Strategi layanan dan pemanfaatan arsip statis banyak dipraktekan di organisasi maupun instansi pemerintahan. Seperti yang kita ketahui bahwa instansi pemerintahan dan perusahaan akan berinteraksi oleh banyak orang. Interaksi yang tinggi terkait jual beli, Kerjasama atau apapun itu harus ada hitam di atas kertas yang kita sebut dengan arsip.
Tidak hanya ada satu atau dua arsip yang akan kita terima setiap harinya. Oleh karena itu, sebuah perusahaan maupun instansi membutuhkan strategi layanan dan penyimpanan yang aman. Tujuannya agar tidak ada satupun arsip yang hilang ataupun tercecer.
Arsip statis adalah dokumen yang dibuat oleh pemilik/instansi yang memiliki manfaat sisi sejarah, retensi yang sudah habis dan data-data penting. Dengan kata lain, arsip statis adalah arsip yang sebenarnya tidak digunakan dalam kehidupan sehari-hari, namun dalam periode tertentu arsip tersebut akan sangat dibutuhkan.
Strategi pelayanan pemanfaatan arsip statis ini juga dapat dijadikan sebagai bentuk kontribusi dalam persaingan arsip di tingkat global. Sudah menjadi rahasia umum, jika teknologi menjadi akses paling banyak digunakan untuk menyimpan ataupun untuk mengelola informasi. Berikut adalah manfaat arsip statis yang disimpan secara digital, yang pada akhirnya akan mempengaruhi pada strategi layanan.
Kemudahan Verifikasi Dokumen
Dunia serba digital, sementara tidak semua instansi/organisasi bahkan individu siap dengan perubahan. Jika dulu arsip sering disimpan secara konvensional, sekarang pengarsipan banyak yang sudah didigitalisasikan. Salah satu keuntungan mendigitalisasikan arsip adalah menawarkan kemudahan verifikasi dokumen.
Khususnya untuk dokumen-dokumen yang membutuhkan transparansi, maka dengan didigitalisasi memudahkan akses. Orang-orang yang memiliki akses dokumen itu pun bisa terhubung dalam satu sistem penyimpanan. Sehingga segala aktivitas yang mereka lakukan terhadap dokumen tersebut terkontrol dan terpantau. Sehingga memudahkan proses verifikasi dan bisa lebih dipertanggungjawabkan.
Pembaruan Penyimpanan Lebih Up To Date
Dibandingkan pengarsipan secara konvensional, maka strategi layanan dan pemanfaatan arsip statis yang dilakukan secara digital menawarkan pembaruan penyimpanan lebih up to date. Karena file yang dimasukan ke perangkat komputer dapat di update sewaktu-waktu, dan dapat dikerjakan secara cepat dan praktis. Karena semua bisa di update ditik itu juga dan dapat dilakukan secara cepat dan efektif.
Indeksasi Lebih Praktis
Bahkan untuk urusan indeksasi dan kontrol arsip lama dan arsip baru juga mudah dapat dilakukan dengan mudah. Sebab ada sistem digital yang akan membantu melakukan pengindeksan atau pencarian kata kunci yang dicari. Sehingga dalam hitungan menit setelah di enter, file-file dengan kata kunci tersebut akan muncul di layar.
Sehingga file-file lama yang tidak lagi digunakan bisa dibuang. Atau ketika ada arsip yang sudah disimpan lama dan akan digunakan lagi, akan lebih cepat ditemukan. Sehingga dari segi waktu akan mempercepat kinerja dan lebih efisiensi terhadap waktu.
Baca Juga:
- Pengertian Arsip Statis, Dinamis dan Konvensional
- Tips Menata Dokumen Arsip Agar Mudah Ditemukan
- Arsip Elektronik: Pengertian, Mengelola dan Contoh
- Arsip Dinamis Adalah: Pengertian, Jenis dan Contoh
Memudahkan Dalam Menemukan Arsip
Sistem kearsipan secara konvensional akan disimpan di lemari ataupun di lemari kabinet, yang di dalamnya ada banyak file-file yang masih harus dipilah-pilah. Sehingga memakan waktu lebih lama. Karena pencarian dilakukan secara manual.
Sebaliknya, ketika strategi layanan arsip statis sudah serba digital, maka akses untuk ditemukan hanya dalam kedipan mata. Hal ini karena sistem komputer dan kerja digital sudah super canggih. Kuncinya hanya memiliki kata kunci yang sudah disesuaikan.
Preservasi Arsip Digital
Bukan berarti penyimpanan arsip statis secara digital meninggalkan arsip fisik. Jadi arsip digital hanyalah salinan atau duplikatnya dalam bentuk elektroniknya saja. Jadi ketika arsip fisik mengalami kerusakan atau hilang, minimal masih memiliki versi digitalnya. Apalagi untuk instansi/organisasi atau perkantoran yang menyimpan data-data penting dan rahasia, maka perlu dilakukan.
Sebagai contoh, misal gedung si pengacara x mengalami kebakaran, dan semua isi gedung raib tak tersisa. Karena masih ada data atau file secara digital, maka seluruh stakeholder masih sedikit tenang, karena masih ada file dalam bentuk digital. Atau sebaliknya, ketika secara digital file dan data penting terserang virus komputer, maka masih ada arsip yang disimpan secara konvensional.
Jadi layanan dan pemanfaatan pengarsipan bisa dilakukan menggunakan dua cara tersebut. Tidak membuang satu dengan yang lain. Tetapi tetap menjalankan kedua cara, untuk saling melengkapi dan saling membikeup satu sama lain.
Kesimpulan
Bagaimana? Dari beberapa strategi layanan dan manfaat arsip statis di atas, cukup menjawab ya. Jadi, menurut kamu, lebih menarik dan lebih menyenangkan dengan strategi layanan konvensional atau digital nih? Bisa tulis kes an dan pengalaman kamu di kolom komentar. Semoga artikel ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
