Pengertian Arsip Statis, Dinamis dan Konvensional – Dunia kearsipan ternyata tidak sekedar menyimpan dokumen atau file agar tidak mengalami kerusakan saja. Ternyata di dalam dunia kearsipan itu sendiri ada beberapa jenis arsip, ada yang namanya arsip konvensional, arsip statis dan arsip dinamis. Dimana dari ketiga jenis arsip tersebut, memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Ketiga arsip tersebut juga memiliki peruntukannya sendiri-sendiri loh. Nah, untuk mengetahui masing-masing jenis arsip tersebut, kamu bisa melihat perbedaan diantara ketiganya. Namun sebelum membahas ketiga jenis arsip tersebut, kita intip pengertian arsip statis, dinamis, dan konvensional secara umum sebagai berikut.
Pengertian Arsip Secara Umum
Istilah arsip sebenarnya dapat diartikan sebagai kumpulan warkat, bisa berbentuk naskah, buku, selembaran, video ataupun berbentuk suara. Dimana bentuk arsip itu ada beragam wujud, tergantung bidang yang dijalankan dan yang ditekuni. Kemudian file-file tersebut disimpan sesuai kode tertentu. sehingga ketika arsip itu dibutuhkan, mudah untuk ditemukan kembali.
Dulu, pengarsipan masih sebatas dilakukan secara konvensional, menggunakan cara-cara lama yang sudah diwariskan oleh orang-orang sebelumnya. Namun semenjak teknologi masuk, perlahan-lahan kehidupan manusia mulai beralih serba digital. Cara-cara lama (konvensional) mulai ditinggal. Meskipun beberapa instansi atau Lembaga yang masih mempertahankan car aini.
Saat ini, pengarsipan secara umum banyak yang memilih pengarsipan secara digital. Karena mereka tidak perlu menyiapkan ruang lebih besar. Bahkan sampai detik ini, teknologi terus berkembang. Sehingga perkembangan pengarsipan semakin menawarkan banyak kelebihan. Hanya saja saat terjadi satu masalah yang menyebabkan koneksi, listrik atau perangkat digital mati, maka arsip tidak dapat diakses sementara waktu.
Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah dokumen yang sifatnya permanen atau bersifat tetap. Dikatakan sebagai arsip statis karena arsip tersebut memiliki ketentuan hukum yang tidak boleh dimusnahkan dan memiliki nilai berkelanjutan atau continuing value. Tidak hanya berhenti sampai disitu saja, arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban secara nasional. Karena arsip tersebut keberadaannya sebagai bukti otentik.
Arsip statis dapat pula diartikan sebagai dokumen atau alat bukti yang menunjukan bahwa arsip tersebut memiliki kesejahteraan atau memiliki nilai dan dapat pula sebagai bentuk pertanggungjawaban si pembuat arsip. Dalam Dunia Organisasi ataupun di dunia politik, arsip memiliki pengaruh yang luar biasa, karena mampu mengatur jalannya rencana dan mengatur tujuan dari perusahaan/organisasi itu sendiri.
Pengertian Arsip Dinamis
Apakah kamu sudah familiar dengan arsip dinamis? Jenis arsip ini paling banyak digunakan oleh organisasi dan perusahaan atau dunia perkantoran. Itu sebabnya arsip dinamis terkesan lebih akrab dalam kehidupan sehari-hari. Karena memang arsip dinamis ini paling sering kita temukan dalam keseharian. Arsip dinamis itu sendiri memiliki beberapa macam arsip.yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip semi aktif.
Jadi yang dimaksud dengan arsip aktif adalah arsip yang digunakan dalam kelangsungan kerja dan sering digunakan. Sementara arsip inaktif adalah arsip yang dalam kehidupan sehari-hari hanya digunakan dalam satu kali saja.
Jadi dapat disimpulkan, jika arsip dinamis adalah dokumen atau bukti dari kegiatan sehari hari. Kemudian arsip yang diperoleh akan disimpan dalam kurun waktu tertentu saja. Adapun yang disebut dengan arsip semi aktif,yaitu arsip yang penggunaannya sudah jarang dipakai, karena mulai kurang diminati.
Pengertian Arsip Konvensional
Dikatakan sebagai arsip konvensional karena arsip tersebut dikeluarkan secara manual. Arsip konvensional ini biasanya keluarkan berupa tulisan tangan. Ada pula yang setengah ketikan dan setengahnya tulisan tangan. Untuk penyimpanannya pun juga masih disimpan ke dalam brankas/map atau apapun itu,yang sifatnya memakan ruang tempat. Adapun kelebihan dan kekurangan dari arsip konvensional.
Salah satu kekurangan arsip konvensional adalah membutuhkan ruang penyimpanan. Jadi arsip yang dikumpulkan dan disimpan dalam kurun waktu bertahun-tahun, maka akan menghabiskan ruang penyimpanan.
Apalagi jika arsip tersebut ukuran dan bentuknya luas. Kelemahan arsip konvensional yang lain, akan memakan waktu lebih lama ketika mencari dokumen yang sudah disimpan. Sementara untuk dokumen atau arsip yang sudah tua, dari segi penyimpanannya juga akan gampang rusak akibat suasana ruang penyimpanan yang mungkin saja tidak memadai.
Adapun kelebihan arsip konvensional adalah tidak bergantung pada teknologi. Seperti yang kita tahu, kelemahan menyimpan arsip secara digital juga memiliki risiko. Misalnya ketika mati lampu, atau ketika suatu hari nanti jaringan internet terputus total, maka segala aktivitasnya tidak akan berjalan karena semua file penyimpanan arsip secara digital. Sebaliknya, jika penyimpanan arsip dilakukan secara konvensional,dalam situasi mati lampu atau tidak tetap berjalan normal.
Baca Juga:
- Arsip Digital Adalah: Pengertian, Contoh dan Kelebihan
- Asas Kearsipan: Pengertian, Tujuan dan Jenis-Jenis
Itulah beberapa jenis arsip. Selain beberapa arsip yang disebutkan di atas, ada satu jenis arsip yang belum disebutkan, yaitu arsip duplikasi. Dikatakan sebagai arsip duplikasi karena arsip tersebut isinya duplikasi atau meniru arsip yang asli. Tujuan dari arsip duplikasi ini dibolehkan dengan alasan, tujuan yang jelas dan sah. Namun tidak boleh diduplikasi untuk hal-hal yang sifatnya menentang atau tidak legal.
Berikut artikel dari penerbit.deepublish.com tentang pengertian arsip statis, dinamis, dan konvensional. Sampai di sini, semoga kamu memiliki gambaran tentang dunia pengarsipan. Jika kamu tertarik bekerja di dunia pengarsipan, kamu bisa langsung masuk ke dunia perpustakaan.
Jadi dimanapun kita bekerja nanti, sebenarnya akan bersinggungan dengan dunia pengarsipan. Bahkan, Ketika di luar kerja sekalipun, Ketika bekerja masih sekolah pun kita juga sebenarnya sudah bersinggungan dengan kegiatan pengarsipan. Misalnya membayar kuliah, yang kemudian akan mendapatkan bukti pembayaran dan masih banyak lagi. (Iruekkawa Elisa)
