Tips penataan arsip yang berantakan di kantor sepertinya banyak dialami. Apalagi jika arsip tersebut aktif. Sehingga banyak arsip masuk dan keluar dan menyebabkan arsip berantakan. Ketika arsip berantakan dan tidak segera dirapikan kembali, maka dapat menimbulkan kehilangan dokumen arsip yang dapat berdampak di lini sektor lain jadi ikutan terganggu.
Menjaga kebersihan dan kerapian dokumen arsip itu penting. Memang terlihat mudah, namun sangat bermanfaat. Setidaknya ketika hendak mengambil arsip, petugas arsiparis lebih mudah menemukan dokumen tersebut.
Jadi, penting sekali menjaga kerapian ruang arsip agar tidak berantakan. Lalu bagaimana sih cara menata arsip berantakan di kantor? Berikut beberapa tips yang bisa digaris bawahi.
Seleksi Dokumen
Tips agar penyimpanan tidak berantakan, lakukan seleksi dokumen sesuai jangka waktu, dan perhatikan jenis dokumen. Apakah dokumen tersebut kategori dokumen rahasia atau dokumen umum. Melakukan seleksi terlihat sepele, namun proses identifikasi arsip yang masuk ini sangat penting. Fungsinya untuk memperingkas tempat dan mengatur kerapian.
Salah satu kelebihan penyimpanan arsip secara ringkas akan memudahkan arsiparis untuk mencari dokumen arsip lebih cepat. Sehingga dari segi waktu lebih efisien dan efektif. Adapun keuntungan efektivitas waktu, bisa mengerjakan pekerjaan yang lain, sehingga lebih cepat mencapai target perusahaan. Serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja karyawan.
Simpan dokumen sesuai jangka waktu. Misalnya, mengklasifikasikan dokumen lama dengan dokumen baru. Membedakan jangka waktu penyimpanan efektif Ketika menyeleksi dokumen yang masa aktif penyimpanan kadaluarsa. Sehingga ketika masuk ke masa pemusnahan dokumen lama, bisa cepat ketemu tidak perlu memilah lagi.
Menghancurkan Arsip Lama
Tidak selamanya dokumen disimpan seumur hidup. Ada beberapa jenis arsip yang harus dihancurkan jika sudah melampaui waktunya. Kecuali dokumen arsip yang bersifat sejarah, peninggalan berserah penting negara, maka selama apapun tidak disarankan untuk dimusnahkan.
Sebaliknya, dokumen arsip yang bersifat umum memiliki usia maksimal penyimpanan. Jika sudah melebihi batas penyimpanan tersebut, wajib dimusnahkan atau dihancurkan. Tujuan pemusnahan dokumen lama adalah agar tidak menyulitkan penataan arsip agar lebih ringkas, efektif dan efisien. Sehingga petugas arsiparis bisa lebih mudah menemukan dokumen tersebut.
Selama proses penghancuran dokumen arsip tidak boleh asal dihancurkan. Butuh persetujuan pihak-pihak terkait dan memastikan bahwa dokumen yang dihancurkan benar-benar aman dan tidak menimbulkan resiko keamanan. Untuk penghancuran dokumen umumnya dapat dilakukan dengan mesin penghancur kertas. Penghancuran kertas ditujukan agar dokumen tersebut tidak bisa direkonstruksi lagi.
Baca Juga:
- Fungsi dan Manfaat Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
- Akuisisi Arsip: Pengertian, Proses dan Contoh
- Perbedaan Arsip dan Dokumen
Digitalisasi Arsip
Adapun tips lain agar penataan arsip lebih rapi dan tidak berantakan. Tidak ada salahnya mengikuti perkembangan digital. Yap, betul sekali. Kita bisa menyimpan arsip dengan mendigitalisasi arsip. Cara ini dijamin rapi. Karena kita tidak perlu lagi menyimpan secara fisik – meskipun pada kenyataannya pengarsipan secara konvensional tetap dilakukan.
Salah satu kelebihan menyimpan data arsip secara digital, akses dokumen bisa dilakukan dengan cepat. Sekali klik, dokumen yang dicari langsung ditemukan. Secara ruang tempat juga lebih praktis, dan tidak perlu lagi memerlukan tempat besar dan tidak perlu rak untuk menyimpan dokumen di ruangan tertentu. Cukup dengan satu perangkat laptop/komputer kita bisa menyimpan ribuan bahkan ratusan dokumen.
Di dunia kerja, arsip yang disimpan secara digital memudahkan karyawan untuk mengakses dokumen lebih fleksibel, cepat dan mudah. Sehingga tidak perlu lagi memakan waktu.
Merapikan Dokumen Arsip
Setelah Menggunakan arsip, pastikan arsip langsung ditata rapi. Cara ini lebih efektif daripada mengambil dokumen dan merapikan ketika semua aktivitas kerja selesai. Hindari penumpukan dokumen arsip, karena sangat mengganggu produktivitas kerja dan menghambat waktu.
Pastikan pula setelah menggunakan dokumen arsip, memastikan jika dokumen tersebut sudah ditempatkan ditempat yang benar. Hindari penempatan dokumen yang salah, karena dapat menyulitkan saat melakukan pencarian dokumen lain di kemudian hari. Prinsip dari merapikan dokumen setelah digunakan adalah tidak mengulur waktu.
Membuat Sistem Klasifikasi
Agar selama mendokumentasikan tidak bekerja dua kali. Maka sejak pertama kali perlu membuat sistem klasifikasi dokumen lebih jelas. Jadi sistem klasifikasi ini adalah metode penomoran ataupun pemberian kode. Salah satu keuntungan dari sistem klasifikasi ini adalah, meminimalisir terjadinya resiko kehilangan dokumen.
Keuntungan sistem klasifikasi adalah mengelompokkan dokumen sesuai dengan tipe dokumen dan sesuai dengan tujuan penyimpanan. Termasuk pula perlu membuat sistem penomoran dokumen secara jelas, agar mudah ditemukan saat akan digunakan.
Membuat Inventarisasi Secara Berkala
Tidak ada salahnya membuat laporan inventarisasi dokumen secara teratur. Tujuannya untuk memudahkan mengetahui keberadaan dan status dokumen-dokumen tersebut. Apakah dokumen yang selama ini disimpan masih ada atau sudah tidak ada. Inventarisasi sebagai kontrol sekaligus memastikan bahwa dokumen. Hanya saja dari segi waktu, memang dibutuhkan konsistensi pencatatan.
Kesimpulan
Itulah beberapa tips penataan arsip yang berantakan di kantor. Pentingnya penataan arsip tidak sekedar memudahkan tim arsiparis dalam menjalankan tugasnya. Tetapi secara tidak langsung menciptakan kerapian mendukung suasana hati arsiparis.
Jika penyimpanan arsip masih menggunakan metode konvensional, maka penataan arsip mampu meminimalisir kerusakan dokumen arsip yang tersimpan, sekaligus lebih menghemat ruang lebih efektif dan efisien. Itu sebabnya setiap perusahaan selalu berupaya untuk menciptakan kerapian di banyak aspek.
Demikian ulasan dari pengadaan.penerbitdeepublish.com singkat seputar tips penataan arsip yang berantakan di kantor. Semoga dengan pembahasan singkat ini memberikan wawasan, manfaat. Buat kamu yang punya keinginan bekerja di kantoran yang diimpikan, semoga terwujud. (Iruekkawa Elisa)
