Pernah nggak kamu kesulitan mencari satu judul buku di rak perpustakaan yang isinya ribuan koleksi? Atau malah menemukan buku lama yang halamannya sudah rapuh dan nyaris tak bisa dibaca lagi? Dua masalah ini biasanya muncul karena satu hal yang sama, yaitu pengarsipan pustaka yang belum dikelola dengan baik.
Pengarsipan pustaka bukan cuma soal menyimpan buku di rak, tapi mencakup proses mencatat, mengklasifikasikan, sampai merawat bahan pustaka agar mudah ditemukan dan tetap awet dalam jangka panjang. Kalau proses ini berjalan asal-asalan, dampaknya bisa terasa sampai bertahun-tahun kemudian, mulai dari koleksi yang hilang, rusak, sampai sulit dilacak keberadaannya.
Nah, di artikel ini kamu akan diajak memahami apa itu pengarsipan pustaka, kenapa hal ini penting, tahapan-tahapannya, sampai cara melakukannya dengan benar supaya koleksi perpustakaan tetap tertata dan terjaga kualitasnya.
Daftar Isi
Apa Itu Pengarsipan Pustaka?
Pengarsipan pustaka adalah kegiatan mengolah bahan pustaka yang baru masuk ke perpustakaan agar tercatat, terklasifikasi, dan tersimpan dengan sistem yang jelas sehingga mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Proses ini menjadi salah satu inti tugas perpustakaan karena berkaitan langsung dengan tertib administrasi koleksi.
Menurut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro, pengolahan bahan pustaka mencakup empat kegiatan pokok, yaitu inventarisasi, klasifikasi, input data, labeling, dan penataan di rak (shelving). Inventarisasi sendiri berupa pencatatan bahan pustaka yang telah resmi menjadi milik perpustakaan, sehingga jumlah dan asal koleksi bisa terlacak dengan jelas.
Selain proses pencatatan dan penataan, pengarsipan pustaka yang baik juga tidak lepas dari upaya pelestarian atau preservasi. Menurut Perpustakaan Nasional RI, preservasi mencakup kegiatan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, hingga perbaikan bahan pustaka agar kondisinya tetap baik dan bisa terus dimanfaatkan.
Kenapa Pengarsipan Pustaka Itu Penting?
Pengarsipan yang rapi memberi dampak besar terhadap kualitas layanan perpustakaan secara keseluruhan. Berikut beberapa alasan kenapa hal ini perlu diperhatikan dengan serius.
- Mempermudah proses temu kembali informasi: Koleksi yang terklasifikasi dengan baik membuat pengunjung maupun pustakawan lebih cepat menemukan buku yang dicari.
- Menjaga keakuratan data koleksi: Inventarisasi yang tertib membantu perpustakaan mengetahui jumlah, kondisi, dan lokasi setiap bahan pustaka.
- Memperpanjang usia bahan pustaka: Preservasi yang tepat mencegah kerusakan akibat kelembapan, debu, atau serangan organisme perusak seperti serangga kertas.
- Mendukung tertib administrasi: Pencatatan yang jelas membantu perpustakaan dalam pelaporan, audit koleksi, sampai proses akreditasi.
Baca Juga: Penyiangan Bahan Pustaka: Pengertian dan Tujuan
Tahapan Pengarsipan Bahan Pustaka
Secara umum, proses pengarsipan bahan pustaka dilakukan melalui beberapa tahapan berikut ini.
1. Inventarisasi
Tahap ini mencatat setiap bahan pustaka yang masuk, baik dari pembelian, hibah, maupun kerja sama dengan penerbit. Pencatatan biasanya mencakup nomor induk, judul, pengarang, sampai sumber perolehan.
2. Klasifikasi
Setiap bahan pustaka dikelompokkan berdasarkan subjek atau kategori tertentu menggunakan sistem klasifikasi, seperti Dewey Decimal Classification (DDC) yang umum dipakai di perpustakaan Indonesia. Klasifikasi ini memudahkan penataan koleksi berdasarkan bidang ilmu.
3. Input Data atau Katalogisasi
Data bahan pustaka dimasukkan ke sistem katalog, baik secara manual maupun digital, supaya bisa ditelusuri dengan cepat lewat judul, pengarang, atau kata kunci tertentu.
4. Labeling
Setelah diklasifikasikan, setiap koleksi diberi label berisi nomor panggil (call number) agar mudah dikenali dan ditempatkan sesuai kategorinya di rak.
5. Shelving atau Penataan di Rak
Bahan pustaka yang sudah diberi label ditata di rak sesuai urutan klasifikasi. Penataan yang konsisten akan membuat pengunjung maupun petugas lebih mudah menavigasi koleksi.
Baca Juga: Kenali 9 Manfaat Pengadaan Bahan Pustaka
Cara Melakukan Pengarsipan Pustaka yang Baik
Supaya pengarsipan berjalan optimal, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan selain sekadar mengikuti tahapan di atas.
1. Gunakan Sistem Klasifikasi yang Konsisten
Pilih satu sistem klasifikasi, misalnya DDC, dan terapkan secara konsisten ke seluruh koleksi. Sistem yang berubah-ubah justru akan membingungkan proses temu kembali informasi.
2. Manfaatkan Sistem Digital untuk Pencatatan
Katalog digital memudahkan pencarian, pembaruan data, sampai pelacakan riwayat peminjaman. Sistem ini juga membantu meminimalkan human error dibanding pencatatan manual sepenuhnya.
3. Terapkan Kebijakan Preservasi Secara Berkala
Lakukan survei kondisi fisik koleksi secara rutin, misalnya untuk memeriksa kertas yang lembap, jilid yang mulai lepas, atau serangan serangga. Semakin cepat masalah terdeteksi, semakin mudah pula proses perbaikannya.
4. Jaga Kondisi Lingkungan Penyimpanan
Kelembapan, suhu ruangan, dan pencahayaan yang tidak terkontrol bisa mempercepat kerusakan bahan pustaka. Pastikan ruang penyimpanan memiliki sirkulasi udara yang baik dan terhindar dari paparan sinar matahari langsung.
5. Lakukan Penyiangan Koleksi Secara Berkala
Penyiangan atau weeding adalah proses menyortir koleksi yang sudah rusak, using, atau tidak relevan lagi. Langkah ini penting supaya rak perpustakaan tidak dipenuhi koleksi yang justru membingungkan pembaca.
Pengarsipan pustaka yang baik adalah fondasi dari perpustakaan yang tertata dan bisa diandalkan. Mulai dari inventarisasi, klasifikasi, input data, labeling, sampai shelving, setiap tahapan punya peran penting agar koleksi mudah ditemukan sekaligus terjaga kualitasnya.
Jangan lupa, pengarsipan yang baik juga perlu diimbangi dengan upaya preservasi agar bahan pustaka tidak cepat rusak. Selain itu, pembaruan koleksi secara berkala juga penting untuk memastikan perpustakaan tetap relevan dengan kebutuhan penggunanya.
Jika perpustakaan Anda sedang merencanakan pengadaan buku, Deepublish menyediakan beragam koleksi buku akademik, referensi, dan buku pengayaan yang dapat mendukung pengembangan koleksi perpustakaan.
Referensi:
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro. Pengolahan Bahan Pustaka. n.d., https://dinasperpusarsip.bojonegorokab.go.id/berita/baca/30. Diakses pada 27 Juli 2026.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Weeding sebagai Upaya Pelestarian Koleksi Perpustakaan. 2021, https://dkpus.babelprov.go.id/content/weeding-sebagai-upaya-pelestarian-koleksi-perpustakaan. Diakses pada 27 Juli 2026.
Fatmawati, E. “Preservasi, Konservasi, dan Restorasi Bahan Perpustakaan.” Jurnal Libria, vol. 10, no. 1, 2018, p. 58.
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Pentingnya Pelestarian Bahan Koleksi Pustaka dan Memorabilia di Era Digital. 2022, https://www.perpusnas.go.id/berita/pentingnya-pelestarian-bahan-koleksi-pustaka-dan-memorabilia-di-era-digital. Diakses pada 27 Juli 2026.
Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional RI. Kebijakan Preservasi: Permasalahan dan Solusinya. 2019, https://preservasi.perpusnas.go.id/artikel/9/kebijakan-preservasi–:-permasalahan-dan-solusinya. Diakses pada 27 Juli 2026.
Rohmaniyah. “Kegiatan Penyiangan (Weeding) Koleksi Bahan Pustaka di Perpustakaan Perguruan Tinggi.” Al-Kuttab: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, vol. 1, no. 1, 2019, https://doi.org/10.24952/ktb.v1i1.1029. Diakses pada 27 Juli 2026.
