Anda ingin menjadi seorang pustakawan? Tau Anda sekarang sedang bekerja di sebuah lembaga atau instansi? Tidak dapat dipungkiri, dalam dunia kerja, kita akan dihadapkan dengan aktivitas kearsipan. Jadi tidak hanya pustakawan saja yang berkutat dengan kearsipan. Maka dari itu, pentingnya mengetahui tentang peralatan arsip.
Peralatan arsip selama ini kurang mendapatkan perhatian, karena banyak yang menganggap jika kurang penting. padahal, berkat peralatan arsip, mampu memaksimalkan kerja dan menghasilkan hasil yang lebih efektif dan efisien.
Daftar Isi
Apa Yang Dimaksud Dengan Peralatan Arsip?
peralatan kearsipan adalah alat-alat yang dijadikan sebagai sarana untuk mengembangkan dan memajukan bidang kearsipan. Alat peralatan kearsipan yang baik yang memiliki ketahanan lebih lama. maka peralatan kearsipan perlu melihat bahan pembuatannya agar bisa digunakan bertahun-tahun. Misalnya terbuat dari logam, plasti, kayu, besi dan masih banyak lagi.
Apa Fungsi Peralatan Dalam Kearsipan?
Peralatan kearsipan sebagai sarana untuk memaksimalkan petugas pengarsipan. Jadi tidak hanya terfokus pada keawetan alat, ternyata juga memiliki fungsi yang tidak kalah penting lainnya. berikut adalah fungsinya.
1. Tempat Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya, dalam keseharian, baik disadari atau tidak disadari sudah melakukan aktivitas pengarsipan. Baik untuk kepentingan pribadi maupun untuk kepentingan pekerjaan. Saat menyimpan arsip, kita butuh tempat.
Adapun fungsi tempat penyimpanan arsip, yaitu memudahkan pengarsip menemukan file yang disimpan. Tidak hanya itu saja, pengarsip juga lebih bisa menghemat ruang tempat menjadi lebih ringkas, dan tidak membuang-buang tempat.
2. Sebagai Alat Bantu
Peralatan dalam kearsipan juga berfungsi sebagai alat bantu. Tidak dapat dipungkiri jika selama mengarsipkan dokumen, kita butuh alat-alat pendukung yang tidak kalah penting cukup vital. Bahkan, alat peralatan arsip yang sifatnya hanya pendukung atau alat bantu, sangat penting memudahkan dan mempercepat proses kerja.
3. Memudahkan Pekerja Pengarsipan
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, jika peralatan kearsipan membantu pengarsip mempercepat proses kerja. Sehingga pekerja bisa lebih efisiensi waktu dan bisa bergegas menyelesaikan pekerjaan yang lain. Tidak hanya itu saja, ketika pengarsip membutuhkan file yang sudah disimpan, memudahkan pekerja untuk menemukan kembali file sebelumnya.
4. Sebagai pelindung arsip dari bahaya atau kerusakan
Disadari atau tidak disadari, jika salah satu fungsi peralatan kearsipan adalah melindungi arsip dari bahasa dan kerusakan. Sebagai contoh, jika dokumen kita simpan di dalam kardus dan diletakan di lantai dalam kurun waktu lama. Maka kardus bagian bawah lembab, kemudian dimakan rayap atau sobek karena lembab terkena uap air.
Sebaliknya, apabila kita menyimpan peralatan kearsipan menggunakan peralatan yang memadai, dan terbuat dalam alat-alat yang kuat dan awet. Maka potensi kerusakan dapat diminimalisir. Karena hal yang penting dalam pengarsipan itu menekankan pada file data-data penting yang terjadi di masa sebelum-sebelumnya yang bisa saja berisi perjanjian kontrak, kerjasama dengan klien lain dan masih banyak lagi kepentingan lain.
Itulah beberapa fungsi peralatan kearsipan yang kelihatannya sepele, dan tidak ada manfaat yang begitu berarti. Ternyata, memiliki banyak sekali fungsi yang sangat penting.
Baca juga: Jabatan Fungsional Arsiparis
Macam-Macam Alat Kearsipan Kantor Dan Fungsi
Jika Anda memiliki ketertarikan bekerja di dunia perpustakaan dan pengarsipan untuk keperluan organisasi ataupun instansi perkantoran. Maka pentingnya mengetaehui jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam pengarsipan. Ternyata ada banyak sekali macam alat kearsipan kantor yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan ruangan yang ada. Langsung saja kita simak satu persatu
1. Pengarsipan horizontal
Pengarsipan horizontal adalah jenis pengarsipan yang disusun secara mendatar atau horizontal. Jenis penyimpanan arsip ini dilakukan dengan menata dokumen atau arsip saling bertumpuk di rak ataupun laci ke arah bagian dalam.
2. Pengarsipan vertikal
Sementara yang disebut dengan pengarsipan vertikal adalah penyimpanan arsip yang dilakukan secara lurus atau vertikal. Jadi Anda bisa menata koleksi arsip dengan cara menyusun berderet ke belakang. Jenis pengarsipan ini paling banyak diterapkan dan banyak kita temukan dalam kehidupan sehari-hari.
Adapun ciri-ciri pengarsipan vertical, yaitu tersusun secara tegak, memiliki filing cabinet atau lemari arsip, rak terbuka maupun lemari kartu.
3. Pengarsipan lateral
Mungkin Anda merasa asing tentang pengarsipan lateral? Pengarsipan lateral adapan penyimpanan arsip yang banyak dilakukan secara berdiri atau berderet secara menyamping. Jenis pengarsipan seperti ini sangat efektif bagi pengunjung perpustakaan yang mencari koleksi buku lebih cepat, karena cukup dengan membaca judul, penerbit dan nama penulis dari punggung buku.
Karakteristik arsip lateral memiliki banyak bentuk dan lebih bervariatif. Mulai ada yang berbentuk tertutup hingga terbuka. alat kearsipan ini lebih banyak digunakan karena bentuknya dapat menyesuaikan dan dapat memaksimalkan space ke samping. Sehingga lebih menghemat tempat.
ketika petugas arsip hendak mengambil arsip yang selama ini disimpan, akan memudahkan petugas untuk menemukan arsip tersebut. Sementara dari segis standar, memiliki mutu bagus dan sebagai kerangka lemari arsip yang bisa dibuka-tutup.
4. Filing cabinet
Ada juga yang disebut dengan filing cabinet. Biasanya alat ini memiliki laci untuk menyimpan. Untuk bentuknya, bisa disesuaikan dengan selera. Ada yang diletakan di pojokan ataupun yang diletakan di ruang lebih luas, dan disusun secara bertingkat menempel dinding, yang sekaligus dapat digunakan untuk penyekat ruangan.
5. Open shelf File
Ada juga jenis rak arsip terbuka atau open shelf file. Salah satu keuntungan pengarsipan rak arsip terbuka lebih hemat ruang dan dapat di custom bersusun ke atas, sehingga bisa memuat arsip lebih banyak. Untuk tempat dokumen arsip, ada wadah box atau map. Kekurangan dari jenis ini, tidak cocok untuk menyimpan arsip yang berbentuk lembaran.
6. Pawer file
Buat yang ingin menggunakan peralatan kearsipan yang lebih canggih, bisa menggunakan power file atau alat penyimpanan elektrik. Kelebihan alat ini lebih menghemat ruang, karena penyimpanan cukup melalui file mobel. Kelemahannya adalah dari segi harga lebih mahal dibandingkan alat arsip yang lainnya.
Ketika menggunakan power file, kondisi bangunan juga perlu dipertimbangkan. Misalnya, memperhatikan masalah pondasi lantai kuat, karena alatnya berat. Perlu juga memperhatikan beberapa poin lain seperti memperhatikan permanen, pengembangan ruangan dan perlunya melakukan servis peralatan.
7. Media magnetic
Selain power file, alat kearsipan penyimpanan yang cukup canggih. Media magnetic adalah alat penyimpanan untuk word processing memiliki bentuk yang beragam. Ada yang berbentuk floppy disk, zip drive,hardisk hingga flash disk. Adapun bentuk alat yang digunakan untuk menyimpan file. Bentuk bisa di custome sesuai dengan keinginan.
Itulah ketujuh macam-macam alat kearsipan. Dari ketujuh macam di atas, mana alat arsip yang sesuai dengan kebutuhan Anda? Tentu jawabannya beragam. Tergantung dari ruang penyimpanan, jenis arsip yang akan disimpan dan tergantung dengan budget.
Baca juga: Tugas, Fungsi dan Kriteria yang Harus Dimiliki Arsiparis
Kesimpulan Singkat
Jadi jika dibuat kesimpulan, maka peralatan arsip adalah alat yang berperan sebagai sarana untuk memudahkan pekerja untuk menyimpan file-file penting agar tetap tertata dengan rapi. Karena sifatnya menyimpan, maka diharapkan bisa bertahan hingga lama dan harus awet. Maka alat arsip pun harus terbuat dari bahan-bahan yang tidak mudah rusak dan aus. Misalnya terbuat dari besi, baja, alumunium, kayu dan masih banyak lagi.
Meskipun alat pengarsipan dijamin keawetannya, tetap butuh perawatan arsip agar tidak cepat rusak. Misalnya sering mengontrol lingkungan, kelembaban dan suhu. Kelembaban yang baik tidak lebih dari 270c, sementara jika permanen maka tidak lebih dari 200C.
Seorang petugas arsip juga butuh wawasan yang luas tentang jenis arsip yang disimpan. Tentu saja perlakuan arsip berbentuk buku/kertas berbeda perlakuan dengan arsip berupa film, rekaman suara, foto, elektronik dan video. Maka, kelembaban yang baik untuk ruang tidak lebih 500C, sementara untuk ruang yang permanen tidak lebih dari 180C.
Bahkan masalah pencahayaan ruangan pun juga perlu diperhatikan. Untuk cahaya lampu, pastikan cahaya tidak menyilaukan dan berbayang. Penempatan lampu jangan diletakan di atas rak arsip. Sementara untuk cahaya matahari upayakan agar tidak langsung mengenai koleksi arsip. Termasuk dengan masalah sirkulasi udara harus lancar. Jika tidak lancar, perlu di filter agar benar-benar bersih.
Itulah sedikit ulasan tentang peralatan kearsipan, semoga sedikit ulasan ini memberikan wawasan dan pengetahuan tentang fakta-fakta dunia peralatan kearsipan. (Irukawa Elisa)
