Arsip dinamis adalah jenis penyimpanan arsip yang banyak digunakan. Secara umum, arsip dinamis adalah penyimpanan dokumen selama jangka waktu tertentu secara efektif, efisien dan sistematis.
Arsip dinamis dalam instansi pemerintah dan organisasi paling banyak dipraktekan, karena menjamin ketersediaan arsip sebagai bukti yang sah dan sebagai bahan akuntabilitas kinerja.
Fungsi Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif salah satu penyimpanan dokumen arsip yang paling sering digunakan. Dimana dokumen yang tersimpan sering dipanggil dan disimpan lagi. Sehingga rawan terjadi kerusakan ataupun rawan penyimpanan berantakan.
Arsiparis dituntut untuk mengontrol dan memastikan semua arsip yang tersimpan dalam kondisi baik. Berikut adalah beberapa fungsi dari arsip dinamis aktif
1. Terjamin keamanannya
Fungsi arsip dinamis aktif dianggap lebih aman. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, jika arsip dinamis aktif adalah menyimpan dokumen yang mana aktivitas keluar masuknya dokumen sering digunakan. Sehingga dokumen rawan rusak, rawan terselip dan rawan berantakan.
Nah, dengan arsip dinamis aktif ini, dapat dijadikan sebagai kontrol. Karena aktifnya penggunaan arsip, maka dokumen memiliki potensi kerusakan lebih besar, sehingga arsiparis akan melakukan pemantauan dokumen agar tetap bertahan lama.
2. Memudahkan temu kembali arsip
Karena sifat arsip dinamis adalah aktif, sering dipergunakan. Maka dokumen keluar masuk sudah hal yang biasa. Apalagi untuk perusahaan swasta/pemerintahan skala menengah ke atas. tentunya ada banyak sekali dokumen yang tersimpan. sehingga petugas arsip ketika mencari atau membutuhkan dokumen lebih mudah ditemukan.
seperti yang kita tahu, bahwasanya dalam penyimpanan arsip ada struktur dan aturan penyimpanan arsip. dimana setiap dokumen yang disimpan harus diberi kode atau simbol. dimana kode dan simbol inilah yang dapat dijadikan sebagai kode agar dokumen mudah ditemukan saat akan digunakan.
Meski penyimpanan dokumen menggunakan kode tertentu agar mudah ditemukan, karena sifat arsip dinamis aktif adalah intens dipergunakan. maka memicu terjadinya tempat arsip dokumen menjadi berantakan, mengalami disorganisasi dan khawatir ada dokumen yang terselip. untuk menghindari hal-hal tersebut, maka seorang arsiparis perlu melakukan kontrol dan sering-sering merapikan arsip agar tetap rapi.
3. Membantu Membuat Keputusan
Kehadiran arsip dinamis aktif dalam situasi tertentu bagi perusahaan dapat difungsikan sebagai bahan pertimbangan. Dimana arsip yang tersimpan membantu pihak perusahaan/institusi dalam mengambil sebuah keputusan yang tepat.
Tidak sekedar itu saja, arsip yang tersimpan juga efektif membantu pihak perusahaan/instansi menemukan jalan keluar dan menyelesaikan masalah yang terjadi.
4. Sumber Referensi/Rujukan
Mengingat ada banyak sekali ragam dan peruntukan dari arsip dinamis aktif, maka fungsinya pun juga bisa beragam. Sebagai salah satu contoh adalah arsip dinamis yang ranah Pendidikan, yang umumnya tidak jauh dengan dunia Pendidikan. Misalnya di perpustakaan. Maka fungsi arsip dinamis aktif dalam konteks perpustakaan sebagai sumber referensi ataupun sebagai sumber rujukan.
Dari sumber rujukan yang ada inilah yang paling banyak dicari oleh para mahasiswa yang sedang membuat skripsi. Maka mereka akan menjadikan perpustakaan sebagai sumber data besar untuk melakukan kajian dari berbagai sudut pandang.
5. Manajemen
Tidak banyak disadari oleh masyarakat secara umum, jika salah satu fungsi arsip dinamis aktif tidak lain sebagai manajemen. Bentuk manajemen dalam dunia kerja dapat diaplikasikan dalam berbagai bentuk seperti pengaturan sumber, membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian hingga pengawasan.
Dimana tugas manajemen ini dalam sebuah perusahaan maupun instansi. Sehingga secara administratif dari perusahaan tersebut akan lebih tertata rapi, termanajemen dan lebih mudah bagi arsiparis melakukan koordinasi.
Baca Juga:
- Akuisisi Arsip: Pengertian, Proses dan Contoh
- Perbedaan Arsip dan Dokumen
- Peran Arsip Digital dalam Meningkatkan Akuntabilitas Pemerintahan
- 4 Manfaat Pengelolaan Arsip Pemerintahan
Manfaat Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang masuk dalam kategorisasi arsip dinamis aktif adalah penyimpanan dokumen yang memang memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi. Terlepas dari semua itu, kehadiran arsip dinamis aktif ini memiliki beberapa manfaat, diantaranya sebagai berikut.
1. Sebagai sumber informasi
Disadari atau tidak, jika kehadiran dokumen yang diarsipkan sangat dijaga dengan baik. Karena dokumen tersebut sebagai sumber informasi penting, yang dapat dijadikan sebagai bukti penting dan sebagai dokumen yang sah.
Arsip dinamis aktif juga dapat bermanfaat sebagai dokumen yang memberitahukan informasi resmi yang berbentuk undangan resmi.
2. Sumber yuridis
Adapun manfaat lain dari kehadiran arsip dinamis aktif, yaitu berperan sebagai sumber yuridis atau sumber hukum. Dalam keseharian, arsip yang termasuk dalam sumber yuridis akan ditemui ketika kamu habis dinyatakan diterima kerja oleh perusahaan.
Kemudian kamu akan mendapatkan surat perjanjian kerja. Nah, surat perjanjian kerja inilah salah satu bentuk dari sumber yuridis. Dimana surat perjanjian dalam instansi perusahaan sering dikeluarkan.
3. Sumber sejarah
Adapun manfaat lain dari arsip dinamis aktif di dunia pekerjaan. Khususnya untuk perusahaan. Jika kehadiran arsip dinamis dapat berperan sebagai sumber sejarah. Dikatakan sebagai sumber sejarah karena dokumen tersebut memiliki riwayat sejarah antara perusahaan dengan pihak lain yang saling bekerjasama.
Karena sifatnya sebagai sejarah perusahaan, maka sudah sepantasnya jika harus disimpan dan harus di jaga. Adapun contoh dari arsip dinamis aktif sebagai sumber sejarah, yaitu arsip surat terima jabatan.
4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan
Manfaat arsip dinamis aktif yang terakhir dapat dijadikan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Nah arsip ini lebih banyak digunakan untuk pihak institusi pendidikan seperti perguruan tinggi dan perpustakaan. Salah satu contoh arsip yang masuk kategorisasi sebagai sumber ilmu pengetahuan adalah arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.
Biasanya pihak perguruan tinggi akan menyimpan hasil penelitian mahasiswa mereka di perpustakaan bukan? Nah, dari penyimpanan ini ternyata bisa membantu orang lain untuk mengkaji dan mengembangkan ilmu pengetahuan secara lebih luas lagi.
Kesimpulan
Dari beberapa ulasan singkat seputar fungsi dan manfaat arsip dinamis aktif di atas semoga cukup bisa menjawab rasa penasaran dan rasa keingintahuan kamu tentang dunia kearsipan. Buat kamu yang tertarik ingin bekerja di dunia pemerintahan, khususnya bagian manajemen, wajib tahu dasar ilmu pengarsipan.
Atau mungkin justru kamu ingin bekerja di dunia perpustakaan, maka ilmu ini juga wajib kamu dalami secara mandiri. Minimal agar tahu ilmu dasar dunia kearsipan. Semoga sedikit ulasan seputar pengelolaan arsip ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
