Dalam bisnis dan organisasi, berkas data dalam bentuk fisik maupun elektronik perlu dikumpulkan, disimpan, dan ditata. Itulah yang disebut dengan kearsipan. Untuk melakukan pengarsipan dengan baik, dibutuhkan peralatan kearsipan.
Agar dokumen penting tidak berserakan, kantor harus memiliki peralatan kearsipan yang tepat. Artikel ini akan membahas dua puluh peralatan kearsipan yang harus dimiliki di setiap kantor sehingga dokumen dapat tersimpan dengan rapi, aman, dan mudah diakses.
Daftar Isi
20 Peralatan Kearsipan
Dalam pengelolaan arsip, peralatan kearsipan merupakan hal yang penting agar berkas dapat dicari dengan mudah dan cepat ketika dibutuhkan. Berikut ini adalah berbagai peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk melakukan pengarsipan.
1. Roll o’Pack
Salah satu peralatan kearsipan adalah roll o’pack. Roll o’pack merupakan lemari arsip yang mempunyai lorong panjang dan roda di bagian bawah lemari.
Lemari ini dapat digunakan untuk menyimpan banyak arsip. Karena dilengkapi dengan roda, lemari ini mudah untuk dipindahkan. Anda hanya perlu mendorongnya saja.
2. Guide
Guide adalah peralatan kearsipan yang berupa plastik tebal atau lembaran kertas yang dipakai sebagai pemisah antardokumen di dalam filing cabinet atau ordner. Pada bagian tab guide, Anda bisa menambahkan label pemisah dokumen.
3. Box Arsip
Sesuai dengan namanya, box arsip merupakan peralatan kearsipan yang berbentuk kotak dan terbuat dari karton. Alat ini bisa dipakai untuk menyimpan dan mengelompokkan berbagai berkas.
Ada pula box arsip yang terbuat dari plastik. Alat ini biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen secara vertikal.
4. Ordner
Alat lainnya yang bisa dipakai untuk pengarsipan adalah ordner. Ordner merupakan map dari plastik atau kertas tebal. Map ini dapat menyimpan banyak dokumen karena mempunyai ruang yang cukup besar.
Alat ini dapat disimpan di dalam lemari arsip atau rak dan diurutkan sesuai kategori tertentu sehingga pencarian dokumennya lebih mudah.
5. Map Snelhecter
Map snelhecter merupakan jenis map arsip yang umum digunakan. Map ini terbuat dari plastik. Map ini dilengkapi dengan pengunci untuk menjepit kertas yang telah dilubangi. Map ini tersedia dalam warna hijau, biru, dan merah.
6. Map Folder
Map arsip digunakan untuk menyimpan berkas, dokumen, dan surat-surat. Ada beberapa jenis map arsip. Salah satunya adalah map folder. Map folder merupakan map yang terbuat dari plastik.
Di dalamnya, ada beberapa kantong plastik yang digunakan untuk menyimpan dokumen. Map ini dapat dipakai untuk menyimpan dokumen tanpa perlu melubangi kertas terlebih dahulu.
7. Stopmap Folio
Stopmap folio terbuat dari bahan kertas, seperti karton, Buffalo, dan Manila. Kertas ini terbuat dari bahan kertas yang mudah rusak. Sehingga, stopmap ini sering digunakan untuk menyimpan dokumen yang sifatnya sementara. Contoh dokumen yang dapat disimpan di dalam stopmap folio, antara lain kuitansi, proposal, dan surat lamaran kerja.
8. Hanging Map
Biasanya, hanging map dipakai untuk menyimpan dokumen dalam posisi vertikal di tempat penyimpanan khusus, seperti filling cabinet. Map ini disimpan dengan cara digantung pada filling tray. Map ini berguna untuk menjaga dokumen tetap terorganisir. Map ini sangat efektif untuk mengelola arsip dalam jumlah yang banyak.
Biasanya, hanging map terbuat dari bahan plastik atau karton terbal. Hanging map sering digunakan di kantor-kantor, terutamauntuk menyimpan dokumen-dokumen penting, seperti surat-surat, laporan, dan file klien. Hanging map tersedia dalam berbagai ukuran, seperti A4 dan folio. Gunakanlah ukuran yang sesuai dengan ukuran dokumen yang akan disimpan.
9. Lemari
Biasanya, dokumen disimpan di dalam map. Kemudian, diletakkan di dalam lemari. Sehingga, terhindar dari kerusakan dan tidak berceceran. Lemari ini biasanya memiliki ukuran yang besar dan dilengkapi dengan sekat.
Sehingga, dokumen dapat dikelompokkan menurut kategorinya. Lemari ini juga dilengkapi dengan kunci sehingga aman jika digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen yang penting.
10. Rak Arsip
Tidak hanya di dalam lemari arsip, dokumen juga dapat disimpan di rak arsip. Apabila dibandingkan dengan lemari, rak ini biasanya lebih terbuka. Sehingga, lebih mudah untuk mengambil dokumen dari rak tersebut.
Baca Juga:
- 5 Contoh Arsip Inaktif yang Perlu Dikelola dengan Baik
- Arsip Pribadi Adalah: Pengertian, Contoh, dan Cara Merawat
- Manajemen Kearsipan: Pengertian, Proses, dan Praktik
11. Filling Cabinet
Filling cabinet terdiri atas beberapa laci yang disusun secara vertikal. Filling cabinet terbuat dari kayu, plastik, atau besi. Anda bisa menyimpan arsip penting di lemari ini karena dilengkapi dengan kunci. Alat ini berfungsi untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen dalam jumlah yang banyak.
Filling cabinet juga dapat menjaga agar dokumen tetap rapi, aman, dan mudah diakses. Alat ini juga dapat mencegah dokumen dari pencurian, kerusakan, dan kehilangan. Filling cabinet sering digunakan di kantor, instansi pemerintah, rumah sakit, dan tempat lain yang memerlukan penyimpanan dokumen yang aman dan rapi.
12. Power File Arsip
Power file merupakan rak berukuran besar yang dilengkapi dengan lorong panjang. Rak ini bisa dipakai untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Anda dapat menggunakan sekat untuk memisahkan berkas menurut kategorinya. Tetapi, umumnya rak ini dijual dengan harga yang sangat tinggi.
13. Perforator
Perforator merupakan alat yang berfungsi untuk melubangi kertas pada bagian tepinya. Lubang-lubang ini memungkinkan kertas disimpan dengan rapi. Alat ini dapat dipakai untuk menyimpan dokumen ke dalam ordner, binder, atau map snelhecter.
Alat ini juga dikenal sebagai pembolong kertas. Perforator membantu menjaga dokumen agar tetap teratur dan mudah diakses. Perforator tersedia dalam beragam kapasitas dan ukuran.
14. Stapler
Untuk mengumpulkan beberapa berkas menjadi satu, Anda dapat menggunakan stapler. Hal ini biasanya dilakukan sebelum berkas tersebut dimasukkan ke dalam map. Alat ini dapat membantu merapikan dan mengorganisir dokumen.
Ada beberapa jenis stapler yang bisa digunakan, yaitu stapler tangan, stapler meja, stapler tembak, stapler elektrik, dan stapler panjang. Stapler ini memiliki beberapa komponen utama yang mencakup badan stapler, isi stapler, dan tuas penekan.
15. Label
Anda dapat menggunakan label untuk memberikan nama atau jenis arsip pada bagian ordner atau folder. Pemberian label dapat membantu Anda mencari dokumen dengan lebih cepat dan mudah. Bentuknya seperti stiker.
16. Alat Sortir
Alat sortir juga dikenal dengan collator. Alat sortir merupakan rak terbuka yang memiliki beberapa bak secara vertikal. Sesuai dengan namanya, alat ini biasanya dipakai untuk menyortir atau memisahkan surat sebelum disimpan di dalam folder.
17. Rotary
Rak yang dipakai untuk menyimpan folder arsip, berbentuk lingkaran, dan dapat diputar disebut dengan rotary. Selain dipakai untuk menyimpan banyak berkas, alat ini juga bisa menghemat penggunaan ruang. Pencarian dan pengambilan dokumen juga akan lebih mudah dilakukan karena alat ini bisa diputar.
18. Numerator
Numbering stamp atau numerator adalah stempel yang dipakai untuk menambahkan tanggal atau nomor tertentu pada dokumen. Anda bisa mengatur tanggal atau nomornya sesuai dengan keperluan.
19. Barcode Printer
Anda dapat menggunakan barcode untuk mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip. Anda bisa menempelkan barcode pada setiap arsip. Barcode ini berisi rincian mengenai keterangan dari setiap dokumen. Untuk melakukan hal ini, Anda membutuhkan barcode printer.
20. Barcode Scanner
Selain barcode printer, ada juga alat yang disebut dengan barcode scanner. Alat ini dapat digunakan untuk memindai barcode dokumen untuk identifikasi dokumen atau input keterangan dokumen. Pengarsipan yang dilakukan dengan barcode sering diaplikasikan di perpustakaan.
Demikian penjelasan tentang peralatan kearsipan. Selain memberikan kemudahan dalam mengelola dokumen, peralatan tersebut juga bisa memaksimalkan keamanannya.
Sumber:
PT BPS. https://bangkitperkasa.com/artikel/general/peralatan-kearsipan/ diakses pada 12 Maret 2025
