Manajemen perpustakaan perlu diperhatikan sebagai sarana mengelola segala aktivitas perpustakaan secara fleksibel, dan tidak menghasilkan resiko yang terlalu tinggi.
Oleh karena itu, Banyak instansi yang perlu membuat manajemen. Lalu, pertanyaanya adalah apa itu manajemen perpustakaan? Berikut ulasannya.
Pengertian Manajemen Perpustakaan
Manajemen perpustakaan adalah upaya pihak perpustakaan swasta/negeri melakukan proses mengatur dan memanfaatkan sumber daya perpustakaan. Bentuk sumber daya perpustakaan bisa berbentuk dana, perlengkapan, barang koleksi hingga sumber daya manusia yang bekerja dan terlibat di perpustakaan.
Perpustakaan adalah tempat untuk mengakses informasi secara digital ataupun non digital. Oleh karenanya, dibutuhkan manusia yang mengatur, melakukan pengarsipan, mengolah, perawatan hasil koleksi yang tersedia di perpustakaan.
Fungsi Manajemen Perpustakaan
Kehadiran manajemen perpustakaan tidak hadir secara serta-merta saja. Setiap instansi swasta maupun negeri yang mengelola perpustakaan memiliki beberapa fungsi. Berikut adalah beberapa fungsinya.
1. Perencanaan
Manajemen perpustakaan membutuhkan perencanaan yang jelas, agar dapat dijalankan lebih sederhana oleh seluruh stakeholder yang bekerja di perpustakaan.
Secara teknis, cara membuat perencanaan perpustakaan adalah menetapkan 5w+1h yang meliputi who, what, when, where, why dan how. Anda juga bisa memproses perencanaan perpustakaan dengan melakukan penetapan visi-misi dan menetapkan sebuah tujuan.
Pentingnya menetapkan visi dan misi perpustakaan agar apa yang ingin dicapai mudah direalisasikan. Sebuah rencana dan mimpi pun juga diperlukan tujuan yang jelas, agar menghasilkan sesuai target dan sesuai rencana yang ingin diciptakan.
2. Perogranisasian
Jika pernah mendengar istilah pengorganisasian, Anda pasti tahu tujuan dari organizing ini, yaitu menyatukan seluruh kegiatan yang akan dijalankan. Penyatuan kegiatan ini dilakukan agar lebih efektif, lebih sederhana dan tidak terjadi tumpang tindih pelaksanaan tugas.
Apabila proses penyatuan kegiatan ini dibutuhkan SDM, prosedur, koordinasi dan sumber dana yang baik. Diperlukan pengarahan agar tidak terjadi miskomunikasi dan bentrok.
Cara membuat koordinasi perpustakaan dapat dilakukan dengan cara membuat rumusan tujuan yang sudah dirumuskan sebelumnya, pembagian kerja agar tidak terjadi tumpang tindih, pembagian wewenang, kesatuan komando, dan koordinasi. Berikut penjelasannya.
3. Perumusan Tujuan
Pentingnya membuat rumusan tujuan agar visi misi yang sudah dibuat dijalankan sesuai sasaran dan tepat. Agar tidak banyak waktu yang terbuang. Sekaligus memperkecil distraksi.
- Pembagian kerja
Pembagian kerja menjadi rahasia agar pengorganisasian perpustakaan berjalan efektif. Jadi jumlah SDM yang ada, bisa dibagi tugas kerja, agar lebih cepat saat mengerjakan tugas, sesuai dengan jobdesk masing-masing.
- Pembagian wewenang.
Pentingnya untuk membagi kewenangan, untuk menghindari konflik internal dan perebutan jobdesk. Salah satu fungsi pembagian wewenang adalah memberikan batasan satu dengan dengan yang lain.
- Kesatuan komando
Salah satu kunci kerja fokus dan selesai sesuai jobdesk masing-masing adalah kesatuan komando. Satu komando menjadi jurus agar tidak terjadi dualisme pengaruh, dan meminimalisir terjadinya konflik.
- Koordinasi
Sebuah pekerjaan tidak akan berjalan dengan baik. Agar semua tugas terencana dan tepat sasaran, dibutuhkan koordinasi. Koordinasi efektif meminimalisir terjadinya miskomunikasi ataupun mengurangi konflik internal.
4. Penggerakan
Pentingnya memberikan vibes yang positif dan membangun dalam sebuah kinerja. Maka dibutuhkan penggerak atau actuating. Jadi sebuah rancangan, rencana ataupun impian, harus segera dimulai dikerjakan. Karena sebagus apapun rencana, ide dan gagasan jika tidak disertai dengan action, maka tidak akan pernah tahu hasilnya seperti apa.
Dimana untuk merealisasikan, seluruh stakeholder perpustakaan turut terlibat. Karena ada banyak SDM, maka dibutuhkan actuating agar mereka memiliki kesadaran diri dan semangat untuk action.
Lalu siap yang bertanggungjawab mengerjakan tugas ini? Tidak lain adalah pimpinan perpustakaan. Jadi kuncinya ada di keputusan pimpinan perpustakaan. Seorang atasan tidak sekedar menggerakan para SDM perpustakaan, tetapi juga perlunya diberi edukasi tentang tugas dan peran mereka masing-masing.
Baca Juga: Layanan Referensi Perpustakaan: Tujuan, Fungsi dan Jenis
5. Pengawasan
Fungsi manajemen yang tidak kalah penting lainnya adalah, perlunya pengawasan atau controlling. Dalam sebuah organisasi ataupun manajemen kerja, controlling adalah power yang paling efektif untuk mencapai target. Setidaknya dengan adanya pengawasan, masing-masing divisi yang ditunjuk akan menjalan tugasnya penuh dengan tanggungjawab.
Tidak hanya berhenti sampai disitu, peran dari pengawasan juga mampu melakukan kontrol roda organisasi, mampu mengimplementasikan rencana dan bisa mengontrol pengendalian mutu.
Hanya saja, tidak semua pengawasan bisa berjalan dengan baik. Dampak pengawasan yang sudah termanajemen dengan baik, akan menghasilkan hasil yang baik.
Sebaliknya, jika pengawasan dilakukan sekedarnya, tanpa konsep perencanaan, sistem pengawasan dan standar evaluasi juga tidak akan menghasilkan hasil yang baik.
6. Evaluasi
Manajemen perpustakaan yang terakhir adalah, perlu melakukan evaluasi. Evaluasi menjadi alat untuk melakukan kontrol program pelayanan perpustakaan. Evaluasi juga dapat dijadikan sebagai sarana untuk memutuskan bahan pertimbangan dan melakukan langkah-langkah perbaikan demi keberlanjutan program yang akan datang.
Umumnya setiap instansi/organisasi perpustakaan memiliki caranya sendiri-sendiri untuk melakukan evaluasi. Ada yang melakukan evaluasi koleksi, evaluasi ruangan-perlengkapan, pelayanan perpustakaan, evaluasi staf dan evaluasi dana. Jadi, evaluasi dapat dilakukan sesuai bidang atau bagiannya masing-masing.
5 Pengelolaan Manajemen Perpustakaan
Manajemen perpustakaan menjadi unsur yang cukup penting di dunia pengarsipan. Maka tidak heran jika setiap organisasi perpustakaan sangat memperhatikan manajemen perpustakaan. Ketika perpustakaan dimanajemen dengan baik, maka semua koleksi juga akan terawat dan awet.
Sebaliknya, ketika manajemennya perpustakaan buruk, maka banyak keluhan yang tidak mengenakan. Berikut beberapa aspek jika anda ingin mengelola manajemen perpustakaan secara efektif dan maksimal.
1. Pengelolaan Bahan Pustaka
Aspek yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan manajemen perpustakaan adalah perlunya mengelola koleksi bahan pustaka. Ada banyak jenis bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Apalagi jika perpustakaan itu besar. Maka, bahan pustaka yang bersifat digital ataupun nondigital benar-benar dikelola sedemikian rupa.
Untuk perpustakaan besar yang sudah menyediakan bahan pustaka secara digital, membutuhkan tenaga IT. Sementara perpustakaan yang sederhana dan konvensional, maka pengelolaan koleksi bahan pustaka masih sebatas pada bahan pustaka konvensional.
2. Inventarisasi dan Klasifikasi
Pengelolaan koleksi bahan pustaka ini pun wajib diklasifikasikan. Misalnya koleksi bahan pustaka untuk anak-anak, untuk remaja, untuk pelajar, untuk masyarakat umum bahkan buku-buku pendidikan juga perlu klasifikasikan sendiri-sendiri.
Fungsi klasifikasi dan inventarisasi bagi pustakawan atau petugas perpustakaan mudah saat melakukan identifikasi, dan memantau. Bagi pengunjung perpustakaan, klasifikasi sangat membantu untuk memperoleh buku yang relevan, yang sesuai dengan yang dicari-cari.
3. Pembuatan Katalog
Penting juga membuat katalog. Khususnya perpustakaan besar, dan menyediakan ribuan koleksi bahan pustaka, maka kehadiran katalog terbikti efektif membantu pengunjung mengetahui dimana lokasi buku disimpan, melihat jumlah buku yang dipinjamkan dan masih banyak lagi.
Baca Juga: Perpustakaan Perguruan Tinggi Adalah: Syarat Pendirian dan Struktur
4. Pemeliharaan/pembinaan Koleksi Perpustakaan
Tahukah anda jika tugas seorang pustakawan itu tidaklah mudah. Mereka memiliki tugas untuk memelihara dan membina koleksi perpustakan. Bayangkan jika koleksi bahan pustakanya ratusan koleksi.
Maka, petugas harus mengontrol seluruh koleksi yang tersimpan. Jika ada buku yang rusak bisa segera dibenahi. Jika ada buku yang mulai keropos juga harus dibenahi, apalagi jika koleksi tersebut jenis koleksi langka.
5. Administrasi Perpustakaan
Agar pengelolaan perpustakaan tidak sekedar melakukan kontrol koleksi perpustakaan, anda bisa membuat administrasi perpustakaan. Meskipun ini terlihat sepele, tetapi jika dicermati lebih dalam, administrasi memiliki peran besar.
Administrasi membantu manajerial perpustakaan, agar bisa melacak koleksi yang masuk dan yang keluar, serta bisa mengetahui apakah bagian yang perlu membutuhkan penanganan.
Kesimpulan
Itulah artikel dari Pengadaan Buku tentang beberapa ulasan seputar manajemen perpustakaan. Semoga sedikit pembahasan ini cukup memberikan jawaban.
