Contoh HPS dan Spesifikasi Teknis Pengadaan Buku Perpustakaan

Anggaran buku sudah ada, daftar judul sudah dipilih, lalu atasan meminta dua dokumen: spesifikasi teknis dan HPS. Kamu membuka folder arsip, tetapi contoh yang ada kebanyakan untuk pengadaan komputer atau alat tulis, bukan buku.

Buku memang punya karakter khusus. Harganya berbeda tiap judul dan penerbit, spesifikasinya menyangkut isi sekaligus fisik, dan perlakuan pajaknya tidak sama dengan barang lain. Karena itu, dokumen untuk buku perlu disusun dengan cara yang sedikit berbeda.

Artikel ini membahas pengertian HPS dan spesifikasi teknis, cara menyusunnya untuk buku, serta contoh template dan contoh perhitungan yang bisa kamu sesuaikan. Angka dalam contoh hanya ilustrasi.

Apa Itu HPS dalam Pengadaan Buku?

HPS (Harga Perkiraan Sendiri) adalah perkiraan harga barang atau jasa yang ditetapkan PPK dengan memperhitungkan biaya tidak langsung, keuntungan, dan Pajak Pertambahan Nilai. Definisi ini tercantum dalam Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik.

Menurut penjelasan yang merujuk pada Perpres Nomor 12 Tahun 2021, total nilai HPS bersifat terbuka, sedangkan rincian harga satuan dan perhitungannya bersifat rahasia. Rumus dasarnya: harga satuan dikali volume menghasilkan HPS sebelum PPN, lalu PPN ditambahkan bila barang tersebut kena PPN.

Perpres Nomor 46 Tahun 2025, yang merupakan perubahan kedua atas Perpres Nomor 16 Tahun 2018, menuntut pengelolaan pengadaan yang cepat, akuntabel, dan berbasis data. Dalam praktik, PPK perlu memperhatikan PPN saat menyusun HPS. Jangan lupa, aturan teknis di instansimu bisa lebih rinci, jadi ikuti arahan UKPBJ atau pejabat pengadaan.

HPS atau Referensi Harga?

Pada pembelian lewat Katalog Elektronik, PPK menetapkan HPS untuk e-purchasing bernilai di atas Rp100 juta dan menyiapkan referensi harga untuk nilai paling banyak Rp100 juta. Keduanya dikecualikan bagi pembelian langsung pada kategori yang berharga tetap. Panduan alur e-purchasing-nya ada di artikel pengadaan buku perpustakaan melalui e-katalog LKPP.

Apa Itu Spesifikasi Teknis Buku?

Spesifikasi teknis adalah uraian karakteristik buku yang dibutuhkan, sehingga penyedia tahu persis apa yang harus dikirim dan petugas tahu apa yang harus diperiksa saat serah terima. Untuk buku, spesifikasi sebaiknya mencakup empat kelompok.

• Identitas bibliografis: judul, pengarang, penerbit, ISBN, tahun terbit, edisi atau cetakan, dan bahasa.
• Spesifikasi isi: subjek, jenjang pembaca, dan kesesuaian dengan kebutuhan koleksi.
• Spesifikasi fisik: ukuran, jumlah halaman, jenis kertas, jilid, sampul, dan warna cetak.
• Kondisi dan kuantitas: buku baru, cetakan asli (bukan fotokopi), jumlah judul, dan jumlah eksemplar per judul.

Sebagai gambaran dari praktik di lapangan, spesifikasi teknis pengadaan buku di sebuah dinas perpustakaan kabupaten untuk tahun anggaran 2023 menyebutkan buku cetakan baru dengan rentang tahun terbit tertentu (kecuali buku penulis lokal), wajib memiliki ISBN, dan jumlahnya dinyatakan dalam eksemplar serta judul. Pola ini bisa kamu tiru.

Contoh Spesifikasi Teknis Pengadaan Buku

Berikut template yang bisa kamu salin dan sesuaikan.

A. Latar Belakang dan Tujuan

Contoh redaksi: Spesifikasi teknis ini disusun sebagai pedoman pengadaan buku untuk Perpustakaan [Nama Instansi] Tahun Anggaran [20xx], dengan tujuan menambah koleksi yang mendukung [kebutuhan pemustaka / kurikulum / program literasi].

B. Sumber Dana dan Pagu

Contoh redaksi: Pengadaan dibiayai dari [sumber dana] Tahun Anggaran [20xx] sebesar Rp[jumlah], untuk [jumlah] judul dan [jumlah] eksemplar.

C. Spesifikasi Umum Buku

Contoh redaksi:

1. Buku berupa cetakan baru, asli (bukan fotokopi atau bajakan), terbitan tahun [rentang tahun].
2. Memiliki ISBN yang sesuai dengan data buku.
3. Berbahasa [Indonesia / daerah / asing] sesuai daftar kebutuhan.
4. Isi tidak bertentangan dengan nilai-nilai Pancasila, tidak mengandung unsur SARA, pornografi, atau kekerasan.
5. Sesuai jenjang pembaca dan subjek pada daftar kebutuhan.

D. Spesifikasi Fisik

Contoh redaksi:

1. Ukuran dan jumlah halaman sesuai edisi penerbit.
2. Jilid kuat, tidak lepas halamannya, dan tidak cacat cetak.
3. Kertas isi dan sampul sesuai standar penerbit, tidak lembap, tidak berjamur, dan tidak rusak.

E. Daftar Kebutuhan

Contoh redaksi: Daftar judul, pengarang, penerbit, ISBN, tahun terbit, dan jumlah eksemplar tercantum pada Lampiran I.

F. Pengiriman dan Serah Terima

Contoh redaksi:

1. Buku dikirim paling lambat [jumlah] hari kalender sejak surat pesanan ditandatangani.
2. Penyedia menanggung biaya pengiriman ke [alamat perpustakaan].
3. Pemeriksaan dilakukan petugas bersama penyedia berdasarkan judul, jumlah, dan kondisi fisik, lalu dituangkan dalam berita acara serah terima.
4. Buku yang tidak sesuai atau cacat diganti penyedia dalam waktu [jumlah] hari.

Untuk dokumen serah terima, kamu bisa mengembangkannya menjadi berita acara tersendiri. Kalau pengadaan dilakukan oleh sekolah, mekanismenya mengikuti arahan di artikel pengadaan buku perpustakaan lewat SIPLah.

Cara Menyusun HPS Pengadaan Buku

Berikut urutan kerja yang bisa kamu ikuti.

1. Finalkan daftar kebutuhan dan spesifikasi lebih dulu, karena harga mengikuti spesifikasi. Dasar pemilihan judulnya bisa merujuk pada contoh kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.
2. Kumpulkan data harga dari beberapa sumber menjelang pengadaan, misalnya harga dari penerbit atau distributor, toko buku, toko daring, katalog elektronik, dan kontrak pengadaan sebelumnya.
3. Tentukan harga satuan wajar. Kajian penentuan HPS di salah satu perusahaan memakai nilai median dari beberapa data harga sebagai acuan. Kamu bisa memakai rata-rata atau median, asalkan alasannya didokumentasikan.
4. Kalikan harga satuan dengan volume per judul atau per kelompok buku.
5. Tambahkan biaya lain, misalnya ongkos kirim.
6. Periksa perlakuan PPN (lihat bagian berikutnya).
7. Dokumentasikan riwayat penyusunannya, lalu minta PPK menetapkan HPS.

Satu catatan: harga sampul bukan otomatis harga pasar. Survei harga yang sebenarnya dibayar instansi lain atau tayang di katalog lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada daftar harga penerbit saja.

Catatan Penting: PPN pada Buku

Ini bagian yang sering membuat pemula keliru. Menurut PMK Nomor 5/PMK.010/2020, buku pelajaran umum, kitab suci, dan buku pelajaran agama dibebaskan dari PPN, termasuk dalam bentuk elektronik. Buku pelajaran umum mencakup buku pendidikan dan buku umum yang mengandung unsur pendidikan. Direktorat Jenderal Pajak menyatakan semua buku, baik cetak maupun digital, bebas PPN, kecuali yang bertentangan dengan Pancasila, mengandung SARA, pornografi, dan sejenisnya.

Artinya, untuk buku yang memenuhi ketentuan, HPS biasanya tidak perlu menambahkan PPN. Namun komponen lain seperti jasa pengiriman bisa diperlakukan berbeda. Konfirmasikan perlakuan pajak ke bendahara, ahli pajak, atau UKPBJ di instansimu sebelum menetapkan HPS.

Contoh Perhitungan HPS Pengadaan Buku

Contoh berikut menggunakan angka ilustrasi untuk paket “Pengadaan Buku Koleksi Perpustakaan”. Harga satuan diasumsikan berasal dari rata-rata tiga sumber survei.

• Kelompok 1: buku pengayaan nonfiksi 50 judul × 2 eksemplar = 100 eksemplar × Rp85.000 = Rp8.500.000
• Kelompok 2: buku fiksi anak 40 judul × 2 eksemplar = 80 eksemplar × Rp60.000 = Rp4.800.000
• Kelompok 3: buku referensi 10 judul × 1 eksemplar = 10 eksemplar × Rp200.000 = Rp2.000.000

Subtotal buku: Rp15.300.000 Ongkos kirim (satu kali): Rp300.000 Jumlah sebelum PPN: Rp15.600.000

PPN pada buku yang dibebaskan: Rp0 (sesuai konfirmasi perlakuan pajak)

Total HPS: Rp15.600.000

Pada contoh ini nilai paket jauh di bawah Rp100 juta, jadi dalam konteks e-purchasing dokumen yang dibutuhkan adalah referensi harga. Pada paket yang lebih besar, struktur perhitungannya sama dan dituangkan dalam HPS.

Tips Agar Spesifikasi dan HPS Lebih Aman

• Tulis spesifikasi yang bisa diperiksa, misalnya ISBN, tahun terbit, dan kondisi fisik.
• Hindari spesifikasi yang tanpa alasan mengarah ke satu penerbit atau penyedia. Jelaskan kebutuhan isi dan kualitas, bukan sekadar nama.
• Catat sumber setiap data harga beserta tanggal surveinya.
• Gunakan satuan yang sama (judul dan eksemplar) di spesifikasi, HPS, dan berita acara.
• Sediakan lampiran daftar judul agar tidak ada perbedaan antara pesanan dan penerimaan.
• Siapkan cadangan judul bila stok penerbit habis, dengan syarat pengganti yang jelas.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Menyalin HPS barang lain tanpa menyesuaikan perlakuan PPN buku.
• Hanya memakai harga sampul tanpa survei harga.
• Spesifikasi terlalu longgar, sehingga penyedia mengirim edisi atau kualitas cetak berbeda.
• Tidak mendokumentasikan sumber harga, padahal kajian hukum menyebut aturan belum merinci tata cara penyusunan HPS sehingga dokumentasi penting sebagai pertanggungjawaban.
• Daftar judul berubah tanpa dasar setelah HPS ditetapkan.

Spesifikasi teknis dan HPS pengadaan buku saling terkait: spesifikasi menentukan apa yang dibeli, HPS memperkirakan berapa harganya. Untuk buku, spesifikasi perlu mencakup identitas bibliografis, isi, fisik, dan kuantitas, sedangkan HPS dibangun dari survei harga yang terdokumentasi dan perlakuan PPN yang tepat.

Gunakan template di atas sebagai kerangka, ganti angka ilustrasinya dengan data instansimu, dan konfirmasikan ketentuan pajak serta mekanisme pengadaan sebelum menandatangani dokumen.

Referensi:

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan.go.id, 2026, peraturan.go.id/id/peraturan-lkpp-no-2-tahun-2026. Diakses 13 Okt. 2026.

“Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 Ubah Mainset PBJ: Cepat, Akuntabel, dan Berbasis Data.” Direktorat Jenderal Perbendaharaan, KPPN Watampone, djpb.kemenkeu.go.id/kppn/watampone/id/data-publikasi/309-artikel/4100-peraturan-presiden-nomor-46-tahun-2025-ubah-mainset-pbj-cepat,-akuntabel,-dan-berbasis-data.html. Diakses 13 Okt. 2026.

“Cara Menghitung HPS beserta Contohnya dalam Pengadaan Barang dan Jasa.” Kumparan, kumparan.com/kabar-harian/cara-menghitung-hps-beserta-contohnya-dalam-pengadaan-barang-dan-jasa-20rSRqEfiBi. Diakses 13 Okt. 2026.

“Analisis Penentuan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) di Bagian Pengadaan.” Prozima, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, prozima.umsida.ac.id/index.php/prozima/article/download/1612/1779. Diakses 13 Okt. 2026.

“Spesifikasi Teknis Belanja Modal Pengadaan Buku Ilmu Pengetahuan Umum.” Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal, TA 2023, tegalkab.go.id/upload/informasi/ceceb204698dc3b7eef744e48f120a73.pdf. Diakses 13 Okt. 2026.

“Ditjen Pajak Kemenkeu Tegaskan Semua Buku Cetak hingga Digital Bebas PPN.” Kontan, 26 Nov. 2024, nasional.kontan.co.id/news/ditjen-pajak-kemenkeu-tegaskan-semua-buku-cetak-hingga-digital-bebas-ppn. Diakses 13 Okt. 2026.

“Diubah, Ini Ketentuan Baru Pembebasan PPN Buku Pelajaran Umum.” DDTCNews, news.ddtc.co.id/berita/nasional/18592/diubah-ini-ketentuan-baru-pembebasan-ppn-buku-pelajaran-umum. Diakses 13 Okt. 2026.