Manfaat penyimpanan dokumen menggunakan map gantung ada banyak. Salah satunya memudahkan selama proses penyimpanan. Penyimpanan map gantung atau hanging map ini tidak sekedar digunakan untuk kepentingan pribadi. Tetapi juga digunakan untuk kepentingan instansi pemerintah maupun swasta.
Berbicara tentang Teknis penyimpanan dokumen, masing-masing perusahaan memang memiliki caranya sendiri-sendiri. Namun bagi perusahaan perintis, wajib hukumnya mencari tahu tentang manfaat penyimpanan dokumen dan tahu cara penyimpanan dokumen yang efisien itu seperti apa. Sebelum terlanjur, kamu bisa menyimpan dokumen menggunakan map gantung.
Di kesempatan artikel kali ini, kita akan mengupas manfaat map gantung. Namun sebelum masuk ke bagian inti, kita akan bahas secara singkat pengertian map gantung secara umum.
Pengertian Map Gantung
Secara umum, map gantung dapat diartikan dengan tempat penyimpanan dokumen. Hanya saja untuk meletakkan atau penyimpanannya disimpan dengan cara menggantung (hanging map). Untuk bentuknya sebenarnya bisa divariasi. Namun rata-rata menggunakan besi penyangga yang dipasang pada filing cabinet secara horizontal. Ada pula yang terbuat dari plastik dan masih banyak lagi
Sementara untuk klasifikasi dokumen, masih tetap sama. Masih menggunakan indeks atau label. Penulisan indexing atau menuliskan kode-kode hanya untuk memudahkan arsiparis atau petugas arsip menemukan dokumen tersebut. Kode ini juga berfungsi untuk mengklasifikasikan dari dokumen satu dengan dokumen yang lain.
Manfaat Map Gantung
Masuk ke bagian inti. Seperti yang kita singgung sebelumnya, bahwa map gantung memiliki kelebihan atau manfaat. Sehingga rasa ini sering dijadikan rujukan untuk penyimpanan dokumen. Berikut adalah beberapa manfaat penyimpanan dokumen menggunakan map gantung.
1. Menjaga keawetan dokumen
Keuntungan yang paling dirasakan adalah menjaga keawetan dokumen. Jadi dokumen yang kita arsip tetap utuh seperti aslinya. Umumnya, penyimpanan menggunakan penyimpanan binder. Sehingga arsip tersebut harus di lubangi menggunakan ordner sebelum dimasukan ke binder. Proses pelubangan ini untuk beberapa kasus bisa merusak dokumen arsip. Nah, ketika kita menggunakan map gantung, setidaknya cara ini tidak akan terjadi. Sehingga dokumen tetap akan terlihat rapi.
2. Hemat tempat
Umumnya tempat penyimpanan dokumen memakan banyak tempat. Sehingga kurang efektif masalah ruang penyimpanan. Sementara untuk beberapa kantor atau instansi terbatas masalah ruang, namun bagaimana caranya agar tetap bisa menyimpan banyak dokumen.
Dengan sistem penyimpanan map gantung ini bisa menjadi solusi. Karena metode penyimpanan dokumen model ini tidak memakan banyak tempat. Sehingga lebih efisiensi ruang penyimpanan menjadi lebih maksimal.
Baca Juga:
- Perbedaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga, Apa Saja?
- Pengelolaan Arsip Statis, Panduan Lengkap!
- 10 Jenis Layanan Perpustakaan, Apa Saja?
3. Tidak Banyak Menggunakan Map
Beberapa kasus, penyimpanan arsip menuntut kita untuk membutuhkan banyak map untuk mengklasifikasikan dokumen. Sementara penyimpanan map gantung tidak perlu lagi menggunakan map terlalu banyak. Karena dokumen bisa langsung disimpan di tempat yang sudah didesain menggunakan map gantung
4. Memudahkan pemanggilan dokumen
Penyimpanan dokumen atau kegiatan pengarsipan pasti membutuhkan kepraktisan dan kecepatan dalam menemukan. Apalagi jika arsip tersebut sedang dibutuhkan. Maka kita sebisa mungkin untuk segera menemukan dimana dokumen tersebut.
Setidaknya dengan metode penyimpanan map gantung, akan memudahkan kita menemukan semua dokumen yang dicari atau di panggil. Karena model penyimpanan map gantung ini terbuka, sehingga lebih mudah dan lebih cepat menemukan seluruh folder yang ditemukan.
5. Mudah dalam menyimpan
Karena konsep map gantung adalah terbuka, maka model penyimpanan ini pun juga terbuka. Sehingga memudahkan kita untuk memasukan dokumen ke tempatnya. Ketika di dalam ruang atau map terus bertambah jumlah dokumen yang disimpan, lebih mudah dikontrol volume penambahan dokumen.
6. Biaya lebih terjangkau
Salah satu kelebihan map gantung adalah, kita tidak perlu lagi membutuhkan rak atau lemari besar yang relatif memakan tempat dan biaya mahal. Cukup dengan map gantung secara ruang lebih praktis dan secara biaya pun juga lebih ramah kantong. Sehingga model ini lebih cocok diterapkan untuk perusahaan atau organisasi rintisan.
Itulah keenam manfaat mag gantung yang akan dirasakan. Keenam manfaat diatas bukan harga mati. Karena Ketika kita praktik langsung, kita akan menemukan lebih banyak manfaat lain. Jika kamu sudah punya pengalaman lebih, bisa share di kolom komentar ya.
Prasarana Penyimpanan Map Gantung
Selama proses pengarsipan atau penyimpanan dokumen, ada banyak kendala yang akan ditemukan. Salah satunya kesulitan membuat formula tempat penyimpanan agar lebih praktis dan efisien. Serta sering merasa kesulitan selama mencari dokumen yang tersimpan.
Dalam rangka meminimalisir terjadinya hal-hal seperti itu, maka diperlukan beberapa prasarana pelengkap agar memudahkan kendali pengarsipan. Berikut adalah prasarana dan peralatan tambahan yang bisa membantu penyimpanan dokumen.
1. Folder
Dalam penyimpanan dokumen secara konvensional, prasarana atau alat tambahan yang dapat dijadikan kita folder bisa berbentuk map. Dimana di setiap mapnya dapat dilengkapi dengan label atau indeks atau label untuk mengklasifikasi jenis dokumen yang tersimpan.
2. Kabinet/rak
Jika kamu memiliki cukup modal, tidak ada salahnya memesan atau membeli kabinet atau rak. Agar lebih efisien tempat, maka kabinet atau rak bisa memilih yang vertikal dengan ukuran yang sudah disesuaikan dengan ruang arsip.
Kabinet bertingkat cukup efektif menghemat ruang, sehingga bisa menyimpan dokumen banyak sekaligus. Untuk konsep rak atau kabinet bisa di kreasikan berdasarkan kreativitas masing-masing. Misalnya rak yang bisa di geser, atau dengan model kreasi lain.
3. Kartu Kendali Arsip
Apakah kamu pernah mendengar istilah kartu kendali arsip? Jadi yang dimaksud kartu kendali arsip adalah kartu yang berfungsi untuk mencatat keluar masuknya dokumen. Fungsinya hanya untuk memudahkan menemukan dokumen yang dicari. Kartu kendali arsip ini juga bisa dibuat sedemikian rupa, sesuai dengan kreativitas masing-masing.
4. Penyimpanan secara digital
Sarana dan prasarana yang wajib dimiliki di era digital seperti sekarang adalah laptop atau komputer. Jadi penyimpanan arsip tidak sekedar disimpan secara konvensional, tetapi juga terintegrasi dengan digital. Fungsinya adalah, menjadi backup data. Apabila terjadi kerusakan file konvensional, masih memiliki cadangan versi digital.
Dari keempat sarana dan prasarana di atas sebenarnya tidak wajib, dan bersifat tambahan saja. Jika masih mengalami keterbatasan dana dan ruang, prasarana ini bisa ditunda sementara waktu.
Kesimpulan
Dari beberapa manfaat penyimpanan dokumen menggunakan map gantung di atas semoga menjawab. Karena untuk penyimpanan dokumen secara konvensional memang cukup effort dan cukup modal. Hal ini tidak seperti halnya Ketika kita menyimpan dokumen secara digital.
Namun apapun itu, prinsip dari penyimpanan arsip adalah menyimpan dokumen-dokumen penting. (Iruekkawa Elisa)
