan sebagai pengendalian pergerakan arsip dengan memperhatikan beberapa hal seperti
- Distribusi baru boleh didistribusikan setelah pengarsipan sudah dinyatakan lengkap.
- Pendistribusian arsip harus dilakukan dengan cepat,namun tetap mengutamakan kelengkapan, keamanan dan ketepatan.
- Dan perlu dikendalikan pergerakan arsi.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Dalam penggunaan dan pemeliharaan arsip, prosedur yang perlu dilakukan sebagai berikut.
A. Pemberkasan Arsip
Pemberkasan arsip meliputi registrasi dan pendistribusian berdasarkan klasifikasinya. Termasuk juga pemberkasan arsip aktif yang dilakukan melalui pemeriksaan,penentuan indeks, pengelombapan, pelabelan dan masih banyak lagi.
B. Penataan Arsip Inaktif
Sementaradalam penataan arsip inaktif sekurang-kurang harusmemuat beberapa hal seperti harus ada pencipta arsip, nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi (jumlah, tahun & Keterangan). Untuk arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 tahun maka akan menjadi tanggungjawab kepala unit kearsipan ditingkat Biro, dll.
C. Pemeliharan Arsip
Prosedur pengelolaan arsip yang ketiga adalah pemeliharaan arsip. Dimana penyediaan sarana dan prasarana kearsipan akan disesuaikan oleh standar kearsipan yang disesuaikan dengan bentuk dan media arsip. Termasuk Memperhatikan bentuk dan media arsip.Adapun beberapa pemeliharaan arsip yaitu memperhatikan kelembaban udara ruang arsip karena bisa merusak arsip.
Biasanya ada yang memanfaatkan filling cabinet, ada juga yang menggunakan boks arsip dan masih banyak tempat penyimpanan arsip yang dapat digunakan.
D. Alih Media Arsip
Alih media arsip seringkali digunakan dalam rangka pemeliharaan arsip aktif ataupun inaktif pada unit kerja. Alih media dapat memanfaatkan teknologi informasi yang ada saat ini. Sementara saat melakukan alih media arsip tetap harus dilegalisasi dengan autentifikasi oleh pimpinan terkait. Serta perlu membuat berita acara. Pembuatan berita acara untuk arsip aktif ataupun inaktif sekurang-kurangnya memuat waktu, tempat pelaksanaan, jumlah arsip, jenis media, pelaksanaan, proses alih media yang dilakukan dan penandatangan.
E. Penyusutan Arsip
Adapun prosedur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan arsip inaktif ke unit pengolahan. Saat pemindahan, diperlukan penandatanganan berita acara yang telah dilampiri daftar arsip yang dipindahkan. Ada juga berita acara arsip inaktif yang telah ditandatangani oleh kepala satuan kerja (kepala unit kearsipan).
F. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip sebenarnya tanggung jawab pimpinan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, tidak dilarang perpu, habis masa retensi dan tidak sedang berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.
Pemusnahan arsip wajib membuat kepanitiaan. Arsip yang dapatdimusnahkan sekurang-kurangnya 10 tahun wajib dilaksanakan sesuai prosedur yang sudah dilakukan penyelesian, sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, disertai dengan surat seperti berita acara, dan daftar arsip. Saat pemusnahan, wajib disaksikan oleh 2 pejabat dari pengawas di lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan, sampai arsip benar-benar musnah dan tidak dapat direkonstruksi
3. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah upaya petugas untuk mengurangi jumlah arsip. Adapun cara yang umum dilakukan, yaitu memindah arsip inaktif, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip ke unit kearsipan pusat.
Baca juga: Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip, Pahami!
Itulah prosedur pengelolaan arsip dinamis. Jika ditinjau lebih lanjut, sebenarnya ada banyak sekali ulasan secara spesifik. Namun karena keterbatasan ruang, semoga sedikit pembahasan ini cukup memberikan manfaat dan gambaran. (Irukawa Elisa)
Supaya pengelolaan arsip lebih mudah, maka harus paham dan menerapkan juga mengenai asas kerasipan. Mari, simak artikel terkait ini “Asas Kearsipan: Pengertian, Tujuan dan Jenis-Jenis“.
