Sebagai seorang pustakawan atau arsiparis, harus tau mengenai perbedaan arsip dan dokumen. Jika bingung, pahami lengkap dalam artikel ini yang membahas perbedaan keduanya serta bagaimana cara mudah untuk memahami perbedaan tersebut.
Apa itu Arsip?
Singkatnya, arsip merupakan informasi dari hasil kegiatan yang bukan dijadikan rujukan untuk melaksanakan sebuah kegiatan harian.
Sedangkan menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dalam dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Contoh paling mudah, seperti laporan kegiatan pelatihan, surat masuk dan surat keluar, rapor dan lain sebagainya.
Apa itu Dokumen?
Sedangkan dokumen merupakan sebuah informasi yang tersimpan baik dalam kertas atau digital yang dapat dijadikan bahan rujukan. Rujukan ini memang digunakan sebagai rujukan mengerjakan kegiatan harian, kerjasama, dan lainnya. Contohnya, seperti Surat Keputusan, Surat Peringatan, Dokumen Kurikulum, SOP kerja, peraturan perusahaan, dan lain sebagainya.
Perbedaan Arsip dan Dokumen
Sebenarnya, dari kedua pengertian di atas dapat mudah dipahami bahwa semua arsip adalah dokumen sedangkan semua dokumen belum tentu menjadi arsip. Artinya, arsip merupakan sebuah dokumen yang penggunaanya paling sering dibandingkan dengan arsip.
Dalam arsip sendiri ada yang disebut dengan arsip dinamis dan statis yang nantinya mempengaruhi tingkat penggunaan arsip itu sendiri.
Pahami mengenai: Pengertian Arsip Inaktif
Berapa Lama Dokumen Disimpan?
Menyadur dari Peraturan Mentri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 26 Tahun 2006, disana dijelaskan berapa lama arsip disimpan, sistem distribusi, dan lainnya memiliki perbedaan waktunya masing-masing.
Apabila ingin mengunduh dokumen tersebut, silakan unduh pada : Unduh Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 26 ahun 2026
Baca juga artikel terkait kearsipan
