Pengertian arsip sering diabaikan, karena dianggap tidak penting. Padahal arsip memiliki tujuan yang luar biasa, karena sifatnya bisa menjadi sumber dan bukti. Nah, untuk mengintip apa saja tujuan arsip, sebelumnya kit aulas jenis dan tujuan di bawah.
Pengertian Arsip
Arsip adalah catatan kegiatan maupun sumber informasi yang berasal dari berbagai sumber bentuk. Dimana bentuk arsip itu dapat berupa surat, piagam, akta,warkat, buku bahkan dalam bentuk file. Kehadiran arsip ini dimanfaatkan untuk bukti atau validasi terkait kegiatan dan keputusan.
Dari segi pengelolaannya, arsip memang sudah sepantasnya harus dikelola dengan baik. Hal ini karena arsip memiliki nilai kegunaan yang tinggi. Sementara menurut uu 43 tahun 2009,arsi dapat diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dimana kehadiran arsip ini yang akan dikirimkan dan diterima oleh lembaga/instansi/organisasi.
Jadi dapat diartikan bahwa arsip adalah alat informasi sekaligus sebagai alat bukti yang dapat digunakan dimasa yang akan datang.
Jenis Arsip
Berbicara tentang pengertian arsip, ternyata ada banyak ragam macamnya. Berikut jenis arsip, berdasarkan ruang lingkup penggunaannya.
Arsip Dinamis
Mungkin Kamu pernah mendengar yang namanya arsip dinamis? Jadi di dalam arsip dinamis dibagi menjadi dua jenis,yaitu arsip aktif dan arsip dinamis.
Arsip dinamis adalah arsip yang paling aktif digunakan. Jenis arsip dinamis adalah arsip yang memiliki pengelolaan lembaga atau frekuensi penggunaan paling sering. Dikatakan arsip dinamis karena bersifat fleksibel.
Sementara yang dimaksud dengan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mengalami penurunan kualitas. Misalnya ditemukan buku-buku kuno peninggalan leluhur, seperti buku sansekerta atau kitab-kitab jawa langka. Maka pihak pengelola arsip memiliki tanggungjawab penuhuntuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip tersebut.
Mengingat buku-buku kuno dan langkah dari segi kualitas kertas lebih mudah rusak karena termakan oleh usia. Sehingga pihak arsip perlu melakukan perawatan serta record center menggunakan berbagai cara. Ada yang dilakukan dengan memberikan keamanan CCT, mendesain ruang penyimpanan menggunakan AC, dan masih banyak upaya yang dapat dilakukan.
Arsip statis
Selain arsip dinamis, ada juga yang disebut dengan arsip statis. Dikatakan arsip statis karena arsip tersebut dibuat oleh pencipta arsip. Adapun manfaat dan tujuan dari arsip statis ini, sebagai sarana informasi, kebuktian terhadap waktu yang sudah habis, bentuk dari kesejarahan dan masih banyak kegunaan lainya. Arsip yang bersifat statis tidak sembarang disimpan oleh sembarang perpustakaan. Umumnya disimpan langsung oleh Lembaga Kearsipan Pusat (ANRI) dan LKD Provinsi.
Itulah beberapa jenis dan peran dari arsip. Mungkin bagi sebagian kecil orang, menganggap arsip itu kurang penting. Namun sebenarnya memiliki tujuan yang luar biasa penting. Karena arsip sebagai sumber informasi sekaligus sebagai alat pengawas yang pasti akan dibutuhkan oleh lembaga, pengembang, analisis data, perencanaan maupun bagi pihak-pihak lain.
Tujuan Arsip
setiap aturan dan kebiasaan pasti memiliki tujuan. begitu pula dengan aktivitas pengarsipan dilakukan. berikut tujuan arsip:
1. Menjaga arsip tetap baik dan aman
Salah satu tujuan paling dasar dari pengarsipan adalah menjaga agar tetap terjaga dengan baik dan aman. Itu sebabnya untuk beberapa jenis arsip memiliki perlakuan penyimpanan yang berbeda-beda. Tergantung dengan jenis dan bentuk arsipnya.
2. Menghemat tempat penyimpanan
Tujuan pengarsipan secara digital salah satu upaya untuk menghemat tempat dan penyimpanan. Hal ini perlu, karena tidak semua instansi/organisasi ataupun layanan umum memiliki ruang penyimpanan arsip yang luas. Oleh karena itu, banyak yang memanfaatkan digitalisasi untuk mengarsipkan ke dalam digital agar tidak terlalu memakan banyak ruang dan tempat.
3. Menjaga kerahasiaan
Kehadiran arsip juga bertujuan untuk menjaga kerahasiaan. Jadi bentuk arsip memang berbeda-beda. Ada arsip yang sifatnya umum, yang dapat diakses oleh siapa saja. Seperti arsip buku yang umumnya setiap penerbit buku menghibahkan beberapa buku ke perpustakaan sebagai arsip. Kemudian buku tersebut dapat diakses oleh pengunjung perpustakaan.
Sementaa untuk arsip yang sifatnya kontrak kerja, perjanjian dan sejenisnya sifatnya rahasia. Hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu saja. Karena sifatnya rahasia, maka penyimpanan arsip juga harus disimpan serapi mungkin.
4. Mempermudah pencarian arsip sehingga hemat waktu & Tenaga
Sebagai salah satu contoh kasus adalah proses pengarsipan yang ada di perpustakaan umum. Dimana perpustakaan umum membutuhkan ruang yang besar, karena koleksi buku yang ditawarkan juga banyak. Maka pihak perpustakaan Menyusun koleksi buku dengan cara membuat rak bertingkat agar lebih hemat tempat.
Atau kasus lain, karena tidak memiliki ruang yang cukup besar. Maka dibuatlah perpustakaan online. Dimana buku-buku bacaan yang disimpan secara digital. Sehingga tidak perlu lagi Gedung untuk menyimpan koleksi. Karena cukup menggunakan satu server atau penyimpanan di laptop, mampu menampung banyak ratusan bahkan ribuan koleksi buku.
Sehingga terjadi penyusutan sekaligus membantu pihak operator perpustakaan kerja lebih cepat. Karena mereka bekerja pada system yang hanya bermodal klik dan ketik. Maka semua yang dicari akan muncul di hadapan kita.
5. Menjaga arsip penting
Adapun tujuan lain dari proses pengarsipan adalah, menjaga arsip penting. Jadi dalam penyimpanan arsip, ada aturan mana arsip yang dapat dimusnahkan dan mana arsip yang harus tetap dijaga rapat. Tentu saja arsip-arsip yang penting harus dijaga sebaik dan serapi mungkin.
Baca Juga: Pengertian dan Perbedaan Literasi Dan Numerasi
6. Menyelamatkan arsip statis sebagai bukti sejarah
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bahwa arsip statis adalah arsip sebagai bukti sejarah. Dimana arsip ini disimpan karena nilai historis yang luar biasa. Seperti yang kita tahu, bahwasanya Indonesia adalah negara besar yang banyak bukti, catatan dan prasasti peninggalan leluhur kita yang musnah karena banyak alasan. Ada yang hilang dalam arti sebenarnya, ada yang hilang karena diambil oleh negara penjajah.
7. Sebagai sumber informasi
Disadari atau tidak, tujuan arsip tidak lain sebagai sumber informasi penting yang menyangkut organisasi. Jika arsip tersebut berbentuk surat pertemuan dan surat undangan, juga bisa menjadi syarat atau bukti bahwa ada undangan secara formal untuk mengikuti pertemuan penting.
8. Sebagai Sumber Yuridis
Jadi yang dimaksud sebagai sumber yuridis adalah arsip yang memiliki kekuatan hukum. Dimana arsip tersebut bisa menjelaskan hak dan kewajiban oleh pihak yang bersangkutan.contoh arsip sumber yuridis adalah surat perjanjian kerja, kwitansi pembayaran dan masih banyak lagi.
9. Sebagai Sumber Sejarah
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bahwa arsip juga dapat dijadikan sebagai sumber sejarah yang harus dilestarikan dan harus dijaga dengan baik. Misalnya buku-buku kuno dan buku langka di masa majapahit, kerajaan dan masih banyak lagi. Bahkan, penemuan arca dan candi juga masuk ke dalam arsip, yang harus dijaga dan dilestarikan.
10. Sumber ilmu pengetahuan
Keberadaan arsip sebagai sumber ilmu pengetahuan. Hanya saja tergantung dari jenis arsip yang disimpan. Jika arsip berbentuk surat perjanjian kerja, tidak menjamin memberi ilmu pengetahuan. Namun untuk arsip seperti peninggalan buku kuno, ataupun buku terbaru sekalipun. Termasuk peninggalan arca relief juga bisa memberikan sumber pengetahuan.
Baca juga: Literasi Membaca: Pengertian, Indikator dan Cara Meningkatkan
Contoh Arsip
Setelah mengulas seputar pengertian, jenis dan tujuan arsip. Berikut adalah beberapa contoh arsip yang mungkin saja selama ini kita tidak berpikiran jika itu termasuk dalam arsip. Misalnya
- Arsip rekaman suara,
- Arsip rekaman gambar,
- Arsip digital/elektronik,
- Arsip tulisan,
- Arsip microfilm,
- Arsip buku dsb
Semoga sedikit ulasan tentang pengertian arsip menurut para ahli di atas memberikan wawasan, pengetahuan baru. Siapa tahu kelak saat bekerja kamu bagian pengarsipan. (Iruekkawa Elisa)
