Perpustakaan Pesantren: Standar Koleksi dan Pengelolaan yang Perlu Dipenuhi

Di banyak pesantren, perpustakaan sudah ada sejak lama. Rak-raknya penuh kitab, ada ruang baca di dekat asrama, dan beberapa santri bergantian menjaga. Tapi ketika pimpinan pondok bertanya, “Perpustakaan kita sudah sesuai standar belum?”, jawabannya sering tidak pasti.

Perpustakaan pesantren punya karakter khas: koleksi kitab berbahasa Arab, pemustaka yang tinggal di lingkungan pondok, dan jadwal belajar yang padat. Karena itu, kamu perlu tahu standar mana yang relevan dan bagaimana menerapkannya tanpa menghilangkan ciri pesantren.

Artikel ini membahas standar koleksi dan pengelolaan perpustakaan pesantren berdasarkan Peraturan Perpusnas Nomor 7 Tahun 2022 tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus, lengkap dengan contoh perhitungan dan langkah praktis penataannya.

Perpustakaan Pesantren Termasuk Jenis Perpustakaan Apa?

Menurut Peraturan Perpusnas Nomor 7 Tahun 2022, perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain. Peraturan ini mencabut Peraturan Kepala Perpusnas Nomor 14 Tahun 2017 dan berlaku sejak 19 September 2022.

Namun, ada catatan penting. Peraturan ini tidak menyebut kata “pesantren” secara eksplisit, jadi penerapannya merupakan penafsiran. Kalau pesantrenmu juga menyelenggarakan madrasah formal, perpustakaan madrasah tersebut mengikuti standar perpustakaan sekolah/madrasah (Peraturan Perpusnas Nomor 4 Tahun 2024). Untuk kepastian, tanyakan ke dinas perpustakaan atau Perpusnas.

Standar Koleksi Perpustakaan Pesantren

Berikut standar koleksi pada Lampiran II. Angka-angkanya adalah batas minimal.

1. Jumlah dan Komposisi Koleksi

Perpustakaan memiliki paling sedikit 1.000 judul koleksi. Dari sisi subjek, 70% berupa subjek khusus yang mendukung lembaga induk dan 30% berupa bacaan umum serta disiplin ilmu lainnya.

Untuk pesantren, “subjek khusus yang mendukung lembaga” bisa diterjemahkan sebagai koleksi yang menunjang kurikulum dan kajian pondok, misalnya tafsir, hadis, fikih, akidah, tasawuf, bahasa Arab, dan kamus. Bacaan umum yang 30% bisa berisi sains, sejarah, sastra, kewirausahaan, dan bacaan anak serta remaja.

Perhatikan satuannya. Standar menghitung koleksi dalam judul, bukan eksemplar. Kalau pesantren memiliki satu kitab dalam banyak eksemplar untuk dipakai satu kelas, semuanya tetap dihitung satu judul.

2. Jenis Koleksi

Jenis koleksi yang disediakan terdiri dari karya cetak dan karya rekam. Karya cetak meliputi buku (referensi, fiksi, dan nonfiksi), terbitan berkala seperti surat kabar dan majalah, serta bahan kartografi seperti peta dan atlas.

Karya rekam meliputi koleksi elektronik berupa buku elektronik dan koleksi audiovisual seperti CD, VCD, dan DVD.

3. Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi harus berdasarkan kebijakan tertulis yang ditinjau setiap empat tahun. Kebijakan ini mencakup seleksi, pengadaan, pengolahan, cacah ulang, dan penyiangan, dengan memperhatikan kualitas isi, kebutuhan pemustaka, dan kemutakhiran.

Pengadaan dapat dilakukan lewat pembelian, hibah, dan tukar menukar. Penambahan koleksi paling sedikit 2% per tahun dari jumlah judul yang ada. Sebagai contoh, koleksi 1.000 judul perlu bertambah sedikitnya 20 judul per tahun, dan koleksi 1.500 judul sedikitnya 30 judul.

Kamu bisa menyusunnya dengan panduan di artikel contoh kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.

4. Cacah Ulang dan Penyiangan

Cacah ulang (stock opname) dilakukan paling sedikit sekali dalam tiga tahun untuk memastikan jumlah koleksi sesuai dengan data induk. Penyiangan juga dilakukan paling sedikit sekali dalam tiga tahun untuk menjaga kemutakhiran informasi.

5. Pengorganisasian Koleksi

Pengolahan koleksi mencakup registrasi (inventarisasi dan stempel kepemilikan), deskripsi bibliografi, katalogisasi subjek (tajuk subjek, nomor klasifikasi, dan nomor panggil), serta pasca-katalogisasi seperti label dan barcode. Standar baku yang disebut antara lain AACR2, RDA, DDC atau standar klasifikasi lain, tesaurus, dan pedoman tajuk subjek.

Untuk koleksi keislaman, ada pedoman khusus seperti Daftar Tajuk Subjek Islam dan Klasifikasi Islam yang disebut dalam SOP pengatalogan subjek. Penjelasan dasarnya ada di artikel cara membuat tajuk subjek dan klasifikasi DDC untuk pemula.

Pelestarian Koleksi

Pelestarian meliputi pemeliharaan lingkungan penyimpanan (keamanan, kebersihan, sirkulasi udara, pencahayaan, kelembapan), perawatan seperti kapur barus, silica gel, dan alih media, serta perbaikan koleksi rusak secara reguler setiap tahun. Ini penting bagi pesantren yang menyimpan kitab lama atau manuskrip.

Standar Sarana, Prasarana, dan Layanan

Ruang perpustakaan minimal 60 meter persegi dan terdiri dari area koleksi, area baca, dan area pengelola. Lokasinya strategis, mudah dijangkau pemustaka, dan memiliki akses ke fasilitas umum.

Perabot minimal terdiri dari rak koleksi, meja baca, kursi baca, meja dan kursi kerja, meja sirkulasi dan pelayanan, serta perangkat TIK. Untuk layanan, perpustakaan buka paling sedikit 30 jam per minggu dan menyediakan layanan sirkulasi, baca di tempat, dan referensi. Promosi dilakukan minimal dua kali setahun lewat orientasi, pameran, dan publisitas.

Karena jadwal santri padat, atur jam buka mengikuti waktu luang mereka, misalnya sore hingga malam setelah kegiatan belajar. Yang penting, total jam layanan tetap memenuhi standar.

Standar Tenaga Perpustakaan

Perpustakaan khusus lembaga nonpemerintah paling sedikit memiliki satu tenaga perpustakaan. Pendidikan minimal SMA atau sederajat ditambah pendidikan dan pelatihan di bidang perpustakaan.

Tenaga tersebut perlu kompetensi manajerial, sosial kultural, dan teknis, serta mengikuti pelatihan, bimbingan teknis, atau pertemuan ilmiah minimal tiga kali setahun.

Dalam praktik, banyak pesantren memakai ustaz atau ustazah sebagai penanggung jawab dan santri pengurus sebagai petugas harian. Pola ini membantu, asalkan ada satu orang yang jelas bertanggung jawab dan mengikuti pelatihan perpustakaan.

Standar Penyelenggaraan dan Pengelolaan

Penyelenggaraan perpustakaan mencakup beberapa dokumen dan ketentuan dasar:

• Pendirian: ditetapkan dengan keputusan pimpinan lembaga induk, dalam hal ini pimpinan pesantren atau yayasan.
• Nomor Pokok Perpustakaan (NPP): perpustakaan memberitahukan keberadaannya ke Perpusnas untuk memperoleh NPP.
• Visi dan misi yang mendukung tugas lembaga induk.
• Kebijakan yang disahkan pimpinan lembaga, paling sedikit memuat pengembangan koleksi, pengorganisasian bahan perpustakaan, pelayanan, dan pelestarian koleksi.
• Prosedur penyelenggaraan tertulis.
• Fungsi organisasi yang jelas: manajemen, pelayanan teknis (pengadaan, pengolahan, pelestarian), dan pelayanan pemustaka serta TIK.

Untuk pengelolaan, standar meminta perencanaan berupa program kerja tahunan dan rencana strategis yang mengacu pada perencanaan lembaga induk. Perpustakaan juga memiliki anggaran tetap yang mencukupi dari lembaga induk atau sumber lain yang sah dan tidak mengikat.

Perpustakaan menerapkan TIK paling sedikit untuk otomasi dan akses sumber elektronik, lalu memiliki sistem pengawasan berupa supervisi dan evaluasi. Hasilnya dituangkan dalam laporan tertulis minimal sekali setahun kepada pimpinan lembaga induk.

Kalau kamu mencari aplikasi otomasi gratis, bandingkan dulu di artikel SLiMS vs INLISLite untuk perpustakaan kecil.

Komponen Pendukung

Selain enam standar utama, ada tiga komponen pendukung:

• Inovasi dan kreativitas: paling sedikit tiga karya dalam tiga tahun, misalnya program baca kitab bersama, katalog digital kitab, atau lomba resensi.
• Tingkat kegemaran membaca: diukur dari peningkatan jumlah kunjungan, frekuensi kunjungan, dan jumlah koleksi yang dipinjam, lalu dilaporkan dalam laporan tahunan.
• Indeks pembangunan literasi masyarakat: diukur antara lain dari rasio buku cetak dan elektronik terhadap seluruh karyawan, rasio tenaga perpustakaan terhadap karyawan, dan jumlah kegiatan yang melibatkan karyawan.

Cara Menata Perpustakaan Pesantren

1. Pastikan status dan SK pendirian dari pimpinan pesantren atau yayasan.
2. Daftarkan perpustakaan untuk mendapat NPP ke Perpusnas.
3. Hitung koleksi per judul, lalu bandingkan dengan standar minimal 1.000 judul dan komposisi 70:30.
4. Susun kebijakan pengembangan koleksi tertulis dan minta pengesahan pimpinan.
5. Catat koleksi dalam aplikasi otomasi, lengkap dengan nomor klasifikasi dan tajuk subjek.
6. Atur ruang, pisahkan area koleksi, area baca, dan area pengelola, lalu cek perabot minimal.
7. Tetapkan jam layanan minimal 30 jam per minggu dan tunjuk penanggung jawab.
8. Rencanakan program tahunan, anggaran, promosi dua kali setahun, dan laporan tahunan.

Tantangan yang Sering Dihadapi

Beberapa pesantren menghadapi keterbatasan sumber daya, dan hasil pengabdian di sebuah pondok menunjukkan perlunya pelatihan serta pendampingan agar perpustakaan mencapai standar minimal. Masalah yang sering muncul:

• Tenaga terbatas dan sering berganti. Buat panduan kerja tertulis agar pergantian petugas tidak merusak data.
• Dana belum tetap. Ajukan alokasi rutin ke pimpinan, dan pertimbangkan sumber lain yang sah dan tidak mengikat seperti wakaf buku.
• Koleksi tidak tercatat. Mulai dari inventarisasi, baru lanjut ke katalog.
• Kitab rusak atau lembap. Terapkan perawatan dasar dan perbaikan rutin setiap tahun.
• Koleksi didominasi satu bidang. Seimbangkan dengan bacaan umum agar mendekati komposisi 70:30.

Itulah artikel dari Pengadaan Buku Deepublish. Perpustakaan pesantren dapat merujuk Standar Nasional Perpustakaan Khusus Lembaga Nonpemerintah minimal 1.000 judul dengan komposisi 70:30, penambahan 2% per tahun, ruang minimal 60 meter persegi, layanan 30 jam per minggu, dan minimal satu tenaga terlatih.

Pengelolaannya juga menuntut dokumen resmi seperti SK pendirian, NPP, kebijakan, program kerja, dan laporan tahunan.

Referensi:

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 7 Tahun 2022 tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus. Perpustakaan Nasional RI, 2022. Diakses 13 Okt. 2026.

Badan Pemeriksa Keuangan. “Peraturan Perpusnas No. 7 Tahun 2022 tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus.” Database Peraturan JDIH BPK, peraturan.bpk.go.id/Details/254864/peraturan-perpusnas-no-7-tahun-2022. Diakses 13 Okt. 2026.

“SOP Pengatalogan Subjek Bahan Perpustakaan.” Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2026, asset.uinjkt.ac.id/uploads/SELvzzic/2026/01/sop-pengatalogan-subjek-bahan-perpustakaan.pdf. Diakses 13 Okt. 2026.

“Implementasi Standar Nasional Perpustakaan (SNP) di Lingkungan Pondok Pesantren Daar El Manshur.” Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, ejournal.sisfokomtek.org/index.php/jpkm/article/view/2026. Diakses 13 Okt. 2026.

“Manajemen Perpustakaan Pesantren.” Jurnal Ilmiah Manajemen dan Pendidikan Islam, Universitas Islam Internasional Darullughah Wadda’wah, ejournal.uiidalwa.ac.id/index.php/jimpi/article/view/999. Diakses 13 Okt. 2026.