Akuisisi Arsip: Pengertian, Proses dan Contoh

Arsip merupakan dokumen yang harus dipertanggungjawabkan dan juga dilindungi serta dirawat. Bahkan, pengelola yang bertugas serta masyarakat harus ikut serta menjamin keselamatan arsip sebagai tanggung jawab nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan juga bernegara.

Tanpa arsip, manusia tidak akan mengetahui mengenai sejarah, ilmu, dan lain sebagainya yang pernah terjadi dan seharusnya diketahui sebagai informasi. Salah satu istilah di dalam kearsipan yang penting untuk dipahami bagi pengelola arsip adalah akuisisi arsip. Apa itu akuisisi arsip?

Untuk mengetahui lebih lengkap apa itu akuisisi arsip, bagaimana proses atau tahapan penyelenggaraan akuisisi arsip, bagaimana contoh akuisisi arsip, dan juga pengaturan yang mengatur akuisisi arsip, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa itu Akuisisi Arsip?

Akuisisi berasal dari bahasa Inggris yaitu acquisition. Jadi, akuisisi arsip adalah sebuah proses penambahan koleksi arsip dengan cara menerima arsip yang memiliki nilai guna untuk pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari berbagai lembaga negara dan juga badan-badan pemerintah, swasta, atau perorangan sesuai dengan bagaimana ketentuan dalam perundang-undangan berlaku.

Sementara itu, pada Terminologi Kearsipan Indonesia (2002:3) akuisisi arsip merupakan tindakan yang prosedur penambahan khasanah arsip pada lembaga kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari lembaga pencipta arsip dan atau pusat arsip organisasi yang bersangkutan.

Pada umumnya, akuisisi merupakan akibat transfer resmi karena adanya ketentuan mengenai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Akuisisi memiliki istilah lain yaitu pengumpulan arsip.

Hal ini disebutkan di dalam Pasal 7 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 mengenai Pengelolaan Arsip Statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan/ Lembaga Kesiapan di tingkat Kabupaten atau Kota yang dilaksanakan melalui kegiatan penilaian, penataan, dan juga pembuatan daftar arsip statis.

Kemudian, penyerahan arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional atau yang juga disebut arsip statis sebagai inti dari kegiatan akuisisi yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan, baik di pusat dan daerah yang bekerja sama dengan lembaga pencipta atau pemilik arsip statis melalui proses pendokumentasian arsip statis dan proses serah terima yang jelas.

Akuisisi arsip merupakan upaya penyelamatan dan juga pelestarian serta pewarisan jejakan informasi bersejarah dalam bentuk memori kolektif kehidupan berbangsa dan bernegara kepada generasi mendatang. Akuisisi arsip ini dilakukan oleh lembaga kearsipan baik di tingkat pusat dan juga daerah sebagai bentuk tanggung jawab pemerintah atas hak dasar masyarakat akan aksesibilitas informasi publik.

Penyelenggaraan akuisisi arsip ini sangat penting untuk generasi mendatang karena melestarikan arsip di lembaga kearsipan. Meski demikian, pengelolaannya bukan hal yang mudah dan murah karena penyelenggara harus menentukan efisiensi dan juga efektivitas pengelolaan arsip statis di berbagai lembaga kearsipan.

Oleh sebab itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penyelenggaraan akuisisi arsip, yaitu sebagai berikut.

1. Akuisisi hanya dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sekunder
2. Akuisisi dilakukan sedini mungkin sejak arsip dinyatakan statis
3. Akuisisi dilaksanakan berdasarkan strategi akuisisi
4. Akuisisi dilaksanakan atas kesepakatan antara lembaga kearsipan dengan pencipta dan pemilik arsip.
5. Akuisisi merupakan upaya pelestarian arsip sebagai memori kolektif bangsa.
6. Akuisisi arsip dapat dilakukan berdasarkan fungsi lembaga pencipta arsip atau tema tertentu.
7. Akuisisi arsip terhadap arsip dari lembaga negara atau badan pemerintah dan perusahaan dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku.
8. Perlu dilakukan penilaian dan pendataan pada sejumlah arsip yang akan diakuisisi atau arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan statis.
9. Penilaian arsip harus mempertimbangkan aspek informasi dan fisik pada media rekamnya.
10. Proses penilaian berdasarkan nilai guna arsip sebagaimana diatur pada Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Menentukan Nilai Guna Arsip atau peraturan lain yang menggantikannya.
11. Diperlukan koordinasi antara pemilik arsip dan lembaga pencipta arsip.
12. Diperlukan pertanggungjawaban dengan menyerahkan berita acara serah terima arsip dan daftar pertelaan arsip yang diserahkan.
13. Berita acara serah terima arsip ditandatangani oleh kepala lembaga pemilik arsip dan kepala lembaga kearsipan statis atau pejabat atau orang yang ditunjuk.
14. Proses serah terima harus memperhatikan aspek keutuhan dan keamanan.

Proses atau Tahapan Penyelenggaraan Akuisisi Arsip

Setelah memahami apa itu akuisisi arsip, tentu Anda juga bertanya lalu bagaimana proses atau tahapan dalam melakukan penyelenggaraan akuisisi arsip? Berikut merupakan prosedur atau proses penyelenggaraan akuisisi arsip.

1. Pendataan

Hal yang dilakukan dalam pendataan adalah melakukan identifikasi data arsip statis yang terdiri dari:

• nama pemilik
• lokasi
• volume
• sistem penataan
• kurun waktu
• jenis media arsip

Hasil pendataan tersebut direkapitulasi menjadi sebuah daftar yang disebut Daftar Ikhtisar Arsip.

2. Penataan

Melakukan pengaturan informasi dan fisik melalui kegiatan:

• identifikasi
• deskripsi
• pengelompokan
• labelling
• penempatan arsip dalam wadah atau tempat yang sesuai
• pembuatan daftar pencarian arsip (DPA)
• melakukan verifikasi secara langsung maupun tidak langsung terhadap DPA.

Untuk penataan arsip audio visual, harus memperhatikan hal yang bersifat teknik dan intelektual. Teknik dalam hal ini meliputi data mengenai panjang atau durasi, jenis, ukuran, warna, dan lain sebagainya. Sedangkan yang bersifat intelektual meliputi data mengenai orang, masalah, lokasi, dan lain-lain.

3. Koordinasi dan Penilaian

Diperlukan juga koordinasi artinya menjalin hubungan kerja sama kearsipan antara lembaga pencipta arsip dengan lembaga kearsipan melalui korespondensi maupun bertemu langsung. Dalam hubungan ini, lembaga arsip menyampaikan daftar arsip yang diserahkan oleh lembaga yang menciptakan kepada lembaga kearsipan.

Penilaian tersebut telah diatur dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. Arsip yang diakuisisi adalah arsip yang memiliki nilai guna sekunder, yaitu arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum di luar instansi penciptanya.

4. Pelaksanaan Akuisisi Arsip

Dalam tahap ini merupakan serah terima arsip statis yang dilengkapi:

• Berita acara serah terima arsip yang dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diserahkan kepada lembaga kearsipan dan rangkap kedua diserahkan kepada lembaga yang menjadi subjek penyerah.
• Daftar arsip statis yang diserahkan yang juga dibuat rangkap dua sama seperti berita acara.
• Arsip statis ditata rapi di dalam wadah penyimpanan dan diberi nomor berkas sesuai dengan daftar arsip yang diserahkan.
• Data dan peralatan pendukung arsip harus dirawat dan juga diperbarui untuk mengatasi keusangan teknologi yang akan dialami oleh lembaga kearsipan untuk mengelola Arsip Statis yang telah berhasil diakuisisi.

Contoh Akuisisi Arsip

Salah satu contoh akuisisi arsip adalah melakukan akuisisi arsip perseorangan milik tokoh seniman terkenal asal Solo yang sudah masuk tingkat nasional. Kegiatan akuisisi arsip ini diselenggarakan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Kota Surakarta sebagai lembaga kearsipan di Kota Solo untuk melindungi dan juga merawat karya seni yang sudah diciptakan seniman tersebut.

Pengaturan yang Mengatur Akuisisi Arsip

Peraturan yang mengatur akuisisi arsip ini tertuang pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis.

Baca juga:

• Nilai Guna Primer dan Sekunder pada Arsip
• Apa itu Arsip Elektronik?
• Perbedaan Arsip dan Dokumen