Asas kearsipan menjadi unsur yang paling penting untuk mengabadikan data, file ataupun dokumen. Kita tidak ada yang pernah tahu apa yang terjadi di masa yang akan datang bukan? Apalagi buat pelaku usaha bisnis yang rawat konflik dengan pihak-pihak luar.
Bagi orang awam, tidak banyak yang menyadari bahwa asas kearsipan bisa menjadi penyelamat terkait permasalahan. Misalnya, pernah menjalin kerjasama dengan pihak luar yang ditulis dalam surat perjanjian. Kemudian pihak klien berkhianat atau melanggar perjanjian. Nah, surat perjanjian yang kita simpan inilah yang dapat dijadikan bukti dan ketika di bawa ke jalur hukum, ada bukti jelas.
Itu hanya salah satu contoh kecil tentang pentingnya pengarsipan. Nah, buat kamu yang tertarik tentang apa itu asas kearsipan, bisa simak jawabannya di sini.
Daftar Isi
Apa Itu Asas Kearsipan?
Asas kearsipan adalah pedoman yang digunakan untuk menjalankan kegiatan, khususnya dalam hal pengurusan surat yang telah disesuaikan dengan unit kerja atau disesuaikan dengan aturan kebijakan organisasi.
Secara umum, asas kearsipan diartikan sebagai arsip yang merujuk pada suatu tempat yang akan digunakan untuk menyimpan file, berkas atau data. Dimana data/file tersebut disusun agar rapi, dan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu akan digunakan.
Baca juga: Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Tujuan Asas Kearsipan
Mungkin bagi sebagian orang memandang bahwa pengarsipan itu tidak penting. Namun dalam dunia kerja, pengarsipan sangat penting karena disanalah akan banyak hal yang bisa kita manfaatkan file dan data-datanya. Adapun tujuan kearsipan.
1. Pemeliharaan
Salah satu tujuan pengarsipan adalah memelihara file atau dokumen penting yang dimiliki oleh perusahaan/organisasi. Salah satu upaya menjaga dan mengatur secara teratur agar data tetap awet dalam waktu lama.
2. Mudah Ditemukan Saat Dilakukan Pemanggilan Informasi
Tujuan kearsipan yang tidak kalah penting adalah ketika data tersebut hendak digunakan atau di lihat, lebih mudah ditemukan. Apalagi jika pengarsipan sudah terintegrasi dengan teknologi, maka cukup tinggal memanggil informasi di pencarian komputer, maka komputer akan menunjukan dimana lokasi penyimpanannya.
3. Efektivitas Waktu
Jika perusahaan sudah banyak dan besar, pastinya ada banyak sekali file atau data yang disimpan. Meskipun file yang diarsipkan banyak, kita tidak perlu khawatir saat membutuhkannya. Karena file akan cepat ketemu, sehingga lebih efektif waktu.
4. Menghemat Tempat Penyimpanan
Pengarsipan yang tepat sudah pasti lebih menghemat tempat penyimpanan. Ini cocok buat perusahaan/kantor yang memiliki ruang yang terbatas. Meskipun terbatas, masih tetap menyimpan file data dengan rapi dan aman.
5. Menjaga Kerahasiaan
Tidak semua data atau file bisa dilihat oleh staf atau karyawan. Ada beberapa data/file yang hanya diketahui oleh beberapa orang saja. Nah, setidaknya dengan pengarsipan, efektif untuk menyembunyikan file-file rahasia.
6. Menyelamatkan Pertanggungjawaban Tiap Periode
Tidak dapat dipungkiri jika pengarsipan memuat banyak sekali file penting yang berisi tentang pertanggungjawaban. Salah satu tujuan pengarsipan adalah menyelamatkan pertanggungjawaban, menyelamat kegiatan-kegiatan atau pelaksanaan yang telah direncanakan dan hendak direalisasikan.
Itulah keenam tujuan asas kearsipan. Adapun tujuan lain yang tidak kalah penting seperti menyimpan bukti, menjaga dokumen penting dan masih banyak lagi. Dimana dokumen tersebut bisa saja bisa menjadi bukti ketika terjadi permasalahan dengan pihak-pihak yang melanggar kerjasama.
Artikel Rekomendasi: Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip
Jenis-Jenis Asas Kearsipan
Terdapat 3 asas kearsipan yang bisa diterapkan, yaitu terdiri dari asas sentralisasi, desentralisasi dan asas gabungan.
Berikut ini penjelasan masing-masing asas dan setiap instansi bisa menerapkan salah satu dari asas yang ada.
1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi merupakan asas yang memusatkan pada unit kerja sendiri di suatu bagian organisasi. Asas kearsipan sentralisasi menggunakan asas satu pintu untuk memudahkan dalam penelusuran arsip maupun dalam pengendaliannya. Dimana pengarsipan dilakukan secara terpusat, untuk meminimalisir terjadinya keseragaman sistem. Maksud dari pengarsipan satu pintu adalah, pengarsipan dalam tanggungjawab unit kearsipan dalam organisasi.
2. Asas Desentralisasi
Sementara yang dimaksud dengan asas desentralisasi adalah pengelolaan surat yang masuk dan keluar diserahkan pada satuan organisasi. Dimana setiap unit kerja bertanggungjawab bisa melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian hingga pengiriman surat. Adapun kelebihannya, karyawan atau staf pun juga memiliki keterampilan dan pengetahuan dalam pengarsipan.
3. Asas Kombinasi
Asas pengarsipan kombinasi disebut juga asas gabungan. Dimana pengarsipan dilakukan dengan menggabungkan keuntungan dua asas sentralisasi dan desentralisasi. Penggabungan keuntungan dari kedua asas kearsipan tersebut, diharapkan bisa meminimalisir terjadinya kelemahan dan kekurangan dari keduanya.
Itulah tiga jenis-jenis asas kearsipan. Buat yang bekerja di bagian pengarsipan, tentu saja ketiga jenis ini penting sekali untuk dipelajari lebih dalam. Karena disana pun masih ada banyak hal yang perlu di eksplore.
Baca juga: Nilai Guna Primer dan Sekunder pada Arsip
Keuntungan Dan Kelebihan Masing-Masing Jenis
Setelah mengetahui pengertian umum asas kearsipan, tujuan dan jenis-jenis asas kearsipan. Ternyata ada juga keuntungan dan kelebihan dari masing masing jenis asas tersebut. Penasaran apa saja sih kelemahan dan kelebihannya? Langsung saja temukan jawabannya di sini.
1. Asas Sentralisasi
Adapun kelebihan menggunakan asas sentralisasi, yaitu adanya keseragaman sistem dan prosedur, meminimalisir terjadinya arsip ganda, lebih efektif dan efisien. Termasuk dalam hal pengawasan, pelayanan juga lebih terorganisir, lancar dan potensi arsip hilang juga kecil.
Jika dilihat sisi kelemahan, maka asas sentralisasi ketika mengalami arsip yang hilang, maka dokumen akan benar-benar hilang, karena tidak sifat dokumen tidak dapat diduplikasi. Adapun kelemahan lain, seperti sering terjadinya banyak ketidakcocokan untuk unit kerja dan memakan waktu lebih lama dalam hal pengarsipan,karena harus memenuhi serangkaian prosedur peminjaman.
Sementara untuk organisasi atau perusahaan yang memiliki gedung atau kantor terpisah juga akan mengalami masalah lebih kompleks. Karena harus terpisah-pisah, dan semakin menyulitkan pelaksanaan pengarsipan. Belum lagi ketika petugas arsip tidak paham terkait keseluruhan permasalahan yang terjadi di unit kerja.
2. Asas Desentralisasi
Kelebihan asas desentralisasi adalah diolah oleh unit kerja yang sesuai dengan bidangnya. Sehingga dari segi waktu, lebih cepat karena tidak mengganggu proses kerja dan karyawan pun memiliki kesempatan yang sama tentang ilmu kearsipan. Dari segi efisiensi waktu, asas desentralisasi juga lebih menghemat waktu, penanganan dan menghemat tenaga.
Hanya saja, kelemahan dari asas desentralisasi adalah, seringkali terjadi ketidakseragaman prosedur ataupun standar dalam pengarsipan. Dari segi pengawasan pun juga sulit, belum lagi ketika sedang sibuk bisa menyebabkan penumpukan arsip di ruang kerja. Dari segi biaya, juga lebih boros.
3. Asas kombinasi
Adapun keuntungan menggunakan asas kombinasi, yaitu memiliki proses kerja lancar, mudah dalam pengendalian maupun pengelolaan, dan terjadi keseragaman prosedur dan sistem kerja.Dari segi proses kerja pun jauh lebih efektif dan efisien.
Kelebihannya adalah potensi terjadi duplikat pengarsipan lebih tinggi, dan membutuhkan tenaga kerja lebih banyak. Dari segi ruang, asas campuran ini butuh ruang atau tempat yang lebih besar/banyak dan beragam.
Dari ketiga keuntungan dan kelebihan asas kearsipan di atas, kamu lebih senang menggunakan cara yang mana nih? Boleh share pengalaman kamu di kolom komentar ya. (Irukawa Elisa)
