Faktor untuk Melakukan Restorasi Arsip yang wajib kamu ketahui. Jangan biarkan arsip rusak akibat kurang diperhatikan. kerusakan arsip kantor tidak melulu disebabkan oleh tangan manusia. tetapi bisa karena faktor lain, misalnya faktor usia arsip, tempat penyimpanan arsip dan masih banyak faktor lain.
Maka tidak heran jika petugas arsiparis dituntut untuk selalu merawat arsip. Mengingat karakteristik dokumen arsip memiliki kualitas yang berbeda-beda, sehingga diperlukan penangan yang berbeda-beda. oleh karena itu petugas arsiparis perlu mengetahui faktor penyebab arsip mudah rusak.
Berikut adalah beberapa faktor yang menyebabkan dokumen rawan rusak, sehingga petugas arsiparis perlu melakukan tindakan pemeliharaan.
Serangan Hama
Hal yang unik saat menyimpan arsip adalah, potensi diserang hama. Meskipun arsip bukanlah tanaman, nyatanya arsip juga rawan di serang hama. Bentuk hama tersebut adalah tikus, dan serangan serangga seperti semut, rayap dan masih banyak lagi.
Akibat serangan hama tersebut akan menimbulkan banyak dampak. Jika diserang serangga, maka bisa menyisakan bekas noda akibat kotoran, jika diserang semut biasanya banyak anak dan telur semut. Hama paling parah adalah jenis tikus dan rayap. Karena dua jenis hama ini bisa merusak dokumen dengan cara melalap habis.
Ketika sudah diketahui ada hama tersebut, segara lakukan penanganan. Untuk meminimalisir terjadinya serangan ham diatas, bisa dilakukan pemantauan setiap hari. Misalnya dengan rutin memberikan arsip dari debu. Jika arsip disimpan di ruang tertutup dan kedap udara, bisa setiap sehari sekali atau seminggu beberapa kali dibuka dan dibersihkan, sekedar untuk melakukan control.
Faktor Fisik
Faktor yang membuat dokumen rusak dan perlu dilakukan restorasi adalah karena beberapa faktor seperti masalah fisik. Seringkali karena alasan terburu-buru atau karena ketidaktahuan membuat kita asal menyimpan arsip.
Ketika penjilidan dokumen rusak, maka akan merusak isi dokumen. Ketika dokumen rusak, tentu dampaknya petugas arsiparis harus meluangkan waktu untuk memperbaiki. Sehingga terkesan banyak membuang waktu. Oleh sebab itu, pentingnya untuk memperhatikan cara meletakan dokumen.
Faktor Kimia
Penyimpanan arsip setiap perusahaan berbeda-beda. Ada perusahaan yang disimpan dengan cara konvensional yang mana tempatnya sudah disimpan di tempat ruangan khusus. Ada pula yang menyimpannya di tempat seadanya. Seringkali petugas arsiparis yang tidak tahu tentang penyimpanan arsip secara konvensional.
Ketika ada arsip dokumen masuk, seringkali kita menemukan beragam jenis dan kualitas kertas dokumen. Ketika kita masukan di lemari arsip, dalam kurun waktu tertentu, ada yang mudah rusak, lapuk. Kerusakan dokumen arsip yang tersimpan sebenarnya tidak melulu masalah kualitas kertas, bisa jadi karena faktor kimia.
Oleh karena itu upaya penyimpanan arsip diperlukan agar kertas tidak mudah rusak. Kertas yang mudah rusak umumnya disebabkan karena terjadi perubahan tingkat keasaman kertas, bisa karena karat, korosi dan masih banyak faktor lainnya.
Baca Juga:
- 6 Cara Restorasi Arsip yang Benar, Begini Caranya!
- Tips Penataan Arsip yang Berantakan di Kantor
- Fungsi dan Manfaat Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
- Cara Penyimpanan Arsip Vital Perusahaan
Faktor Mekanis
Faktor yang paling banyak menyebabkan kerusakan arsip disebabkan masalah mekanis. Bentuk kerusakan mekanis meliputi kelalaian, kerusakan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Misalnya arsip tidak sengaja disobek, tercoret atau terlipat. Sehingga menyebabkan dokumen mengalami kerusakan.
Dalam kasus yang lebih ekstrim, dokumen arsip penting yang ada di kejaksaan atau kantor pemerintahan. dimana banyak arsip penting dan besar. Sehingga ada oknum yang merasa terancam dengan arsip yang tersimpan bisa menjadi alat bukti sebuah kasus tertentu.
Maka oknum tersebut sengaja menghilangkan dengan membakar penyimpanan arsip. Agar alat-alat bukti yang ada hilang. Nah, untuk kasus demikian, tidak termasuk dalam faktor mekanis.
Bencana alam
Kerusakan dokumen arsip dapat terjadi akibat bencana alam. Bencana alam salah satu faktor yang menyebabkan kerusakan arsip yang sifatnya situasional. Karena bencana seringkali datang dengan tiba-tiba. Entah itu bencana banjir, gempa bumi maupun bencana lain yang sifatnya tidak terduga karena faktor alam.
Umumnya, bencana alam gempa bumi sampai menyebabkan bangunan runtuh menyebabkan kerusakan arsip. Apalagi jika disertai dengan tsunami, maka air yang masuk ke ruang penyimpanan arsip akan banyak yang mengalami kerusakan. Kecuali beberapa dokumen yang dari segi penyimpanannya sudah kedap dengan air.
Arsip yang disimpan kedap air dan tertutup berpotensi lebih selamat dari ancaman gempa bumi dan tsunami. Karena dokumen benar-benar berada di tempat yang aman. asip yang tidak disimpan dengan baik dijamin akan cepat rusak. Sebaliknya, jika penyimpanan arsip jauh-jauh hari sudah dipersiapkan dengan segala kemungkinan bencana alam. Maka arsip masih bisa dapat diselamatkan.
Dari segala kemungkinan kerusakan arsip sebenarnya bisa datang dengan cara apa saja. Bahkan terkadang kita tidak pernah memikirkannya. Maka tidak heran untuk penyimpanan arsip tidak hanya memperhatikan secara mekanis, fisik maupun serangan hama. Tetapi juga memperhtimbangkan kondisi alam.
Kesimpulan
Itulah beberapa artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com faktor penyebab dokumen rusak. Dengan mengetahui beberapa faktor penyebab dokumen rusak di atas, dapat dijadikan acuan atau catatan minimalisir. Sehingga Ketika salah satu kendala yang disebut di atas dapat diminimalisir sedemikian rupa. Sehingga petugas arsiparis tidak lagi melakukan restorasi arsip yang rusak.
