Profesi arsiparis salah satu profesi yang tidak banyak dilirik. Padahal jika dilihat peluang dan jenjang karirnya sangatlah bagus. Karena sedikitnya yang tertarik dengan pekerjaan arsiparis, pekerjaan ini lebih mudah ditembus, karena sedikitnya persaingan.
Jadi, buat kamu yang tertarik ingin bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipili (PNS) lebih prospek mendaftar bagian ini, karena peluangnya lebih besar dibandingkan prospek PNS lain. Hanya saja, jika ingin memasuki dunia ini, kamu wajib tahu seluk beluk tentang arsiparis itu apa sih. Nah, kamu akan temukan jawabannya di artikel ini.
Pengertian Arsiparis
Arsiparis adalah posisi struktural yang diduduki oleh seorang Pegawai Negeri Sipil atau PNS. tugas arsiparis tidak lain di bagian pengelolaan arsip. umumnya tugas arsiparis ini diidentikan dengan petugas di perpustakaan, padahal aktivitas arsiparis ini juga dilakukan di instansi organisasi pemerintah dan swasta.
Menurut KBBI Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan. kompetensi yang dimiliki diperoleh lewat pendidikan formal maupun lewate pelatihan kearsipan. Seorang arsiparis memiliki fungsi dan tanggungjawab untuk mengarsipkan data atau dokumen yang ada di sana. Data yang diarsipkan bisa dalam konteks organisasi ataupun swasta.
Fungsi Arsiparis
Menurung PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 arsiparis adalah kegiatan pengarsipan yang bertujuan untuk menjaga arsip, agar arsip tetap autentik dan tetap bisa menjadi bukti yang sah. Berikut adalah beberapa fungsi arsiparis:
1. Menjaga Arsip
Setiap lembaga, baik itu lembaga pemerintah maupun lembaga swasta pasti melakukan aktivitas penyimpanan surat-surat berharga. Salah satu tugas utama seorang arsiparis adalah menjaga arsip agar tetap aman, rapi, tidak rusak dan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu arsip tersebut akan digunakan kembali.
2. Menjaga Arsip Tetap Autentik
Dokumen atau data yang disimpan sudah seharusnya dijaga dan terjaga keautentikannya. Arti dari autentik adalah, menjaga keaslian dan keunikan arsip. Karena salah satu peran arsip sebagai alat bukti yang sah. Jika bentuk arsip di ubah-ubah atau ada yang berubah dari aslinya, maka sudah tidak lagi autentik dan bisa dijadikan alasan bahwa itu bukanlah arsip yang sah.
3. Menjaga terwujudnya arsip yang andal sesuai ketentuan
Fungsi seorang arsiparis tidak sekedar menjaga, tetapi juga menciptakan atau mengelola arsip yang andal, sehingga menciptakan pemanfaatan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Karena dalam penyimpanan arsip yang baik memiliki standarisasi. Jadi penyimpanan arsip tidak dilakukan asal-asalan begitu saja.
4. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip
Meskipun sekedar dokumen yang harus disimpan, arsip memiliki nilai yang penting. Karena pentingnya arsip, maka arsiparis berperan untuk mengelola arsip tersebut sebaik mungkin. Karena arsip-arsip yang tersimpan bisa juga memiliki nilai dan arti besar bagi orang lain.
5. Menjaga Kelestarian Arsip
Dokumen atau arsip yang disimpan memang harus dijaga dan dilestarikan. Karena arsip tersebut sebagai bukti dan memiliki nilai yang bisa mempertanggungjawabkan sesuatu hal untuk kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Tergantung dari konteks dan peruntukan dari si arsip itu terjaga
6. Menjaga keselamatan aset nasional
Dalam konteks kenegaraan, dokumen atau arsip bisa menjadi aset nasional di banyak aspek. Baik itu aspek ekonomi, pertahanan, politik, keamanan ataupun budaya. Dimana keberadaan arsip juga dapat dijadikan jati diri bangsa.
Contoh arsip yang konteksnya kenegaraan adalah bendera merah putih pertama kali dikibarkan dan yang dijahit langsung oleh Ibu Fatmawati. Atau pesawat terbang buatan BJ Habibie yang sekarang masih terarsipkan di Museum Dirgantara Yogyakarta. Dll.
7. Penelusuran Arsip
Peran seorang arsiparis adalah melakukan penelusuran arsip. Penelusuran arsip ini dilakukan atas dasar penugasan dari atasan atau pimpinan. Dimana penelusuran ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah arsip tersebut sudah sesuai atau belum, hal ini perlu dilakukan dalam upaya penyelamatan arsip.
Baca Juga:
- Jabatan Fungsional Arsiparis: Tingkatan dan Gaji
- Arsiparis: Tugas, Fungsi dan Kriteria yang Harus Dimiliki
- Perbedaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga, Apa Saja?
Tugas Arsiparis
Tugas seorang arsiparis tidak sekedar duduk manis dan memantau arsip keluar atau masuk saja. Ada banyak tugas yang harus diselesaikan. Berdasarkan Pasal 8 ayat 3a tentang jabatan fungsional kepengurusan arsiparis memiliki beberapa tugas sebagai berikut:
1. Membuat laporan evaluasi dan penilaian arsip
Ketika resmi menjadi staf arsiparis, maka tugas yang akan dikerjakan tidak lain adalah membuat laporan evaluasi dan penilaian arsip. Setiap lembaga pemerintahan atau swasta pasti akan bersinggungan dengan pelaporan, penilaian dan evaluasi
2. Membuat laporan pelayanan arsip
Termasuk juga akan membuat laporan pelayanan arsip. Pelaporan pelayanan arsip ini dibuat dengan tujuan mengetahui pelayanan dari bidang kearsipan. Apakah pelayanannya sudah sesuai atau belum.
3. Mendaftarkan arsip yang diserahkan
Sebagai arsiparis, ketika ada arsip yang masuk harus didaftarkan arsip. Sementara ketika terjadi penyerahan arsip, maka tugas seorang arsiparis adalah bagian yang mencatat dan melakukan pendaftaran. Hal ini harus dilakukan untuk memudahkan kejelasan administrasi dan arus keluar masuk arsip agar dapat ditelusur.
4. Mendaftarkan arsip yang dimusnahkan
Lembaga swasta maupun negeri yang sudah berjalan lama, pastinya memiliki banyak sekali arsip. Sehingga ada arsip yang sangat lama dan tidak lagi digunakan. Arsip-arsip yang tidak melampaui batas waktu perlu dimusnahkan.
Agar bisa memberikan ruang penyimpanan. Saat dilakukan pemusnahan arsip seorang arsiparis harus mendaftarkan arsip yang dimusnahkan tersebut, untuk laporan administratif.
5. Membuat persetujuan pemusnahan arsip
Bekerja di dunia lembaga pastinya membutuhkan persetujuan semua pihak. Oleh karena itu, sebelum dilakukan pemusnahan arsip, seorang petugas arsiparis perlu membuat persetujuan pemusnahan arsip terlebih dahulu.
Memastikan pihak yang dimintai persetujuan memberikan jawaban persetujuan atau tidak persetujuan sebelum tiba masa jadwal retensi.
6. Membuat jadwal retensi arsip
Ketika semua pihak setuju dilakukan pemusnahan arsip lama. Maka tugas arsiparis adalah membuat jadwal kapan retensi arsip akan dilakukan. Memastikan jadwal yang dibuat juga sudah disetujui oleh pihak-pihak berwenang di dalam lembaga instansi tersebut.
7. Memindahkan arsip
Tugas arsiparis juga berwenang melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip dapat dilakukan berdasarkan pertimbangan dan keputusan yang melatarbelakangi. Pemindahan arsip ini bisa karena arsip sudah terlalu lama, atau untuk kepentingan lain.
8. Membuat daftar arsip vital
Penting juga membuat daftar arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang memiliki nilai atau pertanggungjawaban yang lebih penting dibandingkan jenis arsip yang lain. Maka dari itu, seorang arsiparis boleh membuat daftar arsip vital agar bisa dibedakan dengan arsip lain.
9. Membuat daftar arsip yang dialih media
Dalam pengarsipan, ada beberapa arsip yang dialih media. Misalnya, awalnya arsip berbentuk dokumen, kemudian dialih media secara digital. Nah, untuk arsip yang demikian perlu di data dan dikomunikasikan dengan pihak yang berwenang. Mana arsip yang boleh di alih media dan mana yang tidak boleh dialihfungsikan.
10. Membuat daftar arsip terjaga
Tugas seorang arsiparis memang tidaklah sedikit. Tugasnya cukup banyak seperti yang disebutkan di atas. Ternyata masih ada tugas lain seperti membuat daftar arsip terjaga. Jadi seorang arsiparis berperan menjaga arsip yang tersimpan, agar tidak terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan
11. Membuat salinan otentik arsip terjaga
Setelah membuat daftar arsip terjaga, arsiparis masih melanjutkan tugasnya dengan membuat salinan otentik arsip terjaga. Upaya ini dilakukan tidak lain untuk memudahkan kinerja, agar tahu mana arsip yang sifatnya rahasia dan mana yang umum. Pembuatan salinan otentik ini sangat penting, agar ketika terjadi sesuatu masih memiliki file cadangan.
12. Memverifikasi arsip aktif yang autentik
Arsip aktif dan arsip autentik perlu di verifikasi. Pihak yang memverifikasi adalah petugas. Tugas seorang arsiparis juga berperan untuk memastikan arsi yang masuk agar disimpan dengan baik.
13. Registrasi arsip
Tugas yang terakhir dari arsiparis adalah melakukan registrasi arsip. Arsip yang sudah teregristrasi bisa disimpan di ruang penyimpanan. Selama proses penyimpanan arsip ditata secara rapi, runut dan diberi kode agar memudahkan pencarian, ketika arsip akan digunakan kembali.
Wewenang Arsiparis
Jika kamu suatu saat ingin menjadi PNS di bagian pengarsipan, maka mengetahui fungsi dan peran saja tidak cukup. Kamu juga perlu memahami wewenang seorang arsiparis itu seperti apa. Berikut ulasan singkat tentang kewenangan arsiparis.
1. Penutupan Arsip
Ketika kita memasuki dunia kearsipan, ada banyak kasus arsip. Ada arsip yang sifatnya sudah lama, karena peninggalan sejak zaman kerajaan majapahit, atau penemuan yang sifatnya arsip tersebut rentan.
Maka seorang arsiparis berwenang menutup arsip secara umum, dan hanya orang-orang dalam dan orang-orang tertentu yang diizinkan mengakses arsip tersebut. Tujuan tidak lain adalah menjaga keamanan informasi ataupun menjaga agar arsip fisik yang rentan tetap aman.
2. Membatasi Akses
Ada kasus-kasus tertentu, dimana dokumen arsip berisi hal-hal yang sifatnya rahasia. Sehingga seorang arsiparis memiliki hak untuk membatasi akses agar tidak terjadi penyelewengan isi dokumen atau isi arsip tersebut. Bisa juga arsiparis menutup penggunaan arsip karena tidak sesuai dengan perundang-undangan.
3. Penelusuran arsip
Arsip yang masuk pertama kalinya wajib ditelusuri. Penelusuran dilakukan berdasarkan penugasan oleh pimpinan atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangan. Penelusuran arsip ini untuk mengetahui apakah arsip tersebut dalam kondisi dipertanyakan kevalidannya. jika arsip sudah terbukti valid, maka tidak perlu dilakukan penelusuran.
Kesimpulan
Itulah sedikit ulasan dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang peran, tugas dan wewenang arsiparis. Semoga sedikit pembahasan ini banyak membantu. (Iruekkawa Elisa)
