Saat disebutkan perbedaan arsip vital dan arsip terjaga, apa yang terlintas dalam pikiran kamu? Mungkin sekedar dokumen atau bukti yang diperoleh perusahaan dari klien? Tidak banyak yang tahu jika arsip vital dan arsip terjaga adalah dua hal yang sebenarnya berbeda peruntukannya. Sebagian dari kita Ketika membicarakan tentang arsip sebatas arsip secara umum.
Padahal dunia kearsipan itu ada banyak sekali pembahasannya. Untuk menjawab perbedaan arsip vital dan arsip terjaga, kita ulas saja satu persatu di artikel dibawah. Namun sebelumnya kita intip dulu pengertian dari masing-masing arsip vital dan arsip terjaga.
Pengertian Arsip Vital
Ditinjau dari undang-undang republik indonesia nomor 43 tahun 2009, arsip vital adalah arsip berupa dokumen strategis. Dikatakan sebagai dokumen strategis karena memiliki hubungan dengan legalitas, kewajiban, aset organisasi dan kewajiban.
Dari sudut pandang umum, arsip vital dapat diartikan sebagai dokumen atau aset organisasi yang kemudian disimpan sebagai bukti sah.
Dikatakan sebagai arsip vital karena peranannya sangat penting. Apabila arsip tersebut hilang, maka bisa berakibat fatal. Dampaknya pun bisa menyebabkan permasalahan bagi perusahaan atau instansi yang terkait. Contoh dari arsip vital adalah perjanjian kontrak, utang-piutang, pembayaran gaji, legalitas dan masih banyak lagi.
Jadi, apabila seseorang atau organisasi tidak memiliki arsip, dan terjadi klaim, setidaknya pihak perusahaan memiliki arsip sebagai bukti kepemilikan. Apabila arsip ini rusak, maka arsip ini sifatnya dapat diperbarui atau digantikan. Karena jika tidak segera diganti atau dibenahi, akan dikhawatirkan akan rusak dan hilang semuanya.
Bagaimanapun juga, arsip vital bersifat penting. Adapun standarisasi arsip vital yang meliputi pengamanan, kegiatan identifikasi, penyelamatan, dan pemulihan.
Pengertian Arsip Terjaga
Jika di atas kita sudah mengintip pengertian arsip vital, maka ada juga yang disebut dengan arsip terjaga. Dikatakan Sebagai arsip terjaga karena arsip ini yang didokumentasikan oleh negara. Karena berkaitan dengan negara, maka arsip ini berkaitan dengan hidup bangsa dan negara agar tetap utuh, tidak goyah dan menjamin keamanan dan keselamatan negara itu sendiri.
Dikategorisasikan sebagai arsip terjaga apabila arsip atau dokumen-dokumen tersebut memiliki hubungannya dengan kepentingan negara. Itu artinya, tidak semua dokumen bisa masuk dalam kategorisasi arsip terjaga.
Salah satu contoh arsip terjaga yang paling sering kita jumpai adalah arsip naskah asli teks proklamasi kemerdekaan republik indonesia. Dimana teks proklamasi yang asli tersebut memiliki nilai historis yang tidak diragukan lagi.
Termasuk juga bendera merah putih yang dijahit langsung oleh ibu fatmawati, dimana bendera merah putih tersebut adalah bendera pertama yang dikibarkan saat proklamasi kemerdekaan. Pastinya ada banyak contoh arsip terjaga lain yang tidak disebutkan satu persatu dalam artikel ini.
Perbedaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga
Dari dua pengertian yang sudah kita ulik di atas, sebenarnya kamu sudah bisa membedakan perbedaan diantara keduanya bukan? Nah, untuk mempertegas dan memudahkan, berikut adalah perbedaan diantara keduanya. Jadi arsip vital dan arsip terjaga memiliki persamaan sebagai arsip strategis.
Sementara ketika ditinjau dari ruang lingkupnya, maka arsip terjaga hanya diperuntukan untuk keberlangsungan bangsa dan negara. Sementara arsip vital ruang lingkupnya bisa di luar dari kenegaraan, misalnya bisa diperlakukan untuk organisasi ataupun perusahaan yang ruang lingkupnya internal perusahaan.
Misalnya menyangkut tentang gaji karyawan, perjanjian kontrak kerjasama antar perusahaan dan masih banyak lagi.
Baca Juga:
- Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip Terbaru
- Pengertian Arsip: Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Jenis
- Arsip Elektronik: Pengertian, Mengelola dan Contoh
- Arsip Dinamis Adalah: Pengertian, Jenis dan Contoh
Pengelolaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga
Melihat peranan arsip vital dan arsip terjaga memiliki peran sama penting, maka dalam praktek pengelolaannya, perlu diperhatikan. Memastikan pengarsipan dilakukan secara aman, efektif dan tersistem. Prinsip dari penyimpanan arsip pun juga perlu diperhatikan. Misalnya memperhatikan apakah arsip yang disimpan mudah ditemukan dengan kode tertentu.
Pertanyaannya adalah, bagaimana sih cara mengelola arsip? Jadi pengelolaan arsip di era digital seperti sekarang bisa dilakukan dengan dua cara. Yaitu dengan cara konvensional (cara lama) atau menggunakan cara digital.
Bisa juga menggabungkan keduanya, sebagai alternatif. Dimana ketika arsip konvensional mengalami kerusakan misal kebakaran, tanah longsor atau apa pun yang menyebabkan data arsip tidak tertolong, setidaknya masih ada data cadangan yang sudah terarsip secara digital.
Secara prinsip, pengelolaan arsip secara digital maupun konvensional sama saja. Berikut beberapa tips pengelolaannya.
1. Pemeriksaan data
Langkah pertama, pentingnya untuk memeriksa data yang akan dimasukan ke dalam penyimpanan arsip. Memastikan data apakah sudah lengkap dan sudah terverifikasi. Jika ada data yang kurang, harus terlengkapi terlebih dahulu, agar tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
2. Indeks data arsip
Ketika pemeriksaan data dianggap sudah lengkap, tahap selanjutnya perlu dilakukan pengindeksan data arsip. Pengindeksan data arsip kelihatannya tidak penting dan sepele, padahal sebenarnya memiliki peranan yang sangat penting. Salah satunya memudahkan selama proses pencarian arsip. Sehingga dalam proses kerja lebih efektif dan efisien.
Sementara untuk proses pengindeksan dapat dilakukan menggunakan beberapa sistem. Tiga sistem yang paling sering digunakan di pemerintahan maupun organisasi adalah sistem numerik, alfabet dan huruf atau angka. Sistem pengindeksan ini hanya memudahkan untuk menemukan arsip yang disimpan di tengah ratusan bahkan ribuan arsip yang tersimpan.
3. Pemberian Tanda
Setelah beberapa pengelolaan di atas, perlu diberi tanda atau pengkodean. Pengkodean ini tidak lain bertujuan untuk menyederhanakan dan memudahkan pekerjaan pekerja. Sehingga kerja tidak memakan waktu yang lama.
4. Pengelompokkan arsip
Setelah diberi pengkodean khusus, yang hanya diketahui oleh arsiparis, maka langkah selanjutnya adalah pengelompokan arsip. Di tahap pengelompokan arsip ini adalah tahap penyortiran atau pengelompokan dokumen sesuai dengan klasifikasi dokumen tersebut.
5. Penyimpanan
Setelah mengikuti tahap-tahap diatas, barulah dimasukan ke tahap akhir, yaitu tahap penyimpanan arsip. Di tahap penyimpanan arsip bisa disimpan secara konvensional atau digital. Bisa juga menggunakan dua cara sekaligus.
Penyimpanan arsip secara konvensional pastikan disimpan secara rapi, agar lebih memudahkan proses pencarian atau pemanggilan dokumen yang hendak digunakan.
Kesimpulan
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang perbedaan arsip vital dan arsip terjaga lengkap dengan pengertian dan tips pengelolaan arsip. Dari beberapa pembahasan singkat semoga cukup menjawab pertanyaan teman-teman semua. (Iruekkawa Elisa)
