Cara restorasi arsip penting dikuasai oleh arsiparis. Meskipun terlihat sepele, restorasi arsip memiliki peranan yang cukup penting. Setidaknya tindakan ini mampu meminimalisir kerusakan arsip. Berbicara tentang arsip yang rusak, tidak semua arsip yang diketahui rusak dibuang begitu saja loh.
Tugas seorang arsiparis adalah membenahi arsip yang rusak tersebut. Bagaimanapun juga, keberadaan arsip sebagai dokumen penting sekaligus sebagai bukti.
Arsip sebagai catatan sejarah dokumen yang wajib dicatat. Karena kehadiran arsip seperti halnya sejarah perjalanan dokumen. Itu artinya, dokumen yang diarsipkan memiliki nilai penting yang harus di jaga agar jangan sampai rusak ataupun hilang.
Karena kehadiran arsip secara langsung ataupun tidak langsung akan membantu organisasi/institusi untuk mengambil kebijakan dan membuat rancangan pengembangan.
Cara melakukan restorasi arsip ternyata tidak asal-asalan saat menyimpan. Ada beberapa tips cara merestorasi arsip agar tetap awet dan tidak rusak. Berikut adalah tips cara merestorasi arsip yang benar.
1. Penomoran Arsip
Salah satu tips yang perlu digaris bawahi bagi arsiparis pemula adalah, bahwasanya restorasi arsip tidak sembarangan di simpan. Tetapi perlu diberi penomoran arsip. Penomoran arsip atau penomoran dokumen sebagai upaya pengelompokan arsip.
Pengelompokan arsip ini efektif memudahkan bagi arsiparis untuk mengklasifikasikan arsip. Sehingga arsip yang sudah tersimpan lama sekalipun, ketika akan digunakan mudah untuk ditemukan.
Terkait penomoran arsip, biasanya ada standarisasi dan aturan penomoran arsip. Setiap petugas arsiparis minimal mengetahui ilmu ini. Karena ilmu ini adalah ilmu dasar. Dimana kode penomoran hanya dipahami oleh petugas arsiparis. Sehingga orang lain tidak memahami. Dengan kata lain, kode ini sebagai pengamanan dokumen penting dari kejahatan orang-orang yang jahat.
2. Pembersihan Arsip
Cara restorasi arsip yang selanjutnya adalah, perlunya kontrol kebersihan secara berkala. Kita semua tahu bahwasanya saat menyimpan arsip ada banyak kendala yang datang. Misalnya, tempat yang terlalu lembab, sehingga arsip yang disimpan menimbulkan kerusakan seperti dimakan rayap, sebagai sarang semut dan lain sebagainya.
Maka untuk meminimalisir terjadinya hal itu, diperlukan pembersihan secara berkala. Misalnya dengan membersihkan depu, membersihkan dari kotoran serangga, bekas jamur dan masih banyak lagi. Dengan kata lain, setelah arsip disimpan, jangan langsung ditinggalkan. Tetapi tetap perlu dilakukan kontrol dengna cara pembersihan.
Baca Juga:
- Tips Penataan Arsip yang Berantakan di Kantor
- Akuisisi Arsip: Pengertian, Proses dan Contoh
- Perbedaan Arsip dan Dokumen
3. Deasidifikasi
Pernahkan kamu mendengar istilah deasidifikasi? Jadi istilah ini adalah upaya perawatan arsip dengan cara pemberian bahan kimia pada kertas. Tujuan dari deasiddifikasi adalah memberikan tingkat keasaman pada kertas, agar menjadi netral.
Adapun pemberian deasidifikasi, agar arsip berupa kertas lebih awet, tidak mudah lapuk, tidak mudah dimakan rayap dan agar kertas tidak mudah berubah menguning. Jadi tugas seorang arsiparis tidak sekedar menyimpan dan mengklasifikasi, tetapi juga melakukan perawatan dan menjaga kualitas arsip agar tetap awet. Sekilas terlihat mudah, namun sebenarnya tidak semudah yang kamu baca.
4. Menambal dan Menyambung
Proses penyimpanan arsip yang terlalu lama seringkali akan rusak. Arsip-arsip yang rusak tidak boleh langsung dimusnahkan begitu saja. Tugas seorang arsiparis adalah melakukan upaya seperti penambalan dan penyambungan agar menyatu seperti wujud aslinya.
Sehingga arsip tetap bisa dibaca. Bahkan ketika arsip sudah rusak parah, tetap perlu pulihkan, jika perlu memanggil tim ahli restorasi. Misalnya dengan membuat replika atau salinan arsip. Hal ini perlu, khususnya untuk arsip yang masih memiliki masa aktif. Arsip yang sudah di replika atau di salin barulah disimpan kembali.
5. Laminasi Arsip
Jika arsip dokumen yang masuk memiliki nilai yang penting, dan memiliki masa aktif yang panjang. Maka diperlukan laminasi arsip. Laminasi arsip ini salah satu langkah preventif menjaga arsip agar tidak mudah rusak. Atau mungkin ada dokumen arsip lama, yang dikhawatirkan akan semakin rusak, maka bisa dilakukan laminasi.
Setidaknya dengan dilaminasi mampu memberikan ketahanan pada dokumen arsip. Kelemahan dari laminasi arsip, dokumen menempel. Sehingga bersifat permanen dan tidak dapat diambil bentuk fisik aslinya. Jika harus diambil bentuk fisiknya, biasanya akan merusak arsip asli.
6. Enkapsulasi Arsip
Selain laminasi arsip, ada yang disebut dengan enkapsulasi arsip. Jadi enkapsulasi arsip tidak akan merusak dokumen arsip asli. Karena dokumen hanya cukup disimpan dan dimasukan map plastik. Keunggulan enkapsulasi arsip lebih dinamis. Karena sifatnya dinamis dan tetap menjaga dokumen dengan baik, cara ini lebih banyak digunakan dibandingkan model laminasi arsip.
Hanya saja enkapsulasi arsip kurang bisa menyelamatkan dokumen yang rusak parah (dokumen yang dipulihkan). Jadi, jika dokumen arsip sudah rusak parah, lebih pas menggunakan laminasi arsip. Jadi, penggunaan laminasi dan enkapsulasi akan efektif sesuai dengan situasi dan kondisi dari dokumen arsip tersebut.
Kesimpulan
Itulah beberapa tips dari pengadaan.penerbitdeepublish.com cara restorasi arsip yang penting anda ketahui. Jadi pengelolaan arsip itu penting, agar arsip tidak mudah rusak, tidak berantakan dan pastinya agar tetap tertata rapi. Ketika arsip tertata rapi, maka pemanggilan arsip jauh lebih mudah, lebih cepat dan praktis.
Cara restorasi arsip juga efektif menghemat biaya perbaikan dokumen yang mengalami kerusakan. Tidak hanya menghemat biaya perbaikan, tetapi juga perlunya efektivitas waktu. Semoga sedikit ulasan tentang cara restorasi arsip ini cukup memberikan manfaat.
Sementara buat kamu yang tertarik ingin bekerja di bagian arsiparis, ulasan ini cukup memberikan gambaran. Sehingga tidak lagi kebingungan saat terjun di lapangan. (Iruekkawa Elisa)
