Tugas seorang arsiparis tidak sekedar mengelola arsip. Tetapi juga memiliki tanggungjawab dan tugas lain. Berikut adalah beberapa tugas seorang arsiparis yang wajib diketahui.
Khususnya buat kamu yang memang memiliki ketertarikan di bidang kearsipan. Namun sebelum mengulas tugas pokok seorang arsiparis, kita akan intip pengertian singkat dan kategorisasi jabatan di bidang kearsipan.
Pengertian Arsiparis
Apa itu arsiparis? Arsiparis adalah profesi yang bekerja di ranah kearsipan dan memiliki tanggung jawab untuk menata dan merapikan dokumen arsip. lebih kompleks dari itu.
Keahlian yang Dibutuhkan Arsiparis
Jika kamu memiliki ketertarikan bekerja di bidang arsiparis, maka perlu memiliki keahlian dasar. Keterampilan dasar tersebut adalah
1. Berfikir Kritis
Seorang calon arsiparis wajib memiliki kepribadian yang berpikir kritis. Karena ketika bekerja di bidang ini akan sangat dibutuhkan dan mendukung kerja kamu
2. Analytical Thinking
Tidak sekedar kritis berfikir, tetapi juga dituntut untuk memiliki analytical thinking yang baik. Sementara untuk mendapatkan kemampuan analytical thinking ini dibutuhkan tempaan waktu yang tidaklah sebentar.
3. Manajerial yang baik
Keahlian yang selanjutnya adalah, memiliki kemampuan manajerial yang baik. Karena tugas arsiparis adalah mengatur dokumen yang mungkin berantakan menjadi lebih rapi
4. Komunikasi Lugas dan Mudah dimengerti
Tugas sebagai arsiparis sebenarnya beragam dan bervariasi. Sementara selama proses pengarsipan, dituntut untuk bisa berkomunikasi lugas dan mudah dimengerti. Hal ini penting untuk meminimalisir terjadinya masalah miskomunikasi antar arsiparis.
5. Problem Solving
Tidak dapat dipungkiri, jika selama pengarsipan ada banyak kendala dan masalah yang akan dihadapi. Oleh karena itu, keahlian yang harus dimiliki arsiparis adalah memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah tanpa menimbulkan masalah.
6. Keterampilan Administratif
Keahlian dasar yang tidak kalah penting, memiliki keterampilan administratif dalam bidang pengarsipan. Agar arsip yang ditata lebih rapi, mudah di cari saat arsip dibutuhkan.
Baca Juga: Arsiparis: Tugas, Fungsi dan Kriteria yang Harus Dimiliki
Tugas Pokok Arsiparis
Tugas seorang arsiparis tidaklah semudah yang kita lihat. Karena job desk nya cukup rumit, dan membutuhkan keterampilan yang mumpuni. Maka tidak heran jika profesi arsiparis di pemerintahan maupun di perusahaan selalu mencari dari lulusan yang mumpuni di bidang pengarsipan.
Tugas pokok arsiparis menurut Peraturan Kepala (PERKA) ANRI Nomor 43 Tahun 2015 pasal 2 Ayat (2) menyebutkan bahwa tugas arsiparis adalah mengelola arsip dinamis,mengelola arsip statis, pembimbingan kearsipan bagi staf kearsipan dan pengolah dan penyajian arsip menjadi file atau data yang dibutuhkan.
1. Mengelola Arsip dinamis
Jadi salah satu tugas pokok seorang arsiparis adalah mengelola arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung. Dimana arsip tersebut yang sering digunakan. Arsip dinamis ini disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ketika masa aktif habis, arsip dapat dimusnahkan. Contoh arsip dinamis adalah buku NTCR, peta blok, buku Agenda, buku lahir mati dan masih banyak lagi.
2. Mengelola Arsip Statis
Selain mengelola arsip dinamis, tugas arsiparis adalah mengelola arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan. Artinya, arsip statis arsip yang sangat penting bagi perusahaan. Dimana tanpa ada nya arsip statis ini akan mempengaruhi perusahaan.
Karena sifat arsip statis sangatlah vital, maka arsip statis tidak memiliki batas waktu, melainkan bersifat permanen. Contoh arsip statis adalah surat-surat bangunan perusahaan.
3. Pembinaan kearsipan bagi staf kearsipan
Tidak dapat dipungkiri ketika bekerja di sebuah lembaga ataupun instansi, pasti banyak stakeholder yang terlibat di dalamnya. Apalagi jika kontaknya di ranah dunia literasi, seperti perpustakaan.
Maka, tugas pokok seorang arsiparis adalah memberikan pembinaan kearsipan bagi staf kearsipan yang lain. Pembinaan ini berfungsi sebagai transformasi ilmu dan upgrade skill bagi stakeholder yang terlibat di dalam perusahaan/organisasi tersebut
4. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi yang dibutuhkan
Tidak semua arsip yang masuk memiliki penggunaan atau esensi penggunaan yang penting. Ada jenis arsip yang kurang penting bagi perusahaan/organisasi. Sebaliknya, ada juga arsip yang memiliki nilai yang sangat penting dan sangat dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.
Oleh karena itu, tugas seorang arsiparis adalah melakukan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi yang dibutuhkan.
Sehingga divisi lain yang membutuhkan arsip tersebut lebih mudah mengakses. Kemudahan dalam mengakses (karena sudah diolah pihak arsiparis) akan membantu mempercepat pekerjaan divisi lain. Sehingga memungkinkan perusahaan/instansi/organisasi bisa mencapai target yang diinginkan.
Baca Juga: 6 Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Arsiparis
5. Melakukan Kajian dalam bentuk policy brief
Pada dasarnya tugas seorang arsiparis ada banyak sekali. Bahkan tidak sekedar bertugas mengelola arsip dinamis dan statis. Tetapi juga mendapatkan tugas tambahan seperti melakukan kajian atau analisis kearsipan berbentuk policy brief.
Bahkan dalam ranah lain seperti mengembangkan teknologi tepat guna dibidang kearsipan, pengelolaan arsip dan inovasi terbaru.
Kesimpulan
Itulah beberapa tugas pokok arsiparis yang paling dasar. Barangkali kamu tertarik ingin menjadi seorang arsiparis. Semoga artikel ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
