Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip, Pahami!

Sebagai seorang arsiparis, sebaiknya mengenal yang disebut penyusutan arsip. Hal yang perlu dipahami, yaitu terkait dengan pengertian atau definisi yang benar, tujuan penyusutan arsip serta cara melakukan penyusutan yang baik dan benar.

Dalam kehidupan sehari-hari, istilah penyusutan sudah pasti tidak asing lagi. Ketika barang-barang di rumah melimpah dan tidak lagi sering digunakan, sementara tempat untuk menyimpannya terbatas, tentu pemilik rumah akan mengambil langkah atau tindakan untuk mengatasinya.

Hal ini dilakukan kepada berbagai barang pribadi, baik baju, buku, sepatu, majalah, boneka, tas, dan lain sebagainya. Ketika barang tersebut sudah jarang digunakan, maka Anda akan mulai memilah-milah barang dan mengambil keputusan membuang barang yang memang sudah jarang atau tidak pernah digunakan lagi, atau bahkan mengalihtangankan barang tersebut.

Hal ini sama dengan yang terjadi di dunia kearsipan, ketika suatu arsip sudah jarang digunakan, maka perlu dilakukan penyusutan arsip. Tapi, apa itu penyusutan arsip? Untuk lebih mengenal dan mengetahui apa itu penyusutan arsip dan berbagai hal mengenai penyusutan arsip termasuk tujuan dan cara melakukan penyusutan arsip, simak artikel lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Penyusutan Arsip

Secara umum, pengertian penyusutan arsip merupakan suatu kegiatan yang mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. 

Hal ini dilakukan mengingat adanya retensi arsip. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Penyusutan arsip juga dipahami sebagai cara mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan juga penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Sehingga jika dipahami dari pengertian sebelumnya, penyusutan arsip pada dasarnya adalah upaya mengurangi jumlah arsip yang tujuannya adalah efisiensi dan penghematan bagi pemiliknya. Arsip sejauh ini dipahami sebagai keseluruhan bentuk informasi yang terekam dalam berbagai media yang mana dari setiap kegiatan administrasi arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring semakin kompleksnya fungsi dan tugas dari arsip tersebut.

Kemudian, permasalahan terjadi ketika hari ke hari arsip tersebut bertambah banyak dan semakin menggunung, sehingga memenuhi tempat penyimpanan yang bahkan dampaknya ruang kerja menjadi sesak. Arsip yang terkumpul tersebut artinya tidak sengaja dikumpulkan sebagaimana koleksi di dalam museum.

Pengertian Penyusutan Arsip Menurut Ahli

Setelah Anda memahami pengertian penyusutan arsip secara umum, Anda juga harus memahami beberapa pendapat atau gagasan mengenai pengertian dari penyusutan arsip seperti yang akan dijelaskan di bawah ini.

1. Menurut ARMA

Menurut ARMA (Association of Record Manager and Administrator), sebuah organisasi profesi yang berpusat di Amerika memberikan pengertian mengenai penyusutan arsip sebagai penentuan pemindahan arsip atau dokumen. Apakah arsip tersebut dipindah ke tempat lain karena masa simpanya sudah habis, atau dimusnahkan.

2. Menurut ICA

ICA (International Council on Archives) mengungkap definisi dari penyusutan arsip dengan cenderung menyamakan penyusutan arsip dengan penghancuran, yaitu tindakan yang diambil berkenaan dengan waktu berakhirnya masa retensi karena telah ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau prosedur administratif.

3. UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

4. Kennedy (1998)

Kennedy memiliki gagasan bahwa penyusutan arsip sebagai suatu proses yang berkaitan dengan implementasi keputusan penilaian yang meliputi: menyimpan, memusnahkan, migrasi (alih media), transfer (pemindahan) arsip.

5. Ham (1993)

Ham dari Asosiasi Arsiparis Amerika Serikat (The Society of American Archivist) mengemukakan bahwa penyusutan adalah pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, hukum, administratif, maupun fiskal. Tetapi tidak semua arsip atau dokumen musnah, sebagian kecil (yang mempunyai kegunaan historis, riset) disimpan secara permanen.

Tujuan Penyusutan Arsip

Dilakukannya penyusutan arsip bagi suatu organisasi atau perkantoran tentu memiliki tujuan. Seperti yang kita tahu, seiring berjalannya waktu, organisasi atau perkantoran pasti memiliki rekam arsip yang semakin bertambah dan akibatnya, arsip akan menumpuk bila tidak dilakukan pengelolaan.

Menumpuknya arsip ini bisa menimbulkan permasalahan di antaranya adalah sebagai berikut:

• ruang penyimpanan yang semakin sempit,
• terbatasnya penyediaan tenaga pengelola,
• penyediaan peralatan yang terbatas, dan
• biaya pemeliharaan dan perawatan yang semakin membengkak.

Oleh sebab itu, berikut adalah tujuan dilakukannya penyusutan arsip.

1. Penghematan dan Efisiensi

Tujuan dilakukannya penyusutan arsip adalah efisiensi, baik dari ruang penyimpanan, sumber daya kearsipan, waktu pelayanan, dan juga biaya operasional arsip tanpa mengurangi keharusan untuk mewujudkan tujuan akhir yakni memberikan informasi yang tepat kepada pengguna yang tepat dalam waktu yang cepat untuk kepentingan yang tepat.

Tujuan ini dapat tercapai melalui penyusutan arsip dengan melakukan pemindahan, pemusnahan, penyerahan arsip maupun alih media, penghematan dan efisiensi akan diperoleh dalam hal yang menyangkut ruang/gedung penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga pengelola, dan biaya pemeliharaan serta perawatan arsip.

Masalah menumpuknya arsip dapat diatasi dengan melakukan pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip dan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan organisasi maupun kepentingan umum serta menyerahkan arsip kepada Arsip Nasional RI atau lembaga kearsipan daerah yang bersangkutan.

2. Pendayagunaan Arsip

Adanya arsip karena fungsi organisasi atau perkantoran berjalan, sehingga untuk mendukung arsip ini, terdapat asas dan sikap dalam mengatur arsip, yaitu:

• jangan menyimpan arsip yang tidak terkait dengan fungsi organisasi,
• jangan menyimpan duplikasi, dan
• jangan menyimpan arsip yang sudah habis nilai guna dan jangka simpannya.

Kondisi menumpuknya arsip merupakan cerminan bahwa arsip dan informasinya belum dikelola dan didayagunakan dengan baik, sehingga akan mempersulit jika pengelola melakukan pencarian arsip untuk didayagunakan. Dalam kondisi ini, harus dilakukan penyusutan arsip agar arsip tidak menumpuk dan fungsi pendayagunaan arsip dapat terlaksana dengan tepat.

3. Pengawasan Arsip yang Bernilai Guna Tinggi

Pengawasan arsip yang memiliki nilai guna tinggi dapat dilakukan secara intensif dengan melakukan penyusutan arsip karena setiap keputusan yang diambil merupakan hasil dari penilaian yang sudah melewati filter penilaian sehingga arsip yang bernilai guna tinggi dapat terdeteksi.

4. Penyelamatan Bahan Bukti Kegiatan Organisasi

Arsip yang tidak dikelola dengan baik dan terjadi penumpukan membuat identitas organisasi sulit diketahui. Padahal, keberadaan organisasi tersebut sebagai bukti bahwa ada warisan sejarah bagi generasi yang akan datang. Sehingga diperlukan penyusutan arsip untuk menyelamatkan arsip/rekaman informasi bukti dari berbagai kegiatan, keputusan dan kebijakan, saran dan proses dari suatu kegiatan organisasi.

5. Memenuhi Persyaratan Hukum

Dilakukannya penyusutan hukum sebagai aturan yang terdapat di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip maupun Peraturan Pemerintah Nomor 87 tentang Tata Cara Pemusnahan dan Penyerahan Dokumen Perusahaan. 

Cara Penyusutan Arsip

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Nilai Guna Arsip menurut (Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip), berikut adalah prosedur atau cara penyusutan arsip.

1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

Dilakukan antar unit kerja dalam satu instansi dalam rangka mencapai penyimpanan secara murah tetapi dalam rangka penyatuan dan keutuhan informasi arsip itu sendiri yang prosedurnya dilakukan sebagai berikut:

• Pemeriksaan
• Pendaftaran
• Penataan Arsip
• Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
• Pelaksanaan Pemindahan

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip artinya menghancurkan arsip secara fisik dan informasi arsip melalui cara tertentu agar tidak dapat dikenali, baik secara fisik dan informasinya. Namun cara ini memiliki risiko hukum tinggi karena arsip yang sudah dimusnahkan tidak bisa diciptakan lagi.

Prosedurnya sama dengan pemindahan arsip, namun ada satu tambahan prosedur yang harus dilaksanakan yaitu tahap penilaian, persetujuan, dan pengesahan. Tahap tersebut dilakukan untuk benar-benar menyeleksi dengan tepat arsip yang akan dimusnahkan.

3. Prosedur Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip ini dilakukan ke Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah yang mana dilakukan bila arsip tersebut benar-benar memiliki nilai guna sekunder. Penyerahan ini bisa dilakukan karena tiga hal, yaitu pemusnahan, perencanaan, dan juga penilaian arsip statis. Prosedurnya meliputi empat tahap, yaitu:

• Pemeriksaan dan Penilaian Arsip
• Pendaftaran
• Pembuatan Berita Acara
• Pelaksanaan Penyerahan

Semoga pembahasan diatas bisa dipahami dengan mudah dilakukannya penyusutan arsip juga banyak tujuannya, sehingga perlu dilakukan. Berikut beberapa pertanyaan umum mengenai penyusutan arsip.

Yuk, baca artikel mengenai kerasipan lainnya sebagai berikut ini.

• Arsip Dinamis Adalah
• Pengelolaan Arsip Statis