Arsip dapat disimpan dengan menerapkan sistem abjad. Dalam pengelolaan arsip, sistem abjad mempunyai peran yang krusial. Penyimpanan arsip sistem abjad merupakan metode yang populer dan sudah lama digunakan. Sebab, metode ini mudah untuk dipahami dan diterapkan.
Dengan menerapkan sistem abjad, Anda bisa menghemat waktu. Sehingga, efisiensi kerja dapat meningkat. Melalui artikel ini, kami akan membahas tentang penyimpanan arsip sistem abjad, mulai dari pengertiannya sampai kelebihan dan kekurangannya.
Daftar Isi
Pengertian Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad
Apakah yang dimaksud dengan sistem abjad? Sistem abjad adalah sistem yang diterapkan untuk menyimpan dan menemukan arsip yang disusun menurut urutan abjad, mulai dari huruf A sampai Z. Arsip tersebut dapat disusun berdasarkan abjad dari nama orang, badan, atau organisasinya.
Sistem abjad mudah untuk dikerjakan, ditemukan, dan diterapkan. Penyimpanan arsip dengan menerapkan sistem abjad bertujuan agar arsip bisa disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat. Sistem ini menata dokumen menurut urutan abjad.
Metode ini sangat populer karena sederhana dan memberikan kemudahan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan. Sistem ini mengandalkan huruf pertama dari judul dokumen sebagai patokan untuk penempatan dan penyimpanan.
Cara Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad
Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyimpan arsip dengan menerapkan sistem abjad.
1. Memeriksa Arsip yang Akan Disimpan
Awalnya, petugas memeriksa arsip yang akan disimpan. Dengan melakukan hal ini, petugas dapat menilai apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan atau masih perlu diproses.
Petugas perlu memeriksa kelengkapan arsip. Pastikan semua bagian dari arsip tersebut lengkap serta tidak ada yang hilang. Informasi yang lengkap akan memberikan kemudahan ketika petugas mencari dan mengelola arsip.
Petugas juga perlu memeriksa kondisi fisik arsip, apakah ada yang rusak, kotor, atau sobek. Jika ada yang rusak atau hilang, petugas bisa mengambil tindakan untuk memperbaiki atau menggantinya. Pastikan seluruh informasi yang penting tercantum di arsip dengan jelas.
2. Menetapkan Indeks
Setelah itu, langkah selanjutnya adalah menetapkan indeks. Pada surat masuk, Anda dapat mengindeks nama pengirimnya. Sedangkan, bagian yang perlu diindeks pada surat keluar adalah nama tujuannya. Surat-surat tersebut akan disimpan oleh arsiparis di lemari arsip.
Dengan menetapkan indeks, dokumen bisa dikelola secara sistematis. Dengan indeks, Anda dapat mencari dokumen berdasarkan kata kunci tanpa perlu mencarinya satu per satu. Indeks juga membantu memastikan bahwa seluruh dokumen diletakkan di tempat yang tepat.
3. Menulis Kode pada Arsip
Setelah mengetahui indeksnya, petugas akan mendapatkan kode suratnya. Anda bisa mengambil kodenya dari dua huruf awal nama yang sudah diindeks. Setelah mendapatkan kodenya, tulislah kodenya di arsip tersebut.
Apabila arsip disimpan secara vertikal, tulislah kode di pojok kanan bawah. Sebaliknya, kode perlu ditulis di pojok kanan atas apabila disimpan secara horizontal. Kode tersebut memberikan kemudahan bagi petugas untuk menyimpan dan mengembalikan surat tersebut.
4. Menyortir Berkas
Berikutnya, arsiparis perlu mengelompokkan berkas dengan kode yang sama. Penyortiran dilakukan ketika ada banyak berkas yang perlu disimpan pada waktu yang bersamaan.
5. Menempatkan Arsip pada Tempatnya
Sebagai langkah akhir, petugas perlu menempatkan arsip pada tempatnya. Arsip akan ditempatkan sesuai dengan kodenya. Surat yang telah diberi kode dapat disimpan di laci lemari arsip. Berikan label pada setiap folder dengan jelas sehingga mudah dibaca. Folder-folder di rak perlu diatur menurut urutan abjadnya.
Sistem abjad merupakan metode yang baik untuk mengelola dokumen, khususnya untuk arsip pribadi atau kantor dengan skala yang kecil. Dengan melakukan berbagai langkah tersebut, pencarian dokumen menjadi lebih mudah dilakukan.
Baca Juga:
- 4 Cara Menggunakan Numerator Arsip yang Benar
- Fumigasi Arsip Adalah: Jenis, Proses dan Fumigan yang Digunakan
Keuntungan dan Kerugian Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
Penerapan sistem abjad memberikan keuntungan dan kerugian. Apa sajakah keuntungan dan kerugiannya?
1. Keuntungan Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
Berikut ini adalah keuntungan dari penyimpanan arsip dengan menerapkan sistem abjad.
- Biaya penerapan sistem ini relatif lebih ekonomis.
- Pengecekan kesalahan pada berkas bisa dilakukan dengan mudah karena dikelola menurut abjad yang sama.
- Petunjuk penyusunan berkas sederhana sehingga gampang untuk dipahami. Siapa pun bisa menerapkannya tanpa perlu pelatihan khusus.
- Berkas dapat ditempatkan langsung di tempat penyimpanannya.
- Berdasarkan huruf awalnya, berkas bisa ditemukan dengan cepat. Contohnya, apabila mencari surat dari perusahaan Makmur Jaya, petugas dapat langsung menuju ke folder M.
- Sistem ini bisa diterapkan untuk berbagai jenis dokumen, termasuk laporan, surat, atau dokumen lainnya.
- Sistem ini tidak membutuhkan peralatan atau perangkat lunak khusus. Hanya diperlukan label, rak, dan folder.
2. Kerugian Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
Selain keuntungan, penyimpanan arsip dengan sistem abjad juga memiliki kerugian. Berikut ini adalah beberapa kerugiannya.
- Kemungkinan akan terjadi kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
- Diperlukan banyak tenaga saat memberikan label pada folder.
- Sistem ini kurang efisien untuk dokumen yang sangat banyak.
- Apabila terjadi perubahan nama atau penambahan dokumen baru, perlu dilakukan penataan ulang yang membutuhkan banyak waktu.
- Sistem ini hanya fokus pada huruf awal, sehingga isi atau topiknya tidak dipertimbangkan.
Jadi, sistem abjad kurang cocok untuk arsip yang kompleks, seperti arsip untuk perusahaan besar atau perpustakaan yang memiliki banyak koleksi. Arsip yang kompleks lebih cocok dengan sistem numerik, subjek, atau kombinasi dari beberapa sistem.
Demikian penjelasan tentang penyimpanan arsip dengan sistem abjad. Kami siap membantu Pengadaan Buku untuk mendukung sistem penyimpanan arsip Anda. Hubungi kami sekarang di Pengadaan Deepublish!
Sumber:
Alfred Liubana. https://alfredliubana40.wordpress.com/2020/04/06/penyimpanan-arsip-dengan-sistem-abjad/ diakses pada 8 Januari 2025
Dispersip Kabupaten Kampar. https://pustakaarsip.kamparkab.go.id/artikel-detail/1388/sistem-penyimpanan-arsip diakses pada 8 Januari 2025
