Pernah kepikiran nggak, gimana caranya dokumen penting di kantor pemerintahan, kampus, atau perusahaan bisa tetap rapi dan gampang ditemukan meski usianya sudah puluhan tahun? Di balik itu semua, ada profesi yang jarang disorot tapi perannya krusial: arsiparis.
Kalau kamu suka hal-hal yang detail, rapi, dan berhubungan dengan pengelolaan informasi, profesi ini bisa jadi pilihan karier yang menarik. Apalagi di era transformasi digital sekarang, kebutuhan arsiparis nggak cuma soal menyimpan kertas di lemari, tapi juga mengelola arsip digital yang jumlahnya terus bertambah.
Nah, di artikel ini kamu akan diajak memahami apa itu arsiparis, syarat pendidikan yang dibutuhkan, jenjang kariernya di lingkup PNS maupun swasta, sampai skill apa saja yang perlu diasah supaya bisa berkarier di bidang ini.
Daftar Isi
Apa Itu Arsiparis?
Arsiparis adalah seseorang yang bertugas mengelola, menyimpan, dan menjaga arsip milik organisasi maupun individu, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun digital. Arsip yang dikelola bisa memiliki nilai sejarah, hukum, administratif, atau fungsional bagi lembaga yang menaunginya.
Dalam konteks Aparatur Sipil Negara (ASN), arsiparis merupakan jabatan fungsional dengan ruang lingkup tugas melaksanakan kegiatan kearsipan serta pengelolaan arsip menjadi informasi publik di lembaga negara, pemerintah pusat dan daerah, pemerintah desa, hingga perguruan tinggi negeri.
Kualifikasi Pendidikan untuk Menjadi Arsiparis
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, seorang arsiparis harus memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dengan bidang ilmu kearsipan.
Jika berasal dari bidang non-kearsipan, yang bersangkutan tetap harus mengikuti pelatihan kearsipan sebelum menjalankan tugasnya.
Secara umum, kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan meliputi:
- Arsiparis kategori keterampilan: minimal D3 di bidang yang relevan, seperti kearsipan, ilmu perpustakaan, atau administrasi.
- Arsiparis kategori keahlian: minimal S1 atau Diploma IV di bidang kearsipan, ilmu perpustakaan, sejarah, ilmu informasi, atau bidang lain yang ditentukan oleh instansi pembina.
Selain jurusan kearsipan, lulusan dari bidang studi lain seperti administrasi, sejarah, antropologi, dan ilmu politik juga berpeluang mengisi posisi ini, terutama untuk kebutuhan arsip dengan konteks spesifik di suatu lembaga.
Dua Kategori Jabatan Arsiparis di Lingkup ASN
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia, jabatan fungsional arsiparis terbagi menjadi dua kategori utama.
1. Arsiparis Kategori Keterampilan
Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional, yang pelaksanaan fungsi, tugas, dan kewenangannya memerlukan penguasaan pengetahuan teknis di bidang kearsipan. Jenjang jabatannya terdiri dari Arsiparis Pelaksana, Arsiparis Pelaksana Lanjutan, dan Arsiparis Penyelia.
2. Arsiparis Kategori Keahlian
Arsiparis dengan kualifikasi profesional, yang pelaksanaan fungsi, tugas, serta kewenangannya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kearsipan. Jenjang jabatannya terdiri dari Arsiparis Ahli Pertama, Arsiparis Ahli Muda, Arsiparis Ahli Madya, dan Arsiparis Ahli Utama.
Syarat Menjadi Arsiparis di Jalur CPNS/PPPK
Kalau kamu tertarik menjadi arsiparis melalui jalur ASN, berikut syarat umum yang biasanya diminta:
- Warga Negara Indonesia.
- Memiliki ijazah S1 atau Diploma IV bidang kearsipan, atau bidang lain sesuai ketentuan instansi, untuk kategori keahlian; minimal D3 untuk kategori keterampilan.
- Usia minimal 18 tahun dan maksimal sesuai ketentuan instansi (umumnya hingga 35 tahun).
- IPK minimal sesuai standar instansi, umumnya berkisar 2,75–3,00.
- Sehat jasmani dan rohani, serta tidak pernah dipidana penjara.
- Memiliki pemahaman dasar kearsipan, tata naskah dinas, dan pengelolaan arsip digital.
- Menguasai aplikasi perkantoran dan sistem informasi kearsipan.
Setelah diterima, PNS yang menduduki jabatan arsiparis juga perlu mengikuti Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis melalui uji kompetensi yang mengacu pada standar kompetensi yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Skill yang Perlu Dikuasai Seorang Arsiparis
Selain kualifikasi pendidikan, ada beberapa keterampilan yang sebaiknya kamu asah supaya bisa menjalankan tugas kearsipan dengan baik.
- Ketelitian dan keterampilan organisasi.
- Pemahaman regulasi kearsipan.
- Kemampuan digital.
- Kemampuan riset dan analisis.
- Komunikasi yang baik.
Baca Juga: 5 Peran Arsiparis Dalam Pengelolaan Arsip
Jenjang Karier Arsiparis
Arsiparis tidak hanya berhenti sebagai staf pengelola dokumen. Ada beberapa jenjang karier yang bisa ditempuh, baik di sektor pemerintahan maupun swasta.
Di lingkup ASN, jenjang kariernya mengikuti dua kategori yang sudah dijelaskan sebelumnya, mulai dari Arsiparis Pelaksana hingga Arsiparis Ahli Utama. Sementara di luar sektor pemerintahan, seorang arsiparis dapat berkembang menjadi manajer kearsipan, spesialis kearsipan digital, peneliti dan akademisi di bidang kearsipan, hingga konsultan kearsipan untuk berbagai lembaga.
Langkah-Langkah Memulai Karier sebagai Arsiparis
- Ambil jurusan kearsipan, ilmu perpustakaan, atau bidang terkait sejak jenjang D3/S1.
- Ikuti pelatihan kearsipan jika berasal dari bidang lain.
- Magang atau bekerja paruh waktu di unit kearsipan bisa jadi bekal pengalaman yang berharga.
- Pantau lowongan CPNS/PPPK atau lowongan swasta untuk posisi arsiparis.
- Ikuti sertifikasi kompetensi kearsipan. Sertifikasi ini biasanya diperlukan untuk kenaikan jenjang jabatan, khususnya di lingkup ASN.
Itulah artikel dari Pengadaan Buku Deepublish tentang cara menajdi arsiparis. Menjadi arsiparis membutuhkan kombinasi antara latar belakang pendidikan yang relevan, ketelitian dalam mengelola informasi, dan kesiapan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan digital.
Referensi:
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2025). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2025. https://jdih.anri.go.id/storage/rules/November2025/7oQJaqm7wkGEY8ryCjK3.pdf
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2025, Juni 3). Standar kompetensi jabatan fungsional arsiparis. https://anri.go.id/publikasi/berita/standar-kompetensi-jabatan-fungsional-arsiparis
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
