Peran arsiparis dalam pengelolaan arsip sangatlah penting. Maka tidak heran jika sebuah perusahaan pemerintah atau swasta akan memilih arsiparis yang memiliki kompetensi sebelumnya. Itu sebabnya, buat kamu yang memiliki ketertarikan bekerja sebagai arsiparis wajib mengetahui peran arsiparis itu seperti apa. Namun sebelum focus mengulas peran arsiparis, bisa intip sekilas pengertian arsiparis berikut ini.
Pengertian Arsiparis
Secara umum, arsiparis adalah seseorang yang memiliki keterampilan dan kompetensi dibidang kearsipan. Keterampilan dan kompetensi tersebut diperoleh melalui pendidikan formal maupun mengikuti ajang pelatihan kearsipan.
Menurut uu no. 3 tahun 2009 arsiparis adalah seseorang yang memiliki pengetahuan ilmu yang berkompeten di bidang kearsipan. Dimana seorang arsiparis memiliki tugas, fungsi dan tanggungjawab untuk mengelola atau mengatur arsip yang masuk.
Peran Arsiparis Dalam Pengelolaan Arsip
Setelah mengetahui pengertian arsiparis secara singkat, berikut adalah beberapa peran arsiparis yang bisa di garis bawahi.
1. Mengadakan promosi/pengenalan
Salah satu tugas seorang arsiparis adalah memasarkan atau mempromosikan. Salah satu tujuan promosi adalah memperkenalkan dan memperluas jangkauan. Bentuk promosi berbeda-beda, tergantung jenis perusahaan yang dijalankan. Apakah itu untuk kepentingan pemasaran, organisasi atau untuk pemerintahan.
2. Menciptakan arsip yang otentik
Tidak hanya mengadakan promosi atau pengenalan, seorang arsiparis juga bertanggung jawab untuk menciptakan arsip agar tetap otentik. Arti dari arsip otentik adalah arsip dapat dijadikan bukti sah secara hukum dan dapat dipertanggungjawabkan.
3. Arsip menjadi alat bukti yang sah
Bagi masyarakat umum kehadiran arsip kurang begitu disadari. Sementara bagi seorang arsiparis, arsip memiliki peran yang sangatlah penting, karena bisa dijadikan sebagai alat bukti yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
Maka peran arsiparis adalah menjaga arsip agar tidak mengalami kerusakan. Jika mengalami kerusakan arsip perlu penanganan dan tindakan.
4. Menjaga keselamatan aset nasional
Tugas seorang arsiparis sering dianggap remeh dan dipandang sebelah mata bagi sebagian orang yang belum tahu banyak. Padahal peran seorang arsiparis sangatlah besar. Jika konteksnya adalah di instansi pemerintah, maka tugas arsiparis adalah menjaga keselamatan aset nasional. Tergantung bekerja di instansi pemerintah apa, tergantung masing-masing bidang.
Jika bekerja di bidang ekonomi pemerintahan, maka peran arsiparis adalah menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, politik, pertahanan, sosial, budaya dan masih banyak lagi.
5. Menyediakan informasi
Peran lain dari seorang arsiparis adalah menyediakan informasi. Dimana informasi tersebut bisa disebarluaskan kepada publik atau masyarakat. Penyebaran informasi ini untuk kepentingan pengelolaan dan pemanfaatan arsip.
Baca Juga:
- 6 Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Arsiparis
- Arsiparis: Tugas, Fungsi dan Kriteria yang Harus Dimiliki
- 5 Tugas Pokok Arsiparis yang Harus Kamu Ketahui
Kegiatan Pokok Arsiparis
Setelah mengintip peran arsiparis di atas, kita juga perlu mengetahui kegiatan pokok dari arsiparis. Sebagai berikut.
1. Appraise
Kegiatan pokok arsiparis bertugas menentukan atau mengklasifikasikan jenis arsip. Jadi ketika ada arsip yang memiliki nilai permanen, maka harus disimpan dan dipertahankan. Tentu saja untuk menyimpan arsip yang memiliki nilai permanen membutuhkan keputusan oleh pimpinan kunci dan manajer rekod.
2. Acquire
Selain bertugas sebagai appraise, tugas pokok arsiparis adalah acquire. Jadi acquire adalah aktivitas membedakan atau membuat keputusan terhadap arsip yang masuk. Ketika ada arsip yang masuk, arsiparis harus memutuskan arsip tersebut akan disimpan dimana, dan memperhatikan pula apakah arsip tersebut masuk dalam khasanah arsip organisasi atau bukan.
3. Arrange and describe
Arrange dan describe adalah tugas arsiparis untuk menata file atau dokumen. Termasuk bertugas menyiapkan finding aids (alat bantu tamu kembali). Sehingga ketika arsip tersebut akan digunakan bisa mudah ditemukan. Meskipun terkesan sepele, dengan cara menata, sebenarnya tidaklah mudah. Karena butuh kode atau simbol selama penyiapan.
4. Preserve
Sementara yang dimaksud dengan preserve adalah upaya arsiparis untuk melestarikan aktivitas penyimpanan arsip ke dalam folder yang sudah dirapikan. Termasuk mempertahankan aktivitas konsultasi dengan ahli pelestarian terkait dengan arsip yang mengalami kerusakan.
5. Provide access and reference service
Kegiatan pokok arsiparis yang terakhir adalah, seorang arsiparis memastikan bahwa segala kegiatan diupayakan agar esensi kearsipan dapat dimanfaatkan dengan baik dan tepat, sesuai dengan kebutuhan dan tujuan. Tentunya yang sudah disesuaikan dengan konteks.
Jika itu untuk perpustakaan, maka koleksi arsip bisa dipastikan penyebaran informasi bisa diperluas agar semua masyarakat menikmati informasi yang disajikan. Jika kontaknya untuk kepentingan organisasi/perusahaan maka informasi tersebut hanya bisa diakses oleh internal perusahaan/organisasi.
Itulah beberapa kegiatan dan peran arsiparis dalam pengelolaan arsip. Semoga sedikit ulasan ini cukup menjawab dan bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
