Keuntungan menerapkan DMS bagi koperasi banyak yang dapat dirasakan. Sebelum kita ulas lima keuntungan menerapkan DMS bagi koperasi kita akan singgung secara singkat pengertian DMS.
DMS atau dokumen management system adalah tool atau aplikasi yang berperan untuk menyimpan dokumen secara digital. Kita tahu bahwasanya keberadaan koperasi saat ini mulai ditinggalkan oleh generasi muda dan millenial dengan beberapa alasan. Salah satunya karena gayanya masih konvensional.
Maka tidak heran jika sekarang setiap koperasi berupaya keras beradaptasi dengan perubahan zaman. Misalnya dengan cara memindah dokumen yang semua masih konvensional ke dalam digital. Berikut beberapa keuntungan menerapkan
Menyimpan Dokumen Secara Digital
Koperasi salah satu kegiatan yang memberdayakan anggotanya. Dimana ada banyak data atau arsip yang disimpan di koperasi. Mulai dari data iuran anggota, data anggota hingga struktur keanggotaan koperasi.
Dimana koperasi yang masih menggunakan cara konvensional semuanya sudah dilakukan secara hardcopy. Sementara dengan mendigitalisasikan dokumen fisik secara digital lebih memudahkan pihak koperasi dalam menyimpan.
Masalah umum yang sering dirasakan oleh koperasi adalah, banyaknya data-data lama yang menumpuk begitu saja. Maka dengan menyimpan dokumen secara digital efektif untuk menyimpan data dokumen lebih praktis, mudah diakses dan meminimalisir terjadinya penumpukan dokumen yang sudah tidak aktif lagi.
Baca Juga:
- 5 Tugas Pokok Arsiparis yang Harus Kamu Ketahui
- 5 Tips Mengelola Dokumen Digital
- Apa itu Jadwal Retensi Arsip (JRA)? Berikut Penjelasannya
Transparansi Data Dan Penyaluran Dana
Salah satu keunggulan dari koperasi bagi anggotanya adalah setiap anggota memiliki hak yang sama. Permasalahannya adalah, ketika sebuah koperasi memiliki anggota yang banyak, dan apabila masih menggunakan cara konvensional, maka akan menyulitkan petugas mengontrol dan membagi hak dan kewajiban setiap anggota.
Tidak hanya itu saja, semua anggota koperasi juga bisa melakukan kontrol terhadap pengelolaan dana koperasi. Dari sudut pandang peserta ke koperasi juga lebih terpercaya. Karena koperasi memberikanhak dan kewajiban anggota dengan adil. sehingga koperasi bisa meningkatkan kredibilitas.
Pemindahan Dokumen Bisa Lebih Mudah
Keuntungan menggunakan DMS adalah memudahkan kita untuk memindahkan dokumen lebih mudah. Setidaknya tidak seperti ketika masih menggunakan cara konvensional yang masih dilakukan secara manual. Sehingga menyebabkan memakan waktu, menguras tenaga lebih besar dan memakan ruang tempat penyimpanan.
Sementara penyimpanan dokumen dengan DMS kita cukup duduk manis di depan laptop/komputer, kemudian kita sudah bisa memindahkan dokumen ke folder yang kita buat, dan masih tersimpan di satu server komputer.
Bahkan ketika dokumen yang sudah disimpan, kemudian akan digunakan lagi kita tidak perlu ke ruang penyimpanan mencari dokumen berlama-lama. Karena menggunakan DMS cukup ketik kata kunci, maka dokumen akan muncul dalam hitungan detik.
Dapat Disimpan Dalam Jangka Panjang
Sudah menjadi rahasia umum jika penyimpanan arsip secara konvensional rawan mengalami kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus, faktor suhu ruangan sehingga memicu kerapuhan dokumen. Sementara penyimpanan dokumen dengan cara digital bisa disimpan lebih tahan lama.
Bahkan ketika mengalami bencana seperti kebakaran atau bencana lain, maka data masih dapat diakses dimana saja dan kapan saja, asalnya masih mengingat password atau kata kunci untuk mengakses.
Melihat keuntungan tersebut, maka tidak heran jika banyak perusahaan ataupun organisasi yang memanfaatkan dms sebagai penyimpanan data. Dimana car aini pun sekarang juga sudah mulai diadopsi oleh koperasi.
Sistem Keamanan Enkripsi
Jika penyimpanan dokumen secara konvensional hanya disimpan ditempat khusus. Maka berbeda dengan metode penyimpanan DMS yang memiliki sistem keamanan enkripsi. Dimana data yang tersimpan secara digital lebih aman dan dijamin keamanannya. Karena tidak semua orang bisa mengakses dokumen tersebut.
Penyimpanan DMS menawarkan enkripsi yang sedemikian rupa, sehingga bisa melakukan kontrol siapa saja yang mengakses dan siapa saja yang bisa mengakses. Teknologi inilah yang pada akhirnya DMS digadang-gadang sebagai teknologi penyimpan data yang menguntungkan untuk banyak aspek dan bidang.
Itulah beberapa keuntungan menerapkan DMS bagi koperasi. Semoga sedikit pembahasan ini cukup memberikan wawasan dan manfaat. (Iruekkawa Elisa)
