Pengelolaan Arsip Statis, Panduan Lengkap!

Arsip statis haruslah dikelola dengan baik agar keamanan dan juga kualitasnya tetap terjaga. Arsip statis diamankan dan juga dilindungi sesuai dengan yang tercantum pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.Pengelolaan arsip statis, yaitu proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis.

Nah, kali ini Anda akan diajak untuk memahami bagaimana proses-proses pengelolaan arsip statis yang baik dan benar serta sesuai dengan prosedur yang ada.

Di dalamnya berisi mengenai amanat bahwa lembaga kearsipan nasional (ANRI), lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kota atau kabupaten, dan juga lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diperoleh dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan juga perseorangan.

Tapi, apa itu arsip statis yang harus dikelola dan diamankan itu? Di bawah ini akan dijelaskan dengan jelas mengenai apa itu arsip statis dan berbagai hal mengenai pengelolaan arsip statis.

Apa itu Akuisisi Arsip?

Arsip statis merupakan memori kolektif dan juga identitas bangsa yang disimpan pada lembaga kearsipan yang mana harus dikelola dengan baik agar dapat bertahan lama atau dapat lestari. Dengan demikian maka arsip tersebut dapat digunakan kembali oleh masyarakat untuk berbagai kepentingan.

Oleh sebab itu, perlu dilakukan pengelolaan untuk arsip statis sesuai dengan wilayah kewenangan yang dilaksanakan melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan juga akses arsip statis. Tujuannya untuk menjamin keselamatan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Akuisisi arsip diatur di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kegiatan akuisisi arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan terhadap arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip. Akuisisi arsip statis merupakan proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip pada lembaga kearsipan.

Pelaksanaan akuisisi arsip statis merupakan tindak lanjut dari hasil penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip oleh lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya. Oleh sebab itu, akuisisi arsip statis harus dilakukan secara ketat, penuh tanggung jawab, dan juga dengan cara yang teratur guna mencegah penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan di luar kendali, tingkat daerah provinsi, dan juga tingkat daerah.

Untuk memahami secara khusus tentang akuisisi arsip, bisa baca pada artikel mengenai Akuisisi Arsip.

Prosedur Pengelolaan Arsip Statis

Untuk melakukan pengelolaan arsip statis, tetap berpegangan pada pedoman Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan pengolahan arsip statis.

Pengolahan arsip statis sendiri merupakan proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis berdasarkan dengan kaidah-kaidah kearsipan melalui kegiatan deskripsi dan juga penataan arsip.

Pengolahan arsip statis akan menghasilkan sarana bantu penemuan kembali arsip atau finding aids. Jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang umum dihasilkan dalam rangka pengelolaan arsip statis pada lembaga kearsipan yang berupa daftar arsip statis, inventaris arsip, dan juga guide arsip statis.

Ketiganya digunakan oleh unit kerja penyimpanan dan layanan informasi arsip pada lembaga kearsipan dalam rangka melakukan akses dan juga layanan informasi kepada pengguna arsip. Sementara itu, ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis sebagai hasil atau output dari kegiatan pengolahan arsip statis pada lembaga kearsipan menjadi salah satu syarat aksesibilitas arsip statis yang disimpan lembaga kearsipan.

Oleh sebab itu, untuk menjamin ketersediaan arsip statis untuk berbagai kepentingan seperti kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan serta penyebaran informasi arsip statis pada lembaga kearsipan, harus tersedia daftar arsip statis, inventaris arsip, dan juga guide arsip statis yang dilaksanakan melalui kegiatan pengolahan arsip statis.

Pada prinsipnya, berikut adalah cara atau aturan pengelolaan arsip statis:

1. Pengelolaan arsip statis menjadi keseluruhan proses analisis pengorganisasian kelompok melalui pemahaman asal usul dan aturan asli arsip statis.
2. Pengelolaan arsip harus setiap mereproduksi dan mendokumentasikan susunan dan proses yang digunakan untuk menangkap, menciptakan, mengolah, dan memelihara arsip selama digunakan oleh penciptanya.
3. Pengelolaan arsip diatur dengan prinsip respect des fonds yang mana terdiri dari dua konsep mengenai asal usul dan aturan asli. Asal-usul mengacu pada lembaga asal arsip dan aturan asli mengacu pada aturan dan pengorganisasian arsip yang diciptakan dan disimpan oleh lembaga asalnya.
4. Berbagai prinsip tersebut memberi syarat kepada lembaga kearsipan untuk mengolah arsip statis lembaga atau organisasi yang berbeda secara terpisah dan memelihara aturan asli arsip statis yang diterima dengan penerapan sebagai berikut:

• tidak menggabungkan arsip statis dari dua lembaga atau organisasi sehingga harus dikelola terpisah meskipun terlibat pada kegiatan yang sama atau penyelenggaranya sama,
• tidak mengolah kembali arsip statis yang sudah memperlihatkan aturan aslinya sehingga aturan arsip statis yang diterima tidak harus diolah kembali jika aturannya jelas menggambarkan fungsi dan aktivitas pencipta arsip,
• mengidentifikasi level arsip statis sesuai level hirarki pengaturan yang digunakan dalam pekerjaan kearsipan.

5. Tidak ada cara untuk membedakan aturan apapun dalam arsip statis atau jika arsip statis diolah secara sembarangan, maka dapat menggunakan aturan artifisial yang dapat mencerminkan semangat dan tujuan serta memfasilitasi penggunaan arsip untuk penelitian.

Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi arsip
2. Penyusunan rencana secara teknis
3. Melaksanakan penelusuran sumber data
4. Penyusunan skema sementara pengaturan arsip
5. Rekonstruksi arsip
6. Deskripsi arsip statis
7. Manuver atau penyatuan informasi arsip statis
8. Penyusunan skema definitif pengaturan arsip
9. Penomoran definitif
10. Manuver fisik dan penomoran arsip statis
11. Pemberian label arsip dan penataan dalam boks
12. Penulisan draf sarana bantu penemuan arsip
13. Penilaian dan uji petik
14. Perbaikan atas hasil penilaian uji petik
15. Pengesahan daftar arsip statis

Baca juga: Nilai Guna Primer dan Sekunder pada Arsip

Mengenal Preservasi Arsip Statis

Preservasi arsip statis adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip statis terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan bagian arsip yang rusak.

Preservasi arsip statis dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut.

Pemeliharaan dan penjagaan arsip statis terhadap berbagai faktor perusak arsip, baik karena olah faktor internal atau eksternal yang terdiri atas:

• perawatan dan perbaikan terhadap arsip statis apabila suatu waktu terjadi kerusakan
• pengamanan dan perlindungan terutama terhadap informasi yang terkandung dalam arsip statis.

Kebijakan preservasi arsip statis ditetapkan oleh pimpinan lembaga kearsipan diperlukan untuk mempertahankan arsip dalam keadaan optimal sehingga arsip memiliki kesempatan untuk bertahan dalam jangka waktu yang sama. Metode yang digunakan ada dua, yaitu yang bersifat preventif atau pencegahan dan juga yang bersifat perbaikan.

Akses Arsip Statis

Selanjutnya, akses arsip statis merupakan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Akses dalam kearsipan merupakan ketersediaan arsip untuk dibaca sebagai akibat ketentuan hukum yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip yang artinya tersedianya izin untuk membaca arsip atau manuskrip atau kesempatan untuk mendapatkan arsip atau informasi demi pertimbangan keamanan masih dinyatakan tertutup dan penggunaannya masih dibatasi secara administratif.