Arsip berkaitan erat dengan dokumen. Arsip bisa berbentuk fisik atau digital. Seiring dengan berkembangnya teknologi, banyak perusahaan menerapkan pengiriman dokumen secara digital. Perusahaan juga tidak boleh melewatkan proses digitalisasi arsip.
Digitalisasi arsip mempunyai kelebihan dan manfaat. Dengan bantuan dari teknologi, Anda bisa menerapkan digitalisasi arsip dengan lebih mudah. Kami akan membahas pengertian, manfaat, kelebihan, dan kekurangan digitalisasi arsip.
Daftar Isi
Pengertian Digitalisasi Arsip
Apakah yang dimaksud dengan digitalisasi arsip? Digitalisasi arsip adalah proses pengalihan dari arsip fisik menjadi arsip digital. Digitalisasi arsip juga sering disebut dengan istilah e-archive.
Salah satu contoh penerapannya, yaitu proses penerbitan sertifikat HAKI. Ketika membuat sertifikat ini, Anda tidak perlu datang langsung ke kantor. Anda bisa melakukannya melalui website resmi yang disediakan oleh Kementerian yang terkait.
Manfaat Digitalisasi Arsip
Berikut ini adalah manfaat dari digitalisasi arsip.
1. Hemat Biaya
Pada mulanya, proses digitalisasi arsip mungkin memerlukan biaya yang tidak sedikit. Apabila seluruh dokumen sudah diarsipkan, biaya yang perlu dibayar hanyalah biaya perawatan dan perpanjangan layanan.
Jika menerapkan digitalisasi arsip, Anda bisa mengurangi penggunaan kertas, map, dan lemari arsip. Selain itu, Anda juga tidak membutuhkan banyak orang untuk mengelola arsip tersebut.
2. Lebih Mudah Diakses
Anda dapat mengakses arsip digital tanpa memandang waktu dan tempat. Jadi, sewaktu seorang karyawan membutuhkan sebuah dokumen, karyawan tersebut dapat mengaksesnya dari rumah. Sehingga, tidak perlu datang ke kantor.
3. Lebih Mudah Dicari
Apabila datanya masih sedikit, Anda masih bisa mencari data dengan mudah. Namun, hal ini akan sangat menyulitkan ketika Anda memiliki banyak data. Penerapan digitalisasi arsip akan membantu Anda menemukan data dengan lebih cepat dan mudah.
4. Kolaborasi Menjadi Lebih Mudah
Digitalisasi arsip memberikan kemudahan bagi rekan kerja dan tim untuk berkolaborasi. Mereka bisa membuat, mengelola, dan memodifikasi dokumen secara paralel.
5. Recovery Lebih Mudah
Karena kondisi tertentu, data yang Anda miliki bisa saja hilang. Apabila dibandingkan dengan data fisik, data digital cenderung lebih mudah di-recovery. Sedangkan, data fisik lebih sulit untuk diperbaiki jika rusak ataupun hilang.
6. Keamanan Data Lebih Terjamin
Data digital memiliki keamanan yang lebih terjamin daripada data fisik. Semua data disimpan di dalam server dokumen pusat dengan tingkat keamanan yang canggih. Contohnya, untuk mengakses data, Anda perlu melakukan verifikasi identitas terlebih dahulu melalui biometrik atau OTP.
Selain itu, level akses untuk setiap orang juga bisa diatur. Anda bisa mengatur agar suatu arsip bisa diakses oleh beberapa orang saja. Untuk meningkatkan keamanannya, Anda juga bisa menambahkan perlindungan ekstra. Sehingga, risiko rusak dan hilangnya data bisa diminimalkan.
7. Lebih Efektif dan Efisien
Untuk mencari arsip tertulis secara manual, Anda memerlukan banyak waktu. Hal ini bisa berdampak buruk terhadap pekerjaan Anda. Terutama bagi Anda yang memiliki banyak arsip.
Jika arsip disimpan secara digital, data yang Anda butuhkan akan lebih mudah ditemukan. Anda tinggal memasukkan nama, tanggal, atau kode tertentu. Kemudian, arsip akan langsung muncul di sistem. Sehingga, pekerjaan yang Anda lakukan menjadi lebih efektif dan efisien.
8. Human Error Berkurang
Sewaktu menyimpan arsip, karyawan bisa saja melakukan kesalahan. Contohnya, lupa dengan posisi penyimpanan arsip. Jika hal ini terjadi, maka akan dibutuhkan banyak waktu untuk mencarinya. Sebaliknya, arsip digital memiliki risiko terjadinya human error yang lebih rendah. Sebab, sistem dapat menyimpan data dengan rapi. Jika terjadi human error, Anda akan lebih mudah mencarinya.
9. Manajemen Arsip yang Lebih Mudah
Tidaklah mudah untuk manajemen arsip fisik. Sebab, kertas lebih mudah rusak. Jadi, arsip fisik memerlukan lebih banyak pengawasan supaya tidak cepat rusak. Hal ini berbeda dengan arsip digital. Arsip digital tidak rentan dengan kerusakan. Sehingga, manajemennya lebih mudah dilakukan.
10. Data yang Lebih Akurat
Data fisik biasanya rawan human error sehingga tidak seakurat data digital. Anda bisa memperoleh data yang lebih akurat dengan menerapkan sistem arsip digital.
11. Lebih Ramah Lingkungan
Manfaat lainnya adalah arsip digital lebih ramah lingkungan. Untuk menyimpan arsip secara digital, Anda tidak perlu menggunakan banyak kertas yang biasanya dibutuhkan ketika menyimpan arsip secara fisik.
Baca Juga:
- 6 Contoh Arsip Terjagayang Terdapat di Indonesia
- Lemari Arsip Adalah: Fungsi, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan dan Kekurangan Digitalisasi Arsip
Berikut ini merupakan kelebihan dan kekurangan dari digitalisasi arsip.
a. Kelebihan
Kelebihan dari menerapkan digitalisasi arsip, antara lain:
- Arsip digital hadir dengan sistem keamanan yang canggih.
- Penerapan digitalisasi arsip dapat menghemat ruang penyimpanan.
- Penerapan digitalisasi arsip bisa menghemat waktu. Dokumen yang Anda perlukan akan lebih mudah dan cepat ditemukan.
- Penerapan digitalisasi arsip dapat menghemat biaya. Anda tidak perlu membayar biaya pembelian kertas dan perlengkapan lain, seperti rak.
- Arsip digital lebih awet. Arsip digital tidak akan menjadi rusak karena air dan api.
b. Kekurangan
Berikut ini adalah kekurangan dari penerapan digitalisasi arsip, yaitu:
- Penerapan digitalisasi arsip memerlukan pelatihan pegawai.
- Arsip digital masih bisa diserang oleh serangan cyber. Meskipun sistem keamanannya sudah canggih, arsip digital masih dapat diserang oleh hacker atau cyber crime lainnya.
Itulah manfaat dan kelebihan serta kekurangan dari penerapan digitalisasi arsip. Kami menyediakan layanan Pengadaan Buku yang mudah, cepat, dan terpercaya untuk mendukung kebutuhan anda, baik di era digital maupun untuk melestarikan arsip fisik.
Sumber:
Terralogiq. https://terralogiq.com/digitalisasi-arsip/ diakses pada 7 Januari 2025
Mekari Sign. https://mekarisign.com/id/blog/digitalisasi-arsip/?srsltid=AfmBOoo2svCEy_G7lFg3rgck4Vc5gPjCePu1VgllM_Eex7zMEK8T8-wz diakses pada 7 Januari 2025
