Macam-macam sistem penyimpanan arsip wajib dikuasai. Khususnya buat kamu yang bekerja di perkantoran. Baik itu di perkantoran pemerintahan ataupun swasta. Keduanya tidak akan lepas dari tugas pengarsipan. Khususnya bagian manajemen. Pertanyaannya adalah, apakah pengarsipan itu perlu?
Jawabannya sudah pasti sangat perlu. Pengarsipan adalah upaya yang wajib dilakukan bagi setiap perusahaan, karena bisa menjadi bukti. Sementara Ketika kita berbicara tentang dunia kearsipan didunia kerja, ada beberapa macam loh. Namun sebelum mengulas berbagai macamnya, kita intip pengertian singkat berikut.
Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip secara umum dapat diartikan sebagai penyimpanan data/dokumen/file agar tetap tersimpan dengan rapi, baik, tidak mengalami kerusakan dan agar mudah ditemukan. Menurut muhidin dan winata (2016) sistem penyimpanan arsip adalah manajemen arsip, sehingga arsip yang disimpan dijamin keawetannya.
Sehingga ketika arsip akan digunakan kembali bisa digunakan sewaktu-waktu. Manajemen arsip dilakukan sebagai bentuk tatanan yang tersistematis.
Penyimpanan arsip 20 tahun yang lalu di Indonesia masih menggunakan cara konvensional. Dimana penyimpanan arsip harus membutuhkan ruang khusus untuk menyimpan. Apalagi jika arsip tersebut berjumlah banyak dan besar-besar. Sementara di era digitalisasi seperti sekarang, pengarsipan bisa disimpan secara digital.
Meskipun semua sudah serba digital, masih ada beberapa perusahaan yang tetap menyimpan data arsip mereka secara konvensional. Sementara terkait mau menggunakan konvensional maupun secara digital, sebenarnya keduanya saling melengkapi dan memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing.
Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip
Terlepas dari metode penyimpanan arsip secara digital ataupun secara konvensional, keduanya sama-sama memiliki beberapa macam sistem penyimpanan arsip. Berbicara sistem penyimpanan arsip sebenarnya memiliki beragam jenis-jenisnya.
Setidaknya ada lima jenis penyimpanan arsip yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Atau mungkin sebenarnya kamu pun sering bersinggungan. Penasaran? Berikut kelima jenis penyimpanan arsip tersebut.
1. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Jadi ada yang dinamakan dengan sistem nomor atau numerical filing system. Pola dari penyimpanan arsip ini adalah membuat index atau klasifikasi berdasarkan dokumen atau arsip berdasarkan angka numerik atau indirect filing system.
Sistem ini dianggap lebih praktis dan cepat. Sehingga ketika dokumen tersebut akan digunakan, tinggal melihat kodenya dan dokumen bisa lebih cepat ketemu. Hanya saja kelemahan dari sistem ini adalah banyak folder.
Banyaknya folder inilah yang menyebabkan dokumen-dokumen lama lama terindeks. Jika penyimpanannya dalam bentuk fisik, maka semakin banyak dokumen yang disimpan, semakin membutuhkan ruangan yang lebih luas juga.
2. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Kamu juga bisa menyimpan arsip dengan sistem abjad. Yaitu sistem penyimpanan arsip yang dibuat dengan metode penyusunan dokumen secara berurutan dari a sampai z, yang tetap dibuat berdasarkan peraturan indexing.
Adapun kelebihan dari sistem abjad ini adalah lebih mudah saat dilakukan penataan, sekaligus membantu dalam meminimalisir terjadinya kesalahan pengelompokan. Adapun kelemahan dari sistem ini, yaitu mudah diganti-ganti, sehingga rawan terjadi pemalsuan.
Namun cara ini dapat diminimalisir dengan cara pembatasan akses. Maksudnya, hanya orang-orang tertentu saja yang boleh mengakses ruang penyimpanan arsip, untuk meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
Baca Juga:
- Pengertian Arsip: Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Jenis
- Pengelolaan Arsip Statis, Panduan Lengkap!
- Arsip Elektronik: Pengertian, Mengelola dan Contoh
- Arsip Dinamis Adalah: Pengertian, Jenis dan Contoh
3. Sistem Tunggal (Chronological Filing System)
Pengarsipan juga dapat disimpan berdasarkan tanggal. Kamu bisa menyusunnya berdasarkan kurun waktu tertentu. Misalnya per satu minggu, per satu bulan atau per satu tahun. Masalah rentang waktu diserahkan kepada masing-masing.
Keuntungan pengarsipan dengan jenis ini lebih pas dan cocok digunakan untuk penyimpanan dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo. Sehingga memudahkan pemanggilan dokumen berdasarkan data yang mendekati jatuh tempo tersebut.
Adapun kelemahan menggunakan sistem tanggal dalam pengarsipan. Jika penyimpanan ini murni disimpan berdasarkan sistem tanggal, maka akan kesulitan melihat mengetahui nama file. Jadi harus melihat satu persatu arsip. Oleh karena itu, untuk menghindari hal-hal demikian, tidak ada salahnya setiap file diberi juga kode nama agar lebih cepat selama proses pemanggilan arsip.
4. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
Jika kamu lebih suka menyimpan arsip berdasarkan cerita si dokumen. Maka kamu bisa menggunakan sistem subjek atau subjectical filing system. Jadi sistem ini adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan jenis masalah yang terjadi.
Sayangnya, arsip seperti ini memang hanya untuk jenis perusahaan tertentu saja. Misalnya di notaris, instansi pemerintah yang menangani keluhan pelanggan seperti perusahaan pln atau perusahaan dari damkar. Dimana perusahaan-perusahaan jenis mereka isinya adalah kasus dan keluhan masyarakat.
Karena sistem ini disimpan berdasarkan subjek atau masalah yang terjadi, maka lebih mudah jika ingin dilakukan pemanggilan arsip. Kelemahannya adalah mengalami kesulitan dalam mengklasifikasikan kasus atau keluhan yang terjadi.
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Jika perusahaan yang kamu jalankan lintas wilayah. Maka kamu bisa menyimpan arsip berdasarkan kelompok wilayahnya atau geographical filing system. Misalnya, instansi pemerintah tingkat kabupaten, maka file yang masuk akan disimpan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen.
Cara ini sangat efektif untuk mengklasifikasikan data pendataan sesuai dengan teritorialnya. Metode ini juga dianggap lebih mudah ditemukan ketika ada pemanggilan dokumen.
Kesimpulan
Sementera kelemahan dari sistem penyimpanan arsip ini adalah ketika ditemukan arsip yang identitas lokasinya kurang lengkap, maka akan mengalami kesulitan dalam pengelompokannya. Sehingga harus harus memastikan kelengkapan data wilayah untuk memudahkan selama proses penyimpanan.
