Pengelolaan arsip elektronik (PAE) menjadi cara penyimpanan arsip yang paling solutif. Alasannya pun sederhana, karena tidak memakan banyak tempat dan bangunan. Cukup bermodalkan sekotak penyimpanan saja, sudah mampu menyimpan banyak puluhan bahkan ratusan hingga ribuan file.
Sekarang pengelolaan arsip elektronik pun tidak hanya digunakan untuk kepentingan literasi perpustakaan. Tetapi juga digunakan untuk pengarsipan seperti untuk perusahaan maupun kepentingan organisasi.
Jadi pada kesempatan kali ini kita akan membahas, apa sih yang dimaksud dengan arsip elektronik? Temukan jawabannya di sini.
Daftar Isi
Apa Itu Arsip Elektronik?
Arsip elektronik adalah arsip yang di desain untuk menyimpan arsip dalam format elektronik. Atau bisa juga arsip elektronik dari arsip print out di alih media menjadi arsip elektronik. arsip elektronik dapat pula diartikan sebagai arsip digital.
Dikatakan sebagai arsip elektronik karena arsip tersebut sudah menjadi lembaran elektronik. Jika arsip sebelumnya berbentuk fisik, agar menjadi arsip elektronik perlu dikonversi menjadi bentuk digital.
Adapun cara yang dilakukan, yaitu bisa dengan scanner kecepatan tinggi. Dimana pengarsipan elektronik lebih hemat ruang dan tempat. Kareena file dapat disimpan di satu komputer dan bisa menampung ratusan bahkan jutaan file.
Mengapa Perlu Pengelolaan Arsip Elektronik
Adapun tujuan pengelolaan arsip elektronik, yaitu sebagai acuan kepada pencipta arsip dan lembaga kearsipan terkait pengelolaan arsip elektronik itu sendiri. Adapun beberapa tujuan lain, yang meliputi sebagai berikut.
- Menjamin bahwasanya arsip elektronik tidak akan mengalami perubahan
- Ditinjau dari system, arsip elektronik dijamin kehandalannya, sehingga tidak perlu diragukan lagi.
- Menjamin waktu penciptaan arsip elektronik
- Menjadikan identitas pencipta arsip elektronik.
- Sebagai upaya transparansi dan bentuk akuntabilitas dan perumusan kebijakan secara efektif
- Menyediakan informasi untuk membantu membuat keputusan
- Meningkatkan kualitas manajemen risiko dan kesinambungan ketika terjadi musibah. Misalnya ketika terjadi musibah gempa bumi dan banjir, arsip konvensional rawan rusak. Sementara jika disimpan dalam bentuk digital, akan tetap utuh dan baik-baik saja
- Sebagai dukungan dan perlindungan litigasi terhadap perundang-undangan.
- Sebagai upaya untuk meningkatkan akuntabilitas organisasi sekaligus meningkatkan efisiensi pembiayaan. Setidaknya dengan arsip elektronik tidak perlu lagi menganggarkan rak, atau cabinet penyimpanan arsip. Cukup satu perangkat arsip sudah tersimpan lebih praktis
- Sebagai pembentukan identitas pekerjaan, budaya dan perlindungan terhadap kesadaran kolektif.
Itulah sepuluh alasan kenapa perlu pengelolaan arsip elektronik. Dari kesepuluh tujuan tersebut, setidaknya sudah cukup memberikan jawaban terkait kenapa harus beralih ke arsip digital.
Baca Juga: Apa itu Arsip Digital? Berikut Jenisnya
Tahapan Pengelolaan Arsip Elektronik
Adapun tahap pengelolaan arsip elektronik diatur dalam peraturan arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2021 tentang pengelolaan arsip elektronik, tentang tahapan pengelolaan arsip elektronik yang diatur dalam pasal 9 yang berisi bahwa Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE) dilakukan dengan beberapa tahap yang meliputi
- Pembuatan dan penerimaan arsip elektronik
- Penggunaan arsip elektronik
- Penyimpanan arsip elektronik
- Pemeliharaan dan alih media arsip elektronik
- Penyusutan arsip elektronik
- Akuisisi arsip elektronik
- Deskripsi dan pengelolaan arsip elektronik
- Preservasi digital
- Akses dan pemanfaatan arsip elektronik.
Masih di Perpu dan pasal yang sama, Pengelolaan Arsip Elektronik dilaksanakan secara efektif, efisien dan tersistematis.
Baca Juga:
Cara Pengelolaan Arsip Elektronik
Jika tahapan pengelolaan arsip menurut perpu dapat dilihat pada bab di atas. Maka, ada pun cara pengelolaan arsip elektronik paling umum dilakukan, yaitu sebagai berikut.
1. Pengumpulan bahan
Cara pengelolaan arsip elektronik yang pertama adalah mengumpulkan bahan. Baik itu bahan yang berbentuk fisik, ataupun yang memang sudah berbentuk digital. Adapun saat pengumpulan bahan arsip, yaitu perlu memperhatikan kegunaan arsip.
Data yang diarsipkan adalah data yang paling prioritas. Misalnya, buku langka yang secara isi sangat penting, meskipun sudah puluhan tahun, karena sifat buku langka dan warisan leluhur, maka buku langkah itulah yang diprioritaskan untuk diarsipkan secara digital.
Jadi, tidak semua bahan dapat dilakukan pengarsipan digital. Hanya arsip yang dari sisi informasi masih relevan dan masih memiliki nilai-nilai sentimentil.Misalnya, buku-buku lama yang masih menggunakan bahasa sansekerta yang ditulis oleh pujangga dan orang-orang berpengaruh pada masa dulu.
2. Tahapan pemindaian
Setelah pengumpulan bahan dirasa sudah memenuhi kriteria seleksi. Maka cara pengelolaan arsip berbasis elektronik bisa dilanjutkan dengan tahap pemindaian. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, jika pemindaian dapat dilakukan dengan scanner atau bisa juga dengan memfoto.
Adapun format yang dapat digunakan dalam tahap pemindaian, yaitu bisa menggunakan format image tanpa kompresi. Umumnya resolusi yang aman untuk perlindungan arsip adalah beresolusi 600 dpi dengan format TIFF
3. Tahapan Manipulasi
Setelah selesai dipindai, maka file perlu disesuaikan terlebih dahulu agar dapat digunakan. Yaitu dengan mengubah format TIFF menjadi PDF yang resolusi yang lebih ramah untuk dibuka oleh perangkat digital. Untuk resolusi dapat diperkecil hingga 25% dari resolusi aslinya.
4. Tahapan Entry Data
Setelah proses manipulatif selesai, masuk ke tahap entry data. Di Bagian ini kita perlu membuat data deskripsi arsip yang sesuai dengan isi arsip. Adapun tujuan entry data, yaitu memudahkan ketika dilakukan proses pencarian. Adapun cara yang bisa dilakukan, misalnya membuat kata kunci yang relevan dengan deskripsi dan isi arsip.
5. Tahapan editing dan koreksi
Cara pengelolaan arsip elektronik yang tidak kalah penting setelah semuanya sudah dilakukan, yaitu masuk ke tahap editing dan koreksi. Terutama saat menuliskan deskripsi dan kata kunci yang dientri ke arsip elektronik. Karena kesalahan ketik akan mempengaruhi ketika dilakukan pemanggilan informasi yang tidak singkrong dan tidak bisa muncul di search engine.
6. Akses arsip digital
Pengelolaan arsip elektronik memang beragam . Ada arsip digital yang memang disimpan di Website, sehingga dapat diakses oleh umum. Namun, ada juga yang disimpan di database internal. Misalnya hanya diakses oleh perangkat yang terhubung di satu tempat.
Misalnya di perpustakaan, hanya bisa diakses ketika mengakses di sana. Karena banyak alasan, misalnya alasan arsip rahasia yang dapat diakses oleh orang-orang tertentu yang memiliki kepentingan seperti penelitian.
Itulah enam cara pengelolaan arsip elektronik yang umum diterapkan. Mungkin ada yang melakukan dengan tahapan yang berbeda, namun secara garis besar akan memenuhi cara di atas.
Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik
Dari beberapa poin di atas terkait pengelolaan arsip berbasis elektronik, tentunya ada kekurangan dan kelebihan.
A. Kelebihan
Jika dilihat dari kelebihannya, arsip elektronik memfasilitasi backup arsi-arsip vital, menawarkan keamanan akses arsip elektronik dari pihak luar. Tidak hanya sampai disitu,arsip elektronik juga memiliki penyajian informasi lebih cepat dan memiliki kemampuan merekam sangat baik. Dari segi akses pun juga efektif dan efisien.
B. Kekurangan
Adapun kelemahan dari arsip elektronik, yaitu peluang untuk memanipulasi file lebih mudah, kesulitan dalam berbagi file, terutama yang tidak memiliki perangkat, format dan akses yang mendukung.
Adapun kelemahan dari arsip elektronik yang terakhir, yaitu kemungkinan file rusak yang tanpa diketahui indikasi atau gejala awalnya. Misalnya, file rusak akibat virus sehingga file terhapus secara permanen.
Itulah beberapa ulasan tentang pengelolaan arsip elektronik. Semoga sedikit ulasan ini memberikan wawasan dan manfaat tentang dunia pengarsipan. (Irukawa Elisa).
