Pengarsipan elektronik adalah proses penyimpanan dokumen yang beberapa tahun. Karena keuntungan pengarsipan elektronik lebih menghemat ruang dan tempat. Pengarsipan elektronik juga menawarkan banyak kemudahan dan manfaat, sehingga banyak menjadi tujuan.
Buat kamu yang kebetulan bekerja disebuah perusahaan atau perpustakaan dan ingin menyimpan banyak arsip lebih praktis, bisa memanfaatkan arsip elektronik. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan kamu rasakan dari sistem pengarsipan elektronik. Namun sebelumnya kita bahan terlebih dahulu apa pengertian arsip elektronik.
Pengertian Arsip Elektronik
Pengarsipan elektronik adalah penyimpanan dokumen yang dianggap lebih aman, efisien, dan efektif. Adapun kelebihan dari pengarsipan elektronik, yaitu melibatkan berbagai teknologi seperti scanner, aplikasi pengelola dokumen dan perangkat komputer.
Pengarsipan elektronik adalah konsep penyimpanan dokumen yang praktis bagi perusahaan, perpustakaan organisasi ataupun untuk kalangan yang bersifat individualis.
Manfaat arsip elektronik
Dalam sebuah organisasi, lembaga ataupun instansi aktivitas pengarsipan digital sangat dibutuhkan. Karena memudahkan sistem untuk bekerja. Aktivitas pengarsipan ini juga salah satu upaya untuk dokumentasi sekaligus bukti. Itu sebabnya setiap instansi dan organisasi wajib melakukan pengarsipan.
Pengarsipan elektronik hingga sampai sekarang cukup prospek. Peluang kerja yang ditawarkan pun juga menjanjikan. Sementara bagi pemilik usaha/organisasi arsip elektronik juga memberikan keuntungan dan kemudahan. Lantas, apa saja sih manfaat pengarsipan elektronik? Berikut selengkapnya!
1. Meningkatkan kolaborasi
Pengarsipan elektronik mampu meningkatkan kolaborasi dan sinergitas para karyawan. Sehingga segala hal yang berbau pelayanan publik bisa berjalan dengan lebih baik. Karena tim yang ingin menggunakan file/dokumen/arsip tinggal membuka laptop dan tinggal cari kata kunci, maka dalam hitungan detik, file akan muncul.
2. Akses real-time
Salah satu manfaat sistem pengarsipan yang bisa menjadi kelebihan adalah sifatnya real time. Jadi setiap karyawan, yang memang bekerja di bagian arsiparis memiliki akses real-time. Sehingga file-file yang tersimpan dalam waktu yang lama sekalipun, akan lebih cepat ditemukan, asalkan memiliki kata kuncinya.
4. Efisiensi waktu biaya
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, jika salah satu kelebihan sistem pengarsipan elektronik lebih efektif waktu. Jadi ketika mencari dokumen secara digital lebih cepat. Sementara ketika mencari dokumen di tempat penyimpanan konvensional lebih memakan waktu yang lama.
Dibandingkan dengan pengarsipan konvensional, maka pengarsipan elektronik lebih menghemat pengeluaran.
5. Hemat biaya
Jika diperhatikan lebih seksama, maka pengarsipan elektronik jauh lebih irit dan hemat. Cocok dipraktekan untuk pelaku usaha menengah. Dibandingkan pengarsipan konvensional, pengarsipan elektronik lebih hemat. Karena cukup bermodal komputer, memory dan koneksi ratusan bahkan ribuan file bisa disimpan.
Sebaliknya, jika kita menggunakan cara konvensional, kita cenderung akan mengalami pembengkakan biaya, karena membutuhkan lemari penyimpanan dan ruang untuk tempat penyimpanan dokumen.
6. Efektivitas kerja
Salah satu manfaat pengarsipan elektronik adalah tugas kerja lebih efektif. Karena selama prose memasukan file dokumen kita cukup duduk manis saja, dan memasukan dokumen fisik ke dalam bentuk digital untuk disimpan secara digital. Proses pengerjaannya juga lebih cepat, sehingga waktu yang tersisa dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas lain.
Bekerja di dunia pengarsipan di era digital seperti sekarang sebenarnya semakin menarik. Karena segalanya sudah terintegrasi dengan teknologi. Tidak seperti 20 tahun yang lalu,yang semuanya dilakukan serba manual, sehingga memakan waktu sangat lama dan serba lambat.
Baca Juga:
- Nilai Guna Primer dan Sekunder pada Arsip
- Pengarsipan Horizontal, Vertikal dan Lateral
- Apa itu Arsip Inaktif? Pengertian dan Pengelolaan
7. Meningkatkan keamanan
Disadari atau tidak, jika menyimpan arsip secara elektronik memiliki risiko terkena virus ataupun di bajak. Namun, seiring perkembangan teknologi selalu menawarkan terobosan baru berupa memberikan fitur keamanan dokumen. Baik berbentuk antivirus ataupun terobosan digital yang lain.
Jika penyimpanan arsip secara konvensional rawan rusak akibat tempat yang tidak mendukung, sehingga menimbulkan dokumen di makan rayap, banyak sarang semut dan masih banyak lagi. Maka dengan adanya pengarsipan elektronik kendala masalah ruang penyimpanan terbatas, ruang penyimpanan banyak rayap ataupun sarang semut bisa dihindari.
8. Pencarian Arsip
Salah satu manfaat yang banyak dijadikan alasan kenapa menggunakan sistem pengarsipan digital adalah memudahkan untuk mencari arsip lebih cepat. Jika salah satu manfaat pengarsipan dokumen secara digital, saat dokumen akan digunakan, maka lebih cepat ditemukan. Karena kita bisa memanfaatkan pencarian cepat dengan memasukan kata kunci, dan dokumen dalam hitungan detik akan muncul.
Akan berbeda jika dokumen di arsip secara konvensional, maka butuh waktu yang relatif lama sampai bisa menemukan file yang dicari. Akan lebih lama lagi jika dokumen yang tersimpan jumlahnya banyak. Belum faktor risiko dari penyimpanan konvensional akibat keluhan rayap, jamur yang menyebabkan buku rapuh dan masih banyak lagi.
9. Meningkatkan kredibilitas dan transparansi
Ada yang unik ketika kita bekerja di organisasi/instansi, khususnya di bagian pengarsipan. Jadi ada arsip yang sifatnya rahasia dan sifatnya publik. Arsip yang sifatnya rahasia pun juga perlu transparansi khusus para pekerja arsiparis. Nah, dengan adanya sistem penyimpanan elektronik ini menawarkan transparansi namun tetap bersifat rahasia (tidak dikonsumsi oleh publik umum).
Jadi seluruh pekerja arsiparis yang terlibat bisa melihat serangkaian aktivitas yang terjadi pada file atau folder dokumen arsip tersebut. Sehingga meminimalisir terjadinya prasangka atau dugaan bagi oknum-oknum yang ingin menyalahgunakan arsip. Dengan kata lain, pengarsipan elektronik memiliki peran check and control.
10. Upaya Go Green
Isu lingkungan sampai saat ini masih menjadi pembicaraan yang cukup hangat. Nah, siapa yang sangka jika pengarsipan elektronik ini salah satu langkah nyata mendukung go green. Lantas, apa hubungannya teknik penyimpanan ini dengan go green?
Jadi pengarsipan secara konvensional, umumnya kita menjadikan kertas sebagai sarana utama nya bukan? Sementara bahan dasar pembuatan kertas itu sendiri diambil dari tanaman. Ketika permintaan terhadap kertas meningkat, maka permintaan penebangan pohon untuk bahan pembuatan kertas juga akan meningkat.
Kesimpulan
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang beberapa manfaat pengarsipan elektronik yang sebenarnya masih ada banyak manfaat lain, yang belum disebutkan. Buat kamu yang memiliki pengalaman dan merasakan manfaat secara langsung menjadi petugas arsiparis boleh tulis pengalaman kamu. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
