Keuntungan menggunakan penyimpanan arsip berbasis cloud memungkinkan kita memiliki akses lebih fleksibel. Tidak hanya itu saja, ada banyak keuntungan yang akan dirasakan jika menggunakan cloud. Cloud merupakan layanan yang menawarkan penyimpanan data.
Tidak sekedar sebagai tempat penyimpanan data, tetapi sebagai transfer internet. Jadi cloud adalah layanan penyimpanan yang disimpan bukan di storage laptop/PC kita, tetapi penyimpanan luar. Bisa dibilang, cloud adalah tempat penyimpanan pihak ketiga. Bentuk data yang dapat disimpan beragam bentuk, bisa berbentuk cadangan email, video, gambar ataupun dokumen.
Jadi buat perusahaan/instansi/organisasi ataupun yayasan yang memiliki arsip berbentuk video, gambar atau apapun itu yang sifatnya non-dokumen bisa memanfaatkan cloud. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan penyimpanan arsip berbasis cloud.
Akses Fleksibel
Akses perkembangan zaman berjalan cepat, bergerak dinamis dan fleksibel. Sehingga menuntut aspek kerja pun juga dituntut demikian. Salah satu dampak tidak mengikuti perubahan akan mengalami ketertinggalan. Maka tidak heran jika sekarang banyak perusahaan yang berbondong-bondong mengikuti zaman namun tetap menjaga fleksibilitas.
Bentuk fleksibilitas dalam dunia kerja dapat diaplikasi dalam akses kerja. Dimana dunia kerja di era modernisasi seperti sekarang dilakukan serba digital dan serba cepat. Dengan menggunakan cloud semua masalah bisa teratasi.
Cloud memungkinkan karyawan bisa mengakses seluruh data yang tersimpan disana secara cepat, mudah dan dapat dikerjakan dimana saja. Bahkan saat bekerja diluar kota sekalipun data tetap diakses. Sehingga pihak perusahaan juga tetap mendapatkan keuntungan karena dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
Efisien Pemeliharaan
Menengok beberapa puluh tahun lalu, metode penyimpanan arsip masih menggunakan cara konvensional. Dimana pemeliharaan arsip membutuhkan tenaga ekstra dan memakan waktu lebih lama. Sementara sekarang, era digitalisasi mengubah lebih praktis.
Karena semua arsip dapat disimpan secara digital. Dari segi performa, dianggap lebih efisiensi pemeliharaan. Sehingga bisa banyak menghemat biaya, hemat waktu dan hemat tenaga.
Arsip yang disimpan di cloud tidak perlu lagi dikontrol setiap hari dengan cara membersihkan sarang laba-laba, debu dsb. Karena semua arsip sudah aman tersimpan di cloud tanpa terancam oleh hama. Berkhat kehadiran cloud, pekerja arsiparis banyak terbentuk.
Lalu bagaimana dengan arsip yang tersimpan di cloud? Apakah perlu dimentainance? Jawabannya perlu, namun biasanya hal ini bisa dikerjakan oleh sistem. Nah, di sini petugas arsiparis harus tahu sistem perkomputeran. Jika terpaksa tidak bisa, sekarang juga ada partner yang bisa memelihara infrastruktur cloud computing.
Efisiensi SDM
Salah satu kabar gembira bagi pemilik perusahaan/organisasi dan yayasan adalah, banyak teknologi yang menggantikan tugas-tugas manusia. Sehingga bisa mengurangi jumlah tenaga kerja. Karena sisanya bisa dikerjakan oleh robot atau AI. Tentu ini lebih menghemat dari segi anggaran perusahaan/organisasi dan yayasan. Karena bisa mengurangi biaya gaji karyawan dan tunjangan karyawan.
Jika tidak ingin terjadi pengurangan karyawan akibat penggantian kerja oleh teknologi, maka pihak perusahaan/instansi/Yayasan merolling pekerjaan karyawan yang ada sebelumnya untuk mengerjakan tugas-tugas lain yang lebih penting.
Sehingga membantu perusahaan mempercepat mencapai target perusahaan. Dari aspek beban biaya perusahaan tetap tidak mengalami kerugian, dan justru lebih ekonomis karena tidak perlu merekrut karyawan baru.
Biaya Ekonomis
Keuntungan penyimpanan arsip berbasis cloud lebih ekonomis. Mencoba membandingkan penyimpanan arsip dengan cara konvensional dengan cara cloud digital, tentu jauh lebih hemat. Penyimpanan arsip secara konvensional membutuhkan pengadaan gedung, pengadaan lemari/rak atau alat-alat lain untuk penyimpanan arsip fisik. Jika di total, tentu saja memakan banyak biaya.
Jika dibandingkan dengan penyimpanan menggunakan cloud, maka jauh lebih hemat. Tidak hanya hemat finansial. Tetapi juga lebih hemat ruang. Saat menyimpan arsip secara konvensional, memakan ruang jauh lebih besar. Sementara penyimpanan cloud hanya membutuhkan chip yang sangat kecil.
Bahkan ratusan bahkan ribuan file arsip digital bisa masuk di wadah yang amat kecil. Itulah kenapa penyimpanan arsip berbasis cloud lebih banyak dilirik beberapa tahun terakhir.
Baca Juga:
- Aplikasi Arsip Digital untuk Instansi Pemerintah
- Manfaat Implementasi Aplikasi Pengelola Arsip Digital
- CMS untuk Membuat Aplikasi Manajemen Perpustakaan
- 12 Aplikasi Perpustakaan Online Gratis dan Terlengkap
Data tidak akan hilang
Ancaman menyimpan arsip secara digital adalah diserang oleh malware atau virus. Atau ketika laptop atau komputer rusak dan menyebabkan kematian. Sehingga bisa merusak data-data yang disimpan di dalamnya. Untuk menghindari kejadian hal demikian, maka cloud sebagai layanan penyimpanan digital dari orang ketiga adalah solusi.
Dimana cloud adalah layanan penyimpan file di luar penyimpanan internal laptop/computer. Sehingga ketika laptop/komputer terkena virus atau mengalami kematian total, maka data masih tetap bisa di akses. Dan keuntungan ini yang jarang dipahami oleh banyak orang. Karena banyak yang belum tahu dengan penyimpanan cloud ini.
Dapat diakses bersamaan
Setelah virus covid-19 masuk, banyak karyawan dan perusahaan yang masih bisa bekerja di rumah, bekerja jarak jauh. Nah, salah satu keuntungan penyimpanan arsip berbasis cloud adalah memungkinan akses dokumen arsip secara bersamaan, meskipun jaraknya berjauhan.
Bagi perusahaan ini menguntungkan, karena perusahaan memberikan fleksibilitas karyawan untuk menyelesaikan tugas kerja dalam kondisi tugas keluar kota dari kantor. Atau mungkin perusahaan memiliki pekerja remote, freelance atau karyawan yang sedang berhalangan tidak bisa masuk kantor. Maka mereka bisa bekerja dan mendapatkan arahan dari layanan cloud.
Kesimpulan
Inilah beberapa keuntungan menggunakan penyimpanan arsip berbasis cloud. Buat kamu yang tertarik dan penasaran, bisa mencoba menggunakan. Untuk kepentingan personal cloud juga bisa loh. Sementara untuk instansi dan perusahaan yang ingin penyimpanan lebih besar, juga bisa di upgrade. Nah, semoga sedikit pembahasan bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
