Ada banyak jenis peralatan kearsipan. Salah satunya adalah numerator arsip. Dalam sistem kearsipan modern, numerator arsip merupakan alat yang sangat penting. Dengan penggunaan numerator, proses penomoran dokumen menjadi lebih efektif dan efisien.
Alat ini sangat bermanfaat bagi berbagai jenis organisasi, mulai dari perusahaan kecil sampai lembaga pemerintah. Tahukah Anda apa pengertian, fungsi, dan cara menggunakan numerator arsip? Agar lebih paham tentang fungsi numerator arsip, silahkan simak artikel berikut.
Daftar Isi
Pengertian Numerator Arsip
Numerator arsip adalah alat yang digunakan untuk memberikan angka atau nomor secara berurutan pada lembaran dokumen. Numerator juga disebut dengan stempel angka atau cap nomor. Alat ini memiliki sistem kerja seperti stempel. Alat ini bisa digunakan untuk menginformasikan tanggal, angka pada invoice, dan sebagainya.
Numerator terdiri atas berbagai ukuran dan bentuk. Salah satunya adalah numerator kecil. Numerator ini terdiri atas empat sampai enam digit. Alat ini sangat berguna dalam sistem kearsipan. Dengan alat ini, setiap dokumen bisa memiliki nomor yang unik sehingga memudahkan proses pencarian dan pengorganisasian.
Fungsi Numerator Arsip
Berikut ini adalah fungsi dari numerator arsip.
1. Memberikan Nomor pada Berkas
Numerator arsip berfungsi untuk memberikan nomor urut pada berkas, seperti invoice. Risiko terjadinya kesalahan penomoran manual dapat dikurangi.
Dengan numerator, anda bisa melakukan penomoran dengan efektif dan efisien. Sehingga, tidak perlu melakukannya secara berulang-ulang kali.
2. Menambahkan Tanggal Secara Otomatis
Dengan alat ini, anda bisa menambahkan tanggal secara otomatis. anda dapat memilih angka yang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga, tidak perlu repot menulis tanggalnya berulang kali.
3. Memberikan Identitas pada Setiap Dokumen
Numerator memberikan nomor urut pada dokumen. Nomor ini menjadi identitas bagi setiap dokumen. Hal ini dapat membantu untuk menemukan dokumen dengan lebih mudah.
4. Mengelola Dokumen dengan Lebih Baik
Numerator digunakan sebagai sistem penomoran. Dengan sistem penomoran tersebut, dokumen fisik dan digital dapat dikelola dengan baik.
Baca Juga:
- 6 Contoh Arsip Terjaga yang Terdapat di Indonesia
- Digitalisasi Arsip Adalah: Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangan
Cara Menggunakan Numerator
Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan ketika menggunakan numerator.
1. Memastikan Tinta dalam Kondisi yang Baik
Sebelum menggunakan numerator, pastikan tintanya dalam kondisi yang baik. Sebab, hal ini dapat mempengaruhi hasilnya. Tinta yang kering atau habis akan membuat cap yang dihasilkan menjadi tidak jelas.
1. Memasang Bantalan Spons
Jika bantalan spons sudah ditetesi dengan tinta, tekan kepala numerator. Sehingga, tempat tinta terbuka. Kemudian, pasang bantalan spons. Pastikan menggunakan bantalan tinta yang kompatibel dengan jenis numerator.
2. Mengatur Jumlah Stempel
Setelah itu, anda bisa mengatur jumlah stempel sesuai dengan kebutuhan. Beberapa numerator memungkinkan untuk mengatur berapa kali stempel akan mencetak nomor pada satu halaman. Ada beberapa opsi yang bisa dipilih, yaitu 0, 1, 2, dan 3.
3. Mengatur Angka Stempel
Kemudian, anda dapat mengatur angkanya. Anda bisa menentukan angka yang digunakan untuk memulai penomoran.
4. Menggunakan Stempel pada Kertas
Numerator sudah siap untuk digunakan. Untuk memastikan pengaturannya sudah tepat atau belum, Anda dapat mencobanya terlebih dahulu. Tekan numerator di atas selembar kertas dengan kuat dan merata sampai capnya tercetak dengan jelas. Setelah selesai dengan satu dokumen, Anda bisa melanjutkannya ke dokumen selanjutnya.
Demikian langkah-langkah yang bisa anda lakukan ketika menggunakan numerator. Jika ada tinta yang berlebih atau kotoran pada permukaan numerator, gunakan kain yang bersih dan lembut untuk membersihkannya. Setelah pemakaian, simpan numerator di tempat yang kering agar tahan lama.
Itulah pembahasan tentang pengertian, fungsi, dan cara menggunakan numerator arsip. Anda juga bisa melakukan Pengadaan Buku untuk melengkapi arsip di institusi anda.
Sumber:
MakinTahu.com. https://makintahu.com/pengertian-dan-fungsi-numerator/ diakses pada 8 Januari 2025
Cipta Grafika. https://ciptagrafika.com/numerator-adalah/ diakses pada 8 Januari 2025
