Peran arsip digital dalam meningkatkan akuntabilitas instansi pemerintah sangatlah penting. Setidaknya akuntabilitas dalam instansi pemerintah bisa menjadi tolak ukur pelayanan dan tanggungjawab instansi. Bahwasanya lembaga instansi pemerintah harus bertanggung jawab dan melayani masyarakat.
Hal ini ditegaskan dalam instruksi Presiden Nomor 77 tahun 1999 tentang akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah memiliki tanggung jawab untuk melayani masyarakat sesuai dengan standar dan jangka waktu yang sudah ditentukan.
Salah satu bentuk tanggung jawab dan pelayanan kepada masyarakat adalah memberikan transparansi terkait informasi yang bisa dibagikan kepada masyarakat. Cara membagikannya adalah dengan membagikan dokumen digital. Dimana digital arsip ini dapat dijadikan sebagai sarana penyiaran tentang kebijakan, pelaporan dan pelaksanaan program.
Sementara untuk instansi pemerintah menjadikan digital sebagai sarana untuk mengelola dokumen arsip lebih tertata rapi dan mempersingkat kerja lebih efektif dan efisien. Berikut adalah peran penting arsiparis dalam mengelola arsip digital instansi pemerintah.
Mudah Diakses
Salah satu peran dari arsip digital tidak lain adalah memudahkan akses. Seperti yang kita ketahui, dalam sebuah instansi pemerintahan ada banyak sekali dokumen arsip yang masuk. Dimana arsip tersebut memiliki fungsi yang tidak kalah penting. Belum lagi dokumen-dokumen lama juga banyak tersimpan di brankas penyimpanan.
Setidaknya dengan hadirnya digitalisasi, para petugas arsiparis lebih mudah dalam menyimpan, mengelola arsip-arsip lama tersebut. Sehingga ketika arsip lama tersebut hendak digunakan Kembali, lebih mudah diakses. Cukup mengetikkan kata kunci, maka dokumen tersebut akan muncul dengan sendirinya.
Kemudahan akses arsip yang tersimpan yang terjadi saat ini jauh berbeda dengan penyimpanan arsip 30 tahun yang lalu. Dimana, seringkali mengalami kesulitan saat ingin mengakses Kembali dokumen atau arsip-arsip lama.
Transparansi
Ada banyak bentuk atau peruntukan instansi pemerintahan. Misalnya perpustakaan yang dikelola oleh instansi pemerintah (perpustakaan daerah). Untuk jenis instansi perpustakaan daerah seperti ini maka dibutuhkan transparansi. Khususnya transparansi koleksi bahan Pustaka. Termasuk pula transparansi masalah koleksi buku yang dipinjam dan yang belum dikembalikan.
Transparansi memberikan kemudahan akses bagi masyarakat atau pengunjung mengetahui progress atau posisi status. Misalnya ada pengunjung yang ingin meminjam buku A, ternyata di koleksi perpustakaan sedang dipinjam oleh pengunjung perpustakaan lain dan belum dikembalikan.
Proses transparansi ini juga dapat dijadikan sarana pihak perpustakaan daerah untuk memberikan pengumuman atau sosialisasi secara terbuka bagi para pengunjung perpustakaan. Termasuk pula dapat dimanfaatkan untuk memberikan edukasi atau pelaporan yang memang diperuntukan untuk public.
Baca Juga:
- 10 Manfaat Pengarsipan Elektronik, Apa Saja?
- 4 Manfaat Pengelolaan Arsip Pemerintahan
- Apa itu Arsip Inaktif? Pengertian dan Pengelolaan
Mudah dibagikan
Dalam konteks internal, dimana instansi pemerintah ini sifatnya bukanlah perpustakaan. Missal instansi Lembaga Pendidikan, maka peran arsip digital dalam konteks ini lebih menekankan pada akses. Dimana arsip yang tersimpan yng sifatnya rahasia, hanya boleh diketahui oleh petugas internal Lembaga Pendidikan saja.
Mengingat dalam institusi ada banyak sub divisi, dimana masing-masing divisi saling berkaitan satu dengan yang lain. maka arsip yang tersimpan di database bisa digunakan dan dibagikan ke divisi lain untuk memperlancar dan memudahkan tugas divisi lain.
Dokumen tersebut pun juga bisa lebih mudah dibagikan. Karena semua dapat dilakukan secara secara digital. Dimana petugas arsiparis tidak perlu lagi mendatangi ruangan divisi satu dengan yang lain, dan tak perlu juga menunggu dalam kurun waktu untuk mencari dokumen tersebut.
Memudahkan Proses kontrol
Peran arsip digital juga dapat dijadikan para petugas arsiparis untuk melakukan proses control. Jadi dalam instansi pemerintahan ada banyak user yang bisa mengakses arsip yang tersimpan secara digital. Banyaknya user yang mengakses, seringkali menyebabkan terjadinya miskomunikasi atau terjadi masalah.
Maka dari itu, untuk menghindari hal-hal tersebut maka teknologi sudah menciptakan alternatif. Sehingga petugas arsiparis bisa tetap melakukan proses control pada arsip-arsip yang diakses oleh user lain.
Meningkatkan Akuntabilitas dan Partisipasi Masyarakat
Salah satu kelebihan arsip digital yang sudah dijalankan dengan manajemen yang baik adalah akan mempengaruhi pada seluruh tatanan dan pola kerja di instansi pemerintah. Misalnya, berkat memanfaatkan teknologi digital dalam mengarsip, maka pekerjaan lebih cepat.
Waktu yang tersisa inilah yang dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan tugas pekerjaan lain yang tidak kalah penting. Sehingga pola kerja lebih terkoordinasi dan bisa mencapai target yang diharapkan. Dimana proses kerja pun pada akhirnya lebih efektif dan efisien.
Memudahkan dalam Merumuskan Kebijakan Publik
Perlu kamu ketahui, peran arsip digital ternyata juga dapat dijadikan sebagai akses bagi para arsiparis maupun manajer untuk membuat kebijakan publik. Kemudahan akses data arsip tersebut semakin memudahkan sinkronisasi, mengumpulkan data atau pemanggilan informasi dalam waktu cepat.
Sehingga ketika menghadapi sebuah masalah lebih cepat menemukan jalan keluar dan memutuskan sebuah keputusan.
Kesimpulan
Itu dia artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang beberapa peran arsip digital dalam meningkatkan akuntabilitas instansi pemerintah di atas, semoga cukup memberikan wawasan. Ternyata peran arsip digital dapat memberikan pengaruh yang cukup besar untuk perubahan dan perkembangan instansi pemerintahan kearah yang lebih baik.
Jika kamu menemukan peran arsip digital versi lain, boleh ditambahkan di kolom komentar. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
