Konservasi arsip menjadi solusi bagi perusahaan/organisasi maupun institusi. Dimana dalam sebuah manajemen perusahaan ada banyak arsip keluar masuk.
Dimana arsip-arsip tersebut perlu diperhatikan dan perlu dirawat dengan baik. Perawatan arsip ini sebagai upaya meminimalisir terjadinya kerusakan dokumen arsip lama yang tersimpan.
Tidak sekedar memperhatikan masalah perawatan arsip. Tetapi perlunya memperhatikan konservasi arsip agar arsip tidak mudah mengalami kerusakan karena faktor-faktor internal maupun faktor eksternal.
Apa Itu Konservasi Arsip?
Barangkali ada diantara kamu yang merasa asing dengan istilah konservasi arsip? Jadi konservasi arsip adalah perawatan arsip dengan cara mengawetkan arsip fisik agar tidak mudah rusak dan tidak mudah hancur karena faktor internal maupun faktor eksternal.
Cara konservasi arsip ini memang berbeda-beda, kamu bisa baca artikel sebelumnya “perbedaan antara preservasi dan restorasi arsip”
Perbedaan Konservasi dan Preservasi Arsip
Bagi yang tidak terbiasa dengan dunia manajemen, pengarsipan dan dunia perbukuan memang terkesan asing. Sehingga masih ada yang beranggapan bahwa layanan konservasi dengan preservasi arsip itu sama. Padahal keduanya dua hal yang berbeda.
Menurut international federation of library association (ifla) preservasi arsip adalah upaya melestarikan informasi. Baik itu dari cabang informasi keuangan, teknik pengarsipan, penyimpanan kearsipan, bahan pustaka, ketenangan dan metode kearsipan.
Sementara konservasi arsip itu sendiri adalah aksi pengawetan dokumen arsip, sebagai upaya melindungi arsip atau bahan pustaka agar tidak mudah rusak.
Jadi konservasi arsip lebih pada perawatan dan upaya pencegahan dokumen arsip agar tidak rusak. Sementara preservasi arsip memiliki cakupan lebih luas, yang tidak sekedar meliputi konservasi, tetapi juga perasaan, teknik dan metode pengarsipan.
Baca Juga:
- Perbedaan Antara Preservasi dan Restorasi Arsip
- Manfaat Digitalisasi Arsip Bagi Perusahaan
- Cara Pengelolaan Arsip Vital Kenotariatan
- 5 Cara Aman Menghancurkan Dokumen
Jenis Konservasi Arsip
Tahukah kamu jika konservasi arsip itu memiliki dua jenis. Namun kedua banyak orang tidak banyak yang menyadarinya.padahal jika ingin bekerja di bagian manajemen ataupun di pengarsipan, wajib tahu kedua jenis tersebut, sebagai berikut.
1. Konservasi preventif
Konservasi preventif disebut juga dengan preventive conservation. Jadi jenis ini lebih menekankan pada pencegahan atau meminimalisir kerusakan arsip yang disebabkan oleh banyak faktor.
Ada yang karena faktor bangunan, misalnya masalah suhu penyimpanan. Atau bisa juga faktor lain seperti masalah bencana alam dan masih banyak lagi. Jadi tugas seorang arsiparis benar-benar harus jeli.
2. Konservasi restoratif
Konservasi restoratif atau yang familiar kita dengar dengan restorative conservation adalah tugas arsiparis untuk memperbaiki kerusakan arsip sebaik mungkin. Terkadang saat menyimpan arsip yang lama, seringkali ditemukan arsip mengalami sobek, rapuh dan dimakan rayap.
Nah, tugas arsiparis wajib melakukan konservasi restoratif agar arsip dapat digunakan kembali. Konservasi restoratif ini juga memiliki istilah lain, yaitu konservasi mikro atau micro conservation.
Metode Konservasi Arsip
Berbicara tentang metode, maka konservasi arsip dapat dilakukan dengan beberapa metode. Diantaranya sebagai berikut
1. Pencegahan kerusakan akibat manusia
Kerusakan arsip memang disebabkan oleh banyak faktor. Salah satunya kerusakan yang disebabkan oleh manusia. Contohnya adalah dokumen arsip untuk perpustakaan umum.
Di sana banyak dokumen yang diakses oleh banyak orang. Maka untuk arsip atau koleksi yang sudah tua dan langka perlu di alih media. Misalnya dari arsip fisik menjadi arsip digital.
2. Pencegahan akan polutan
Salah satu faktor penyebab arsip mengalami kerusakan karena kondisi ruangannya yang terlalu lembab atau sama dengan pengaturan ruangan, penggunaan pendingin ruangan dan masalah pencahayaan.
Ternyata hal sepele demikian mampu mempengaruhi ketahanan arsip yang disimpan. Misal disimpan dalam kondisi lembab memicu kerusakan arsip fisik lebih cepat.
3. Pencegahan kerusakan oleh cahaya
Jika arsip fisik yang terlalu lembab dan kurang sinar pencahayaan bisa rusak. Maka untuk meminimalisir terjadinya kerusakan dapat dilakukan dengan menambahkan kaca film, atau bisa juga menggunakan filter organik untuk lampu pijar untuk mengkondisikan ruang penyimpanan arsip.
4. Hindari medan magnet
Jka arsip yang disimpan jenis magnetik, maka perlu memperhatikan penyimpanan arsip. Perhatikan masalah jarak. Jarak yang baik untuk penyimpanan arsip magnetik adalah 10-15 cm. Ini perlu diperhatikan untuk penyimpanan arsip yang sudah disimpan secara digital juga.
5. Pencegahan gangguan hama
Meskipun pengarsipan disimpan yang bersih dan benda mati. Ternyata arsip fisik bisa diserang hama serangga. Rata-rata yang mengganggu adalah jamur, rayap, semut dan kecoa. Jenis serangga tersebut paling umum ditemukan dan efektif merusak koleksi arsip.
6. Pencegahan faktor bencana alam
Bencana alam salah satu faktor yang bisa merusak arsip dalam sekejap. Jika penyimpanan arsip tidak dikonsep sedemikian rupa, maka ketika terjadi bencana dapat meluluhlantakkan arsip fisik berbentuk dokumen.
Oleh karena itu, untuk penyimpanan dokumen bisa didesain sedemikian rupa agar tetap aman ketika bencana terjadi.
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang pentingnya konservasi arsip. Meskipun terkesan sepele, namun sebenarnya sangat perlu diperhatikan agar meminimalisir terjadinya kerusakan arsip. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
