Dalam pengelolaan arsip di institusi pemerintahan, ada istilah yang disebut dengan tertib arsip. Tertib arsip dapat diartikan sebagai transformasi birokrasi. Dimana pengarsipan di instansi pemerintah harus dikelola dengan baik agar menciptakan pelayanan publik yang efektif dan efisien.
Lalu, bagaimana cara menciptakan tertib arsip? Salah satu dapat dilakukan dengan GNSTA atau Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. Dimana untuk memiliki kesadaran diri tidaklah mudah. Karena salah satu cara menciptakan kesadaran kolektif dimulai dari mengubah diri sendiri menjadi pribadi yang berkesadaran.
Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip itu sendiri memiliki beragam manfaat. Lantas, apa saja sih manfaat pengelolaan arsip pemerintahan GNSTA? Untuk mengetahui pembahasan lengkapnya kita akan ulik sebagai berikut.
Menjaga Rekaman Informasi Dan Historis
Manfaat mengelola arsip pemerintah tertib arsip adalah melindungi dan menjaga rekaman atau dokumen berharga yang memuat informasi dan sejarah bagi instansi pemerintah. Biasanya bentuk dari rekaman informasi di instansi pemerintah ada banyak jenisnya, selain berbentuk dokumen, ada yang berbentuk catatan, laporan dan ada pula dalam bentuk rekaman video yang sudah dikumpulkan dalam kurun waktu.
Rekaman arsip yang tersimpan dapat dijadikan sumber informasi yang bersifat fakta dan berintegritas. Dengan kata lain, sebuah rasa kepercayaan dan integritas tidak bisa muncul begitu saja. Integritas itu dibentuk melalui proses yang Panjang. Dalam konteks pengarsipan, upaya arsiparis yang jeli, tekun mengumpulkan setiap rekaman yang masuk untuk disimpan dan menjadi bukti.
Menjaga rekaman informasi dan historis juga memberikan manfaat praktis. Manfaat praktis adalah sarana untuk memberikan penjelasan terkait manfaat yang dapat dijadikan sebagai landasan, data atau sumber informasi atau membantu dalam membuat keputusan. Sifat dari manfaat praktis ini adalah memberikan problem solving.
Agar pengarsipan termanajemen dengan baik, maka penyimpanan arsip perlu dilakukan pengelolaan secara terstruktur. Tujuannya agar ketika dokumen arsip di cari mudah diakses atau mudah ditemukan untuk berbagai kepentingan. Baik itu untuk kepentingan kebijakan publik, perencanaan strategis ataupun untuk pemecahan masalah.
Memenuhi Amanat Undang-Undang
Manfaat tertib arsip adalah menjamin ketersediaan arsip yang autentik. Arsip yang otentik bisa menjadi pembeda dan ciri khas dari arsip-arsip yang lain karena arsip itu harus berbeda dan tidak boleh sama. Salah satu keuntungan arsip yang otentik adalah agar dapat dipercaya dan mendapatkan kredibilitas dari pihak lain.
Tidak hanya itu saja, menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip dapat dijadikan sebagai perlindungan terhadap kepentingan negara ataupun hak keperdataan rakyat. Sehingga Ketika terjadi penyelewengan dari pihak lain, arsip asli bisa menjadi bukti sekaligus melindungi.
Maka tidak heran jika arsip atau dokumen yang masuk wajib di arsipkan. Banyak yang tidak menyadari bahwasanya arsip adalah sebuah kewajiban yang harus dilakukan oleh instansi pemerintahan. Bahwasanya arsip yang masuk perlu di jaga integritas informasinya.
Baca Juga:
- Nilai Guna Primer dan Sekunder pada Arsip
- 10 Manfaat Pengarsipan Elektronik, Apa Saja?
- Apa itu Arsip Inaktif? Pengertian dan Pengelolaan
Tata Kelola Transparan
Salah satu peran penting ketika melakukan tertib arsip adalah transparansi. Jadi dalam menata arsip diperlukan sistem pengelolaan, sebisa mungkin dilakukan sebaik mungkin. Sehingga bisa meningkatkan akuntabilitas dan efektivitas penggunaan arsip.
Salah satu keuntungan dari tata kelola arsip secara transparan dan terstruktur adalah memberikan kemudahan pekerja arsip untuk menemukan arsip kembali. Bagi instansi pemerintah mungkin tidak akan mengalami kesulitan saat menemukan arsip. Sebaliknya, Ketika instansi pemerintah skala besar, akan membutuhkan waktu lebih lama menemukan arsip lama yang akan digunakan kembali.
Menciptakan Tata Kelola Yang Efisien
Sementara bagi kamu yang ingin bekerja di institusi pemerintahan wajib tahu manfaat pengelolaan arsip. Bahwasanya pengelolaan arsip pemerintah harus dimanajemen dan berstruktur sedemikian rupa agar memungkinkan pejabat publik dapat mengakses arsip tersebut.
Sementara bagi pejabat publik, tata kelola arsip yang termanajemen dan terstruktur akan sangat membantu mereka ketika membuat keputusan dan memecahkan permasalahan yang terjadi. Dari perspektif lain, terciptanya tata kelola pemerintah yang tertib arsik juga dapat meningkatkan efektivitas penggunaan dokumen dan informasi.
Kesimpulan
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang beberapa manfaat mengelola arsip pemerintah secara tertib. Dari pembahasan ini, dapat dilihat bahwasanya aktivitas pengarsipan yang terlihat sepele, namun peran dan fungsinya sangatlah besar.
Jadi buat kamu yang sekarang sedang mencari tempat kerja di instansi pemerintahan, khususnya di bagian pengarsipan, beberapa poin ini wajib dicatat. Semoga ulasan singkat ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
