Ada berbagai jenis arsip yang perlu diketahui dan harus dikenal di dalam dunia kearsipan. Hal ini penting untuk membedakan mana penggolongan atau kategori arsip yang satu dengan arsip yang lain. Salah satunya akan dibahas dalam artikel ini, yaitu arsip dinamis.
Pada dasarnya, arsip merupakan arsip konvensional yang mana arsip tersebut berisi mengenai informasi yang tercatat di media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan. Namun saat ini, arsip dikemas dengan berbagai media baru. Dan di dalamnya dibagi lagi atas berbagai macam, salah satunya adalah arsip dinamis.
Apa itu arsip dinamis? Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu arsip dinamis, di bawah ini akan dijelaskan dengan detail mengenai apa itu arsip dinamis, apa saja jenis-jenis arsip dinamis, apa perbedaan antara jenis-jenis arsip dinamis, bagaimana bentuknya di era digital ini, dan bagaimana saja contoh arsip dinamis.
Daftar Isi
Pengertian Arsip Dinamis
Dikutip dari laman resmi ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai 7 dijelaskan ada beberapa pengertian arsip.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sementara itu, pengelolaan arsip dinamis ini merupakan sebuah proses pengendalian arsip dinamis yang dilakukan secara efektif, efisien, dan juga sistematis.
Proses pengelolaannya meliputi penciptaan, penggunaan, dan juga pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam menyelenggarakan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Berikut adalah cara dan tahapannya.
1. Tata Naskah Dinas
Tata naskah dinas merupakan suatu pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan di dalam komunikasi kedinasan.
2. Klasifikasi Arsip
Sementara itu, klasifikasi arsip merupakan pola pengaturan arsip yang secara berjenjang dilakukan dari hasil pelaksanaan fungsi dan juga tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi di dalam kearsipan.
3. Jadwal Retensi Arsip
Ini penting di dunia kearsipan, terutama arsip dinamis karena artinya menyusun arsip berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman tersebut merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, serta BUMN dan/atau BUMD.
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dalam hal ini, arsip disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang mana artinya harus mudah diakses oleh publik. Namun untuk pertimbangan keamanan dan untuk melindungi fisik arsip, perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip terutama arsip dinamis.
Jenis Arsip Dinamis
Arsip dinamis ini digunakan secara langsung di dalam kegiatan suatu organisasi atau perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi menjadi dua jenis, yaitu arsip aktif dan juga arsip inaktif. Berikut penjelasannya.
1. Arsip Aktif
Arsip aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. Artinya arsip ini frekuensi penggunaannya masih tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus. Di dalam penentuan penggunaan arsip aktif, batas tinggi rendahnya frekuensi arsip sangat tergantung pada kondisi organisasi pencipta atau pemilik arsip.
Misalnya jika ketentuan pembatasan adalah 5 atau 6 kali suatu berkas digunakan per tahun, maka bila arsip ini digunakan lebih dari 5 atau 6 kali dalam satu tahun, berkas tersebut dikategorikan sebagai arsip aktif. Dan sebaliknya jika kurang dari 5 atau 6 dalam satu tahun, maka termasuk arsip inaktif.
2. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan di dalam proses pekerjaan sehari-hari atau artinya arsip inaktif ini frekuensi penggunaannya telah menurun. Biasanya arsip ini hanya digunakan sebagai referensi.
Berbeda dengan arsip aktif, ketentuan pembatasan pada arsip inaktif mengacu pada standar ICA (International Council on Archives) atau menurut ARMA (American Record Manager Association) bahwa arsip yang satu tahun dirujuk lebih dari batas, maka termasuk arsip aktif.
Selain dapat digunakan untuk ketentuan pembatasan berdasarkan jadwal retensi arsip, secara garis besar arsip inaktif ini digunakan sebagai referensi atau rujukan bagi suatu kantor atau organisasi guna keperluan kegiatan penyusunan dan pelaksanaan kegiatan administrasi.
Apa Perbedaan Antara Arsip Aktif dengan Arsip Pasif (Inaktif)
Untuk membedakan antara arsip aktif dan arsip pasif atau arsip inaktif, berikut adalah perbedaan yang mudah untuk diketahui.
- Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, arsip aktif ditentukan dari batas tinggi rendahnya frekuensi arsip menurut ketentuan pembatasan. Jika suatu arsip digunakan dengan frekuensi besar lebih dari ketentuan, maka termasuk arsip aktif dan jika di bawah ketentuan berarti arsip inaktif.
- Arsip aktif memiliki fungsi mendukung pelaksanaan tugas atau aktivitas organisasi sehari-hari karena menginfokan bagaimana seharusnya laju organisasi berdasarkan pengelolaan, sedangkan arsip inaktif berperan sebagai referensi atau rujukan bagi suatu kantor atau organisasi untuk menyusun dan melaksanakan kegiatan administrasi.
- Tempat penyimpanan arsip aktif dirancang untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan lebih aman. Sementara arsip inaktif disimpan pada tempat, salah satunya bangunan yang dirancang untuk menyimpan suatu arsip.
Bentuk Arsip Dinamis di Era Digital
Pada era digital ini, arsip-arsip dikonversikan dalam bentuk digital, baik dapat berupa gambar, suara, video, tulisan, atau data lainnya yang dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah dalam program komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital.
Media yang dapat menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut tidak dapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, seperti komputer atau lainnya. Media pembaca digital yang populer saat ini adalah Hard Disk Drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya.
Sementara media penyimpanan digital yang saat ini umum digunakan adalah harddisk, karena memiliki kapasitas yang besar, harga relatif murah, daya tahannya cukup baik, dan dapat diintegrasikan ke dalam sistem server komputer.
Contoh Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan salah satu jenis arsip dengan penanganan khusus. Berikut adalah beberapa contoh dari arsip dinamis yang sering ada.
- Daftar absen karyawan
- Rapot
- Ijazah
- Sertifikat tanah dan bangunan
Contoh Arsip Aktif
Beberapa contoh arsip yang merupakan arsip aktif yang digunakan oleh suatu lembaga, atau organisasi, dan/atau perkantoran contohnya adalah daftar hadir atau absensi karyawan. Jenis arsip tersebut merupakan jenis arsip yang sering bahkan setiap hari digunakan di dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Berikut beberapa contoh arsip aktif yang sering kita jumpai:
- Dokumen Proyek
- Dokumen Karyawan
- Catatan pertemuan rapat
- Dokumen Regulasi dan Kepatuhan
- Data Penelitian atau Analisis
Contoh Arsip Inaktif
Sementara itu, beberapa contoh arsip inaktif yang digunakan oleh suatu lembaga, atau organisasi, dan/atau perkantoran contohnya adalah ijazah, sertifikat tanah dan bangunan, sertifikat kendaraan bermotor (BPKB). Berbagai arsip tersebut digunakan, namun frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi tetap harus dikelola sebagai arsip yaitu arsip inaktif.
- Dokumen Keuangan Lama
- Dokumen Proyek Lama
- Dokumen Kontrak Lama
- Arsip Kedokteran
- Sertifikat Tanah
Berikut informasi tentang pengertian arsip dinamis beserta contohnya. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kamu. Terima kasih!
Pengetahuan Penting Kearsipan
