Tips menata dokumen arsip agar mudah ditemukan ternyata dibutuhkan kepandaian dalam manajemen. dunia kearsipan dibutuhkan penataan yang lebih rapi. bahkan menyimpan arsip dokumen tidak boleh sembarangan loh. dibutuhkan perhatian khusus. Karena salah menyimpan, justru bisa menimbulkan kerusakan data arsip. Sebagai contoh, saat menyimpan arsip harus memperhatikan gedung, tempat untuk menyimpan. pastikan alat tersebut tidak memanggil rayap, semut ataupun jamur, yang justru mengancam ketahanan arsip yang disimpan.
Bagaimana? ternyata perlu perhatian khusus ya. buat kamu yang memiliki ketertarikan bekerja di bagian pengarsipan perusahaan atau bekerja sebagai pustakawan, wajib tahu tips menata dokumen arsip agar mudah ditemukan. Karena pasti ada banyak file atau data. Berikut beberapa tipsnya
Tips Menata Dokumen Arsip Agar Mudah Ditemukan Versi Cara Konvensional
Meskipun sekarang sudah serba digital, kenyataannya masih banyak yang masih menyimpan arsip secara konvensional loh. Berikut adalah tips menata dokumen arsip agar mudah ditemukan versi cara konvensional.
Mengklasifikasikan surat dan dokumen
Penting buat kamu untuk mengklasifikasikan surat dan dokumen. Kamu bisa mengklasifikasikan berdasarkan tingkat penggunaannya. Misal menyimpan surat dalam satu klasifikasi, dan membedakan surat masuk, surat memo penting ataupun laporan pekerjaan. Kamu juga perlu mengklasifikasikan dokumen berdasarkan penggunaannya, misalnya dokumen kategoris arsip pribadi, atau dokumen akta, atau polis. Semua perlu dipisahkan, agar mudah pencarian, dan mempercepat proses pengambilan.
Simpan dalam satu lokasi
Jika kamu masih menggunakan metode penyimpanan konvensional, kamu perlu memperhatikan tempat penyimpanan berdasarkan satu tempat. Misalnya simpan dalam satu kabinet atau satu lemari, yang mana didalamnya sudah ada rak khusus untuk menyimpan sesuai klasifikasi yang kita buat. Kelemahan menyimpan secara konvensional adalah, kamu harus berkala memilah dokumen yang masih bisa digunakan dan yang tidak lagi digunakan.
Beri label
Jika kamu menyimpan arsip secara konvensional, kamu bisa menambahkan label. Dimana label ini kunci dasar agar dokumen cepat ketemu. Jadi di label bisa kamu beri kode, yang intinya kode tersebut memudahkan kamu untuk menemukan arsip dari tempat penyimpanan. Bisa berupa kode tanggal,kode dokumen atau kode nomor surat urut.
Buat list
Tips terakhir ketika kamu menyimpan arsip secara konvensional, jangan lupa untuk membuat list. Apalagi Jika ada lebih dari satu kabinet, maka list ini sangat membantu memonitor dokumen arsip yang tersimpan ada di kabinet 1, 2 ataupun 3 (tergantung jumlah kepemilikan). Pembuatan list sangat efektif membantu menemukan dokumen lebih cepat.
Baca Juga:
- Pengertian Arsip: Jenis,Tujuan dan Contoh
- Pengertian Arsip Statis, Dinamis dan Konvensional
- Asas Kearsipan: Pengertian, Tujuan dan Jenis-Jenis
- Arsip Dinamis Adalah: Pengertian, Jenis dan Contoh
Tips menata dokumen arsip agar mudah ditemukan versi digital
Setiap perusahaan/organisasi memiliki tingkat kenyamanannya sendiri-sendiri dalam menyimpan arsip. Ada yang masih menggunakan cara lama. Ada pula yang mengikuti tren, dengan cara menyimpan arsip secara digital. Salah satu kelebihan menyimpan arsip digital, kita tidak butuh lagi yang namanya lemari atau kabinet. Karena lemari/kabinet memakan ruangan. Sementara ketika menyimpan secara digital, hanya modal satu memori yang ukurannya super kecil, mampu menyimpan jutaan file arsip. Cara menata dokumen arsip secara digital pun mudah.
- Pilih tempat penyimpanan di komputer kamu, bisa menggunakan cloud storage, google drive dan masih banyak pilihan lain.
- Buat folder sesuai kebutuhan, selama pembuatan folder bisa dibuat berdasarkan tanggal, divisi, jenis arsip yang tersimpan dan masih banyak lagi yang bisa dituliskan,
- Jika file arsip berupa print out, bisa di scan terlebih dahulu untuk di digitalkan, dan tinggal dimasukan ke dalam folder yang sebelumnya sudah dibuat.
- Ketika file arsip dibutuhkan/dicari, tinggal mengetikan satu kata kunci, maka akan muncul file yang dimaksud dalam sekian detik.
Dari dua tips menata dokumen arsip di atas, kamu lebih tertarik menyimpan versi konvensional atau secara digital nih? Pastinya kedua jawaban memiliki sisi kelebihan dan kelemahan masing-masing. Jadi keduanya sama-sama baik. Biasanya perusahaan/organisasi memiliki rasa kenyamanan sendiri-sendiri, dan itu hal yang wajar dan lumrah.
Kesimpulan
Semoga sedikit ulasan tentang tips menata dokumen arsip agar mudah ditemukan di atas memberikan gambaran buat kamu. Semoga bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
