Bagi seseorang yang bergelut di bidang pengelolaan dokumen, tentu sudah tidak asing lagi dengan berbagai istilah tentang arsip, salah satunya arsip inaktif. Arsip inaktif ini diatur di dalam undang-undang pemerintah yang mana penggunaan dan juga berbagai hal tentang arsip tersebut telah diatur di dalamnya.
Tetapi, apa itu arsip inaktif? Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai arsip inaktif sebagai bagian dari pengelolaan dokumen, di bawah ini akan dijelaskan dengan jelas mengenai apa itu arsip inaktif, bagaimana saja contoh arsip inaktif, bagaimana cara dan juga prosedur pengelolaan dan juga penataan arsip inaktif, serta apa saja tujuan pengelolaan arsip inaktif.
Apabila belum mengenal apa itu arsip, Anda bisa mengenalinya dalam artikel Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli.
Daftar Isi
Apa Itu Arsip Inaktif?
Menurut UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan juga komunikasi yang dibuat atau diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi massa, organisasi politik, atau perorangan dalam kehidupan berbangsa, bermasyarakat, dan bernegara.
Arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis yang mana digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu dan juga arsip statis yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki guna kesejahteraan yang apabila telah habis masa retensinya dan dipermanenkan dan telah diverifikasi dengan baik secara langsung atau tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
Sementara itu, arsip inaktif adalah salah satu jenis arsip dinamis. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan. Pada Peraturan Pemerintah 28 Tahun 2012, arsip inaktif dikategorikan sebagai arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Umumnya, arsip inaktif ini merupakan arsip yang sudah ada dalam jangka waktu yang cukup lama, sehingga dalam hal ini, informasi yang ada di dalamnya sudah jarang digunakan lagi atau mungkin informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut sudah tidak berlaku lagi.
Meski demikian, pengelolaan arsip inaktif tetap menjadi salah satu kegiatan yang harus dilakukan secara berkala untuk menunjang sistem pengelolaan arsip yang baik dan juga efektif. Dalam pengelolaannya, jika arsip inaktif tercampur dengan arsip aktif akan menimbulkan berbagai masalah.
Oleh sebab itu, pengelolaan arsip inaktif sebaiknya harus dilakukan sedikit demi sedikit setelah masa retensi arsip yang bersangkutan habis. Sehingga seiring dengan berjalannya waktu pengelolaan arsip inaktif tetap bisa dilakukan sejalan dengan proses pengelolaan sehari-hari.
Arsip inaktif juga sering dianggap sebagai barang yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, sehingga dicampur dengan barang-barang yang non arsip sehingga mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembapan udara, debu, serangga, air, dan jamur.
Kondisi tersebut terjadi karena tidak adanya tenaga terampil yang mampu mengelola arsip dengan baik, sehingga tidak pernah ada penyusutan dan kurang ada apresiasi dari pimpinan tentang pentingnya arsip tersebut.
Dalam suatu koleksi arsip biasanya arsip inaktif berjumlah 35-40 %, arsip permanen 10 %. Sedangkan arsip aktif sekitar 30%, sisanya 30% musnah. Dan untuk dapat menentukan arsip tersebut sudah termasuk arsip inaktifatau belum, bisa dilihat dari Jadwal Retensi Arsip yang ada di institusi tersebut.
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan juga asas aturan asli, yang mana para unit kearsipan, pengelolaan, dan penataan, arsip inaktif ini dilaksanakan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan juga penyusunan daftar arsip.
Contoh Arsip Inaktif
Ada pun beberapa arsip yang termasuk di dalam arsip inaktif adalah piagam, rapot penilaian, buku pelajaran, dokumen KTP, dokumen kasus, dan lain sebagainya yang mana sifat dalam dokumen atau arsip tersebut penggunaannya telah menurun, baik hanya digunakan sesekali maupun sudah tidak terpakai lagi.
Cara dan Prosedur Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif
Untuk mengetahui bagaimana cara dan prosedur pengelolaan dan penataan arsip inaktif, di bawah ini akan dijelaskan bagaimana prosedur pengelolaan dan penataan arsip inaktif.
1. Tahap Identifikasi
Tahap identifikasi dimulai dengan tahapan sebagai berikut:
- identifikasi status arsip apakah masih aktif atau sudah inaktif,
- identifikasi kondisi fisik arsip,
- identifikasi sumber arsip,
- identifikasi sistem kearsipan.
2. Tahap Survey
Tahap ini bertujuan mengetahui berapa jumlah arsip yang akan dibenahi dengan membuat daftar ikhtisar arsip yang berkaitan dengan kegiatan untuk mengumpulkan data dan keseluruhan informasi mengenai arsip yang berkaitan dengan struktur dan fungsi organisasi.
Hal ini dilakukan sesuai dengan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang diajukan kepada pihak yang terkait untuk anggaran biaya pengelolaan arsip inaktif.
3. Rencana Kerja
Rencana kerja dibuat dengan keperluan:
- SDM,
- jumlah alat yang dibutuhkan,
- rencana lamanya waktu pengerjaan,
- boks, rak, folder, dan kertas kissing.
4. Membuat RAB
Berdasarkan hasil survey, maka pengelola dapat memperkirakan kebutuhan anggaran dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif yang dikalkulasikan dengan peralatan dan biaya untuk proses pengerjaan.
5. Formulir Pendataan Arsip
Formulir ini dibuat untuk mengetahui informasi seperti:
- nama instansi
- alamat
- unit kerja
- lokasi arsip
- kondisi ruangan
- kondisi arsip
- media rekam
- jumlah
- periode waktu
- sistem penataan
- alat temu balik
- pelaksana survey
- tanggal
6. Rekonstruksi Arsip Inaktif
Tahap ini melakukan beberapa langkah yaitu:
- memilah arsip aktif dan inaktif,
- menyusun kelompok arsip berdasarkan struktur organisasi, klasifikasi masalah, dan kronologis arsip.
7. Pendeskripsian
Tahap ini meliputi hal sebagai berikut:
- bentuk redaksi
- isi informasi
- periode
- tingkat keaslian
- jumlah atau volume
- keterangan khusus
- ukuran
8. Manuver
Manuver kartu deskripsi merupakan kegiatan menyusun atau mengelompokkan kartu deskripsi dan berkas berdasarkan masalah dan dikelompokkan berdasarkan kronologis tahun.
9. Pembuatan Skema atau Klasifikasi
Tahap ini dilakukan jika:
- arsip belum dikelompokkan,
- dibuat berdasarkan hasil manuver kartu fiches,
- dikelompokkan berdasarkan fungsi dan masalah,
- diurutkan berdasarkan masalah dan skema arsip/
10. Penomoran
Penomoran ini bertujuan memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.
11. Penempatan Arsip Inaktif ke dalam Folder dan Memberikan Kode Masalah dan Nomor Urut
Selanjutnya adalah dengan penempatan arsip inaktif kedalam sebuah folder yang sudah disiapkan. Tujuannya supaya mudah dalam pencarian dengan memberikan nomor urut yang dicatat.
12. Penempatan Arsip Inaktif ke Dalam Box Arsip
Setelah ditempatkan langsung dimasukkan ke dalam box arsip yang sudah disiapkan.
13. Memberi Labeling pada Box Arsip
Berikan label pada setiap box yang digunakan untuk menyimpan arsip.
14. Penataan Box Arsip
Stelah itu tata dan susun dengan rapi box arsip yang sudah diisi dan diberikan label.
15. Membuat Daftar Arsip Inaktif
Terakhir, membuat daftar arsip inaktif dalam sebuah dokumen.
Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif
Sesuai dengan amanah pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 47 ayat (2) disebutkan bahwa tujuan akhir dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip. Penyusutan arsip ini dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD yang dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara.
