Dalam dunia kerja yang berbasis data, salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan adalah pengelolaan informasi. Dalam hal ini, peran dari arsiparis sangat dibutuhkan. Fungsi arsiparis tidak hanya sekadar menyimpan dokumen.
Mereka juga mengelola arsip secara menyeluruh. Peran mereka mencakup pengelolaan dokumen penting supaya tersimpan rapi dan siap dipakai kapan saja dibutuhkan. Hal ini dapat mendukung kelancaran administrasi dan pembuatan keputusan.
Agar lebih paham tentang fungsi arsiparis, mari baca informasi ini sampai selesai. Artikel ini akan membahas sejumlah fungsi arsiparis dalam dunia kerja.
Daftar Isi
Pengertian Arsiparis
Apa itu arsiparis? Pengertian arsiparis adalah seseorang yang bertugas untuk mengurus dokumen-dokumen yang penting dan bernilai tinggi. Arsiparis merupakan profesi yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Tugas mereka adalah mengelola, merawat, dan melestarikan arsip penting, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Arsiparis memastikan bahwa arsip yang mempunyai nilai sejarah, hukum, atau administrasi bisa terorganisasi dengan baik dan terjaga kelestariannya untuk jangka panjang.
Mereka menjamin keamanan dan kemudahan akses terhadap arsip dan memastikan keberlanjutan informasi sebagai bukti. Profesi tersebut membuat arsip mudah diakses untuk kebutuhan riset dan sebagainya.
Umumnya, arsiparis bekerja di lembaga kebudayaan, museum, lembaga pemerintahan, dan berbagai tempat lain yang memerlukan pengarsipan. Salah satu lembaga di Indonesia yang memerlukan arsiparis adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Koleksi ANRI meliputi arsip negara dari abad ke-17 sampai masa kini.
8 Fungsi Arsiparis
Fungsi arsiparis sangat penting dalam tata kelola informasi dan dokumen di berbagai lembaga. Berikut ini adalah fungsi dari arsiparis.
1. Mengelola Arsip
Tanggung jawab seorang arsiparis adalah mengelola dokumen atau arsip. Hal ini termasuk klasifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan kembali arsip ketika diperlukan. Arsip perlu dikelola agar mudah ditemukan, terlindungi dari kerusakan, dan tidak hilang.
2. Menjaga Kerahasiaan dan Keamanan Arsip
Fungsi arsiparis lainnya adalah menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip, khususnya dokumen yang bersifat rahasia atau mengandung informasi penting tentang negara atau perusahaan. Arsiparis bertugas untuk mengendalikan akses ke arsip, supaya hanya pihak yang berwenang saja yang dapat mengaksesnya.
Mereka juga menerapkan sistem otorisasi atau pembatasan akses, serta mencegah terjadinya kebocoran informasi. Fungsi ini sangat penting dalam mencegah penyalahgunaan informasi.
3. Menjamin Ketersediaan Informasi
Arsiparis memastikan bahwa arsip bisa ditemukan dan diakses dengan cepat sewaktu diperlukan oleh pimpinan, auditor, atau pihak lain yang berkepentingan, tanpa mengubah keaslian dokumen.
Arsiparis juga memiliki tugas untuk menjamin bahwa arsip yang mereka kelola dapat memberikan informasi yang akurat dan kredibel sebagai dasar dalam pembuatan keputusan. Fungsi ini sangat penting dalam audit internal, pemeriksaan BPK, proses hukum, dan aktivitas administrasi lainnya.
4. Membantu Proses Administrasi, Audit, dan Legal
Arsip sering digunakan sebagai bukti administratif dan hukum. Dalam proses audit, arsiparis berperan penting dalam menyediakan bukti yang valid, sah, dan terdokumentasi dengan baik.
Arsiparis juga bertugas menyusun arsip pembuktian dalam perkara hukum dan melengkapi dokumen dalam laporan tahunan, laporan keuangan, dan sebagainya. Tanpa arsiparis, dokumen yang penting bisa tercecer.
5. Melakukan Seleksi dan Penilaian Arsip
Tidak seluruh arsip harus disimpan selamanya. Arsiparis harus melakukan penilaian nilai guna arsip, apakah arsip bernilai hukum, administratif, finansial, atau historis. Mereka juga perlu melakukan seleksi arsip yang masih aktif, perlu dimusnahkan, atau dilestarikan.
Jika ada arsip yang tidak lagi bernilai guna, mereka perlu memusnahkannya dengan cara yang sesuai prosedur. Contohnya, dibakar, dihancurkan, atau dihapus secara digital. Tujuannya untuk efisiensi ruang, biaya, dan keamanan data.
Baca Juga: Perbedaan Antara Preservasi dan Restorasi Arsip
6. Melestarikan Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang mempunyai nilai sejarah dan tidak bisa digunakan secara rutin. Namun, harus tetap dijaga keberadaannya. Arsiparis menyimpan arsip di tempat statis, melakukan digitalisasi arsip statis, serta menyusun katalog dan deskripsi arsip untuk referensi sejarah. Fungsi ini penting bagi pelestarian sejarah organisasi, lembaga, atau negara.
7. Mengembangkan Sistem Kearsipan Modern (Digital)
Arsiparis tidak hanya bekerja dengan dokumen fisik. Mereka juga mengembangkan dan mengelola e-arsip, menyusun metadata dan indeks arsip digital, melakukan pemindaian dan pengarsipan dokumen elektronik, serta menggunakan software manajemen arsip, seperti SIMPAN, SIKD, atau aplikasi e-arsip lainnya.
Baca Juga: 6 Cara Meningkatkan Literasi Digital, Mudah!
8. Menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Arsip (KKA)
KKA dan JRA disusun oleh arsiparis untuk mengelompokkan arsip dan menentukan masa berlakunya. Manajemen arsip akan menjadi kacau dan membingungkan apabila tidak ada KKA dan JRA.
Fungsi arsiparis bukan hanya sekadar menyimpan dokumen, tapi juga mencakup pembuatan, pemeliharaan, penyimpanan, dan pemusnahan dokumen fisik dan digital.
Nah itu lah artikel dari Pengadaan Buku Deepublish. Jangan ragu untuk menuliskan pertanyaan maupun komentar Anda pada kolom yang telah tersedia.
Sumber:
Glints. https://glints.com/id/lowongan/arsiparis-adalah/ diakses pada 7 Agustus 2025
