Arsip Elektronik: Pengertian, Mengelola dan Contoh

Pada pembahasan kali ini, kita akan membahas tuntas mengenai pengertian arsip elektronik, cara mengelola dan contohnya.

Perkembangan dan juga kemajuan teknologi elektronik saat ini sangat pesat. Imbasnya telah terlihat dengan adanya pengaruh yang cukup besar pada adanya perubahan perilaku manusia dengan adanya kemajuan teknologi di bidang informasi yang memang menjanjikan kemudahan dan juga kecepatan dalam melakukan akses kepentingannya.

Akhirnya, saat ini semua hal dibuat lebih mudah dan praktis yakni secara elektronik atau digital. Baik itu dalam hal dokumen, foto, rekaman video, musik, dan lain sebagainya. Salah satu kemajuan digital atau elektronik yang penting adalah arsip elektronik.

Di dunia kearsipan, ternyata juga memanfaatkan teknologi sebagai kemudahan untuk mengakses lebih jauh dan juga lebih luas agar dapat memiliki nilai guna yang lebih besar lagi. Berikut ini akan dijelaskan secara mendetail mengenai apa itu arsip elektronik dan berbagai hal mengenai arsip elektronik.

Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik berasal dari dua kata, yaitu arsip dan elektronik. Arsip sendiri berasal dari bahasa Yunani ‘archivum yang artinya adalah tempat untuk menyimpan. Arsip juga mengadopsi istilah Belanda yaitu ‘archief’ yang artinya mirip dengan archivum. Artinya, arsip ini adalah sebuah warkat yang disimpan dalam wujud, bisa selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan juga sebagainya.

Sementara itu, elektronik adalah alat yang dibuat berdasarkan prinsip elektronika serta hal atau benda yang menggunakan alat dan dioperasikan menggunakan alat serta mempergunakan manfaat teknologi untuk memudahkan pekerjaan.

Sehingga jika diartikan, arsip elektronik merupakan informasi yang direkam dan juga disimpan ke dalam media elektronik dalam wujud digital. Biasanya ada beberapa dokumen yang bisa diarsipkan secara elektronik, diantaranya mulai dari tulisan, gambar, suara, rancangan, foto, dan lain sebagainya.

Pengertian Arsip Elektronik Menurut Ahli

Tak hanya pengertian secara bahasa dan secara umum, arsip elektronik juga memiliki pengertian masing-masing menurut para ahli. Berikut ini adalah pendapat beberapa ahli mengenai pengertian dari arsip elektronik.

1. Hendi Haryadi (dalam Priansa 2017)

Menurut Hendi Haryadi, arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data pindaian yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan secara digital copy dengan menggunakan resolusi yang tinggi dan kemudian dapat disimpan di dalam hard drive atau di dalam optical disk.

2. Haryadi (dalam Suryani, Afifah 2018)

Haryadi menyatakan banyak jenis arsip elektronik yaitu surat atau kuitansi. Arsip mempunyai banyak fungsi, di antaranya adalah sebagai bukti rekaman kegiatan, sumber data pengambilan keputusan, alat bukti peradilan, dan sebagainya.

3. Rifauddin (2026)

Rifauddin mengungkapkan pengertian arsip elektronik sebagai catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik itu analog atau digital. Arsip-arsip yang disimpan dan juga diolah dalam suatu format di mana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya.

4. Sri Rahayu (2013)

Sri Rahayu mengungkapkan bahwa arsip elektronik atau electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai kegiatan.

5. NARA (National Archives and Record Administration)

Menurut NARA (National Archives and Record Administration), arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, di mana hanya komputer yang dapat memprosesnya.

Manfaat Arsip Elektronik

Arsip elektronik ini pasti memiliki manfaat tersendiri. Berikut ini adalah manfaat dari arsip elektronik:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan adanya pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan juga biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan akan kehilangan file karena kita hanya akan melihat di layar monitor saja atau dapat mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencari berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan dengan adanya prosedur untuk melakukan backup ke dalam media lain, misalnya ke CD atau external hard disk.
5. Menghemat biaya, karena dengan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar atau satu lembarnya setara dengan 100 KB dalam format PDF atau ± 700 foto atau 1 foto setara dengan 1 MB dalam format JPEG.
6. Melakukan arsip secara digital sehingga risiko kerusakan dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisasi karena tersimpan secara digital. Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun, akan aman karena disimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega atau teman akan mudah dilakukan melalui LAN dan juga sambungan internet.
8. Meningkatkan keamanan karena adanya mekanisme kontrol yang jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik, sehingga orang yang tidak memiliki otorisasi cenderung sulit mengakses.
9. Mudah melakukan recovery data dengan cara melakukan backup data ke dalam media penyimpanan yang compatible dibandingkan melakukan recovery pada dokumen kertas yang terbakar atau terkena musibah misalnya banjir, pencurian, dan lain sebagainya yang sulit disatukan lagi.

Cara Pengelolaan Arsip Elektronik

Untuk dalam melakukan pengelolaan arsip elektronik, maka dibutuhkan fase pengelolaan yaitu sebagai berikut.

1. Tahap Penciptaan

Pada tahapan ini, arsip dibuat menggunakan aplikasi perangkat lunak dan kemudian disimpan pada perangkat penyimpanan.

2. Tahap Penggunaan dan Distribusi

Setelah itu, dilakukan tahap penggunaan dan juga distribusi dengan menggunakan file yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Tahap Pemeliharaan atau Maintenance

Tahap pemeliharaan ini melakukan pemeriksaan secara otomatis pada retensi dokumen.

4. Tahap Posisi atau Disposition

Pada tahap ini, keberadaan arsip elektronik telah dibuka untuk dapat memastikan arsip disimpan atau dimusnahkan.

Kemudian dalam proses pengelolaan arsip elektronik ini terdiri dari digitalisasi dokumen, penyimpanan, pengaksesan, dan juga pencarian kembali dokumen atau arsip. Ketiga tahap tersebut memiliki hubungan satu sama lain dalam proses pengelolaan arsip elektronik.

Selain harus dikelola secara baik, arsip elektronik juga perlu dipelihara dengan baik agar dokumen yang ada dapat tersimpan dan terjaga dengan baik. Berikut adalah yang bisa dilakukan untuk melakukan pemeliharaan arsip elektronik:

1. Menggunakan perangkat keras atau hardware seperti komputer, hard disk, laptop dan lain sebagainya sesuai prosedur dan kebutuhan.
2. Sebaiknya menggunakan perangkat lunak (software) yang asli dan bukan bajakan.
3. Lakukan kegiatan backup secara berkala.
4. Peka terhadap perkembangan teknologi, khususnya pengelolaan arsip elektronik.
5. Perlu adanya kontrol atau pengawasan dari lembaga terkait dengan keamanan arsip.
6. Perlu menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari debu, panas, atau air yang memicu kerusakan alat.

Contoh Arsip Elektronik

Adapun beberapa contoh dari arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1. gambar
2. surat elektronik (e-mail)
3. dokumen digital (file teks, file data, database), dan lain sebagainya.

Baca juga artikel kearsipan

• Apa itu Arsip Inaktif
• Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli