Manajemen Kearsipan Akan Banyak Digunakan Oleh Pekerja Perpustakaan, Karena Pekerjaan Yang Mereka Lakukan Sangat Identic Dengan Dunia Penyimpanan. Padahal Dalam Kehidupan Sehari-Hari Sekalipun, Kita Sering Menggunakan Ilmu Manajemen Kearsipan Ini Tanpa Kita Sadari Loh.
Termasuk pula dalam menjalankan usaha bisnis juga sebenarnya selalu bersinggungan dengan manajemen arsip. Berikut Peran Manajemen Kearsipan dalam Berbisnis yang perlu kamu ketahui:
Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan adalah aktivitas yang ruang lingkupnya memproses, mengamankan, menata dan ataupun mencatat. Dalam anggapan bisnis, manajemen arsip ini identik dengan profesi sebagai pekerja perpustakaan. Namun pada kenyataan dilapangan, manajemen arsip ini dapat diguntuk banyak kepentingan.
Misalnya untuk kalangan pebisnis perusahaan, organisasi. Dimana manajemen arsip ini adalah kegiatan untuk mengumpulkan bukti/file/data secara rutin. Kemudian disimpan dalam wadah file khusus bisa secara digital atau pun dalam bentuk brankas. Kemudian, arsip yang sudah disimpan dalam kurun waktu yang lebih lama, dan sudah tidak lagi terpakai, maka file tersebut dapat dimusnahkan
Alasan Manajemen Kearsipan Digunakan dalam BisnisĀ
Dalam menjalankan sebuah bisnis, manajemen kearsipan sangat dibutuhkan dan bersifat vital. Karena manajemen kearsipan dapat meminimalisir masalah, dapat melindungi perusahaan dari tuduhan yang tidak benar dan tidak berikut beberapa manfaat manajemen kearsipan. Bahkan arsip yang sudah tidak aktif sekalipun masih memiliki peranan penting. Berikut beberapa jenis catatan periode penyimpanan tertentu di amerika serikat.
1. Catatan personnel
Arsip yang disimpan minimal 6 tahun setelah karyawan keluar akan masuk dalam kategori catatan personel. Arsip ini sering dijadikan bukti bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan tersebut.
2. FLSA
FLSA adalah Undang-undang standar tenaga kerja yang Adil yang sebenarnya masuk dalam bentuk catatan gaji. bukti catatan gaji ini disimpan minimal 3 tahun.
3. IRS
IRS adalah catatan pajak yang berlaku bagi mereka yang tinggal di Amerika Serikat. Arsip jenis ini minimal empat tahun
4. Berkas perekrutan
Sementara untuk file berkas perekrutan anggota staf minimal disimpan selama 3 tahun. Sedangkan untuk berkas perekrutan equal employment opportunity commission disimpan minimal satu tahun.
Baca Juga:
- Pengertian Arsip Statis, Dinamis dan Konvensional
- Asas Kearsipan: Pengertian, Tujuan dan Jenis-Jenis
- 7 Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli
- Pengertian Arsip dan Kearsipan, Ini Perbedaannya
Cara Menyiapkan Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan ternyata tidak bisa dilakukan oleh semua pekerja atau karyawan loh. Jadi ada tahap pelatihan terlebih dahulu. Berikut adalah cara menyiapkan sistem manajemen kearsipan.
1. Anggota staf senior bertanggung jawab atas manajemen kearsipan
Jadi minimal ada satu anggota staf senior yang bertanggung jawab terhadap proses manajemen kearsipan. Karena strata manajemen kearsipan ini setara pentingnya dengan keuangan. Biasanya bagian keuangan juga memiliki anggota khusus, dan dalam manajemen kearsipan pun juga memiliki anggota khusus.Ā
2. Membuat keputusan tentang kapan dan bagaimana catatan harus disimpan
Jadi manajemen kearsipan ada moment bagaimana dan kapan catatan harus disimpan. Dan ada caranya pula kapan arsip tersebut akan dihapus/dimusnahkan. Tentu semuanya memiliki jangka waktu penyimpanan dan umurnya masing-masing, tergantung dari jenis arsipnya.
3. Anggaran untuk manajemen kearsipan elektronik
Dulu pengarsipan hanya dilakukan secara manual/konvensional. Namun sekarang ada anggaran untuk menyimpan arsip secara elektronik. Penyimpanan secara elektronik ini menjadi selling point agar file lebih aman dan lebih tahan lama.
4. Pemantauan dan pelatihan secara berkelanjutan
Dalam satu tim manajemen kearsipan, perlu pelatihan khusus, terkait bagaimana sikap, perilaku saat memantau tugasnya, agar bisa berjalan secara berkelanjutan. Jadi setiap anggota tim perlu dilatih tentang cara mengakses, cara bertanggung jawab terhadap arsip, dan bagaimana cara menyimpan data atau file yang penting.
Solusi manajemen Kearsipan Secara DigitalĀ
Sementara untuk masalah penyimpanan pengarsipan secara konvensional terkendala oleh ruang atau bangunan yang lebih luas dan besar. Itu sebabnya sekarang lebih banyak perusahaan yang berpindah penyimpanan arsip secara digital. Karena hanya butuh satu ruang, namun bisa menyimpan banyak data. Sehingga tidak perlu lagi memusingkan bangunan atau ruang yang lebih luas untuk menyimpan data arsip.
Kesimpulan
Itulah artikel tentang peran manajemen kearsipan dalam berbisnis beberapa fakta menarik tentang manajemen kearsipan, yang cocok buat kamu yang memiliki ketertarikan bekerja di dunia manajemen arsip. Semoga sedikit pembahasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
