Jika Anda bekerja di bidang administrasi dan manajemen, Anda perlu mengetahui tata cara penyimpanan arsip yang tepat. Arsip merupakan dokumen penting yang harus disimpan dengan baik dan benar.
Tanpa sistem, prosedur, dan tata cara penyimpanan yang tepat, arsip bisa berubah menjadi dokumen yang tidak teratur dan susah diakses.
Lantas, bagaimana tata cara penyimpanan arsip yang tepat? Mari simak informasi selengkapnya dalam artikel berikut. Artikel ini akan membahas tentang pengertian arsip, sistem penyimpanan arsip, tata cara dan prosedur penyimpanan arsip.
Daftar Isi
Pengertian Arsip
Sebelum membahas tata cara penyimpanan arsip, Anda perlu mengetahui pengertian arsip terlebih dahulu. Arsip adalah kumpulan dokumen tercetak yang tersedia dalam berbagai bentuk dan media. Arsip juga bisa didefinisikan sebagai rekaman kejadian dalam berbagai bentuk yang dibuat dan diterima oleh lembaga atau organisasi.
Arsip adalah segala bentuk dokumen yang dibuat atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti tujuan organisasi dan fungsi kebijakan. Arsip merupakan rekaman atau catatan yang mempunyai makna dan tujuan tertentu.
Arsip harus bersifat otentik dan legal. Otentik artinya arsip tersebut harus berisi informasi yang faktual dan aktual. Selain itu, arsip juga harus bersifat legal. Artinya, arsip adalah bukti resmi dari berbagai peristiwa dan kebijakan. Arsip harus disimpan dengan baik dan benar supaya mudah ditemukan saat akan digunakan.
Arsip berperan penting sebagai alat bukti, alat komunikasi, sumber informasi, sumber sejarah, sumber yuridis, dan sumber ilmu pengetahuan. Arsip perlu dikelola agar tetap aman, terjaga kerahasiaannya, dan mudah ditemukan.
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip merupakan metode yang dipakai untuk menyimpan dokumen sehingga mempermudah proses kerja dan memungkinkan dokumen tersebut untuk ditemukan dengan cepat. Dokumen dikelompokkan menurut kata kunci, baik berupa angka maupun huruf dan disusun secara berurutan.
Terdapat lima jenis sistem penyimpanan arsip yang sering dipakai oleh perusahaan dan instansi pemerintah, yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip ini disusun menurut abjadnya secara berurutan, mulai dari huruf A sampai Z. Sistem ini mempunyai kelebihan, yaitu memberikan kemudahan untuk memahami penataan folder, meminimalkan kesalahan, dan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Namun, sistem ini juga tidak lepas dari kelemahan. Kelemahan dari sistem ini adalah memerlukan banyak tenaga, adanya kesalahan dalam penempatan arsip apabila tidak mempunyai SOP yang tepat, dan mudah untuk dipalsukan.
2. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Biasanya, sistem penyimpanan arsip ini diterapkan oleh arsiparis untuk mengklasifikasikan arsip menurut nomornya. Sistem penyimpanan arsip ini lebih sederhana dan bisa diterapkan untuk semua jenis dokumen.
Kelemahan dari sistem ini adalah membutuhkan banyak folder dan ruangan untuk menyimpan seluruh arsip. Selain itu, dibutuhkan waktu yang lebih lama untuk melakukan indexing.
3. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
Arsip dalam sistem ini dikelompokkan menurut jenis masalah yang umum terjadi. Sistem ini sangat cocok untuk diterapkan oleh instansi pemerintah atau perusahaan yang sering menerima keluhan dari pelanggan.
Sistem ini mempunyai kelebihan, yaitu mudah untuk dicari sewaktu diperlukan. Kelemahan dari sistem ini adalah sulit untuk diklasifikasikan, terutama apabila ada berbagai subjek atau perihal yang hampir sama.
4. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Jenis sistem penyimpanan arsip lainnya adalah sistem wilayah. Dalam sistem ini, arsip dikelompokkan menurut wilayahnya. Jadi, dokumen dikelompokkan menurut berdasarkan kota, daerah, atau negara asal atau tujuan.
Dengan menerapkan sistem ini, dokumen akan mudah untuk ditemukan. Namun, sistem ini juga mempunyai risiko kesalahan yang lebih besar, membutuhkan SOP yang jelas dan mendetail, serta sulit untuk mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap.
5. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem ini cocok untuk diterapkan untuk dokumen yang mempunyai tanggal jatuh tempo. Sistem ini juga lebih mudah dan sederhana. Akan tetapi, arsip yang disusun dengan metode ini sulit untuk ditemukan kembali.
Selain itu, tidak bisa murni menggunakan tanggal saja, perlu dikombinasikan dengan abjad.
Baca Juga:
Tata Cara Penyimpanan Arsip
Dalam penyimpanan arsip, dibutuhkan keahlian tertentu untuk memastikan dokumen dapat ditemukan dengan mudah. Berikut ini tata cara penyimpanan arsip yang efektif.
1. Lateral Filing
Lateral filing merupakan metode penyimpanan arsip di mana dokumen dimasukkan ke dalam brief ordner dan snelhecter. Dokumen tersebut diletakkan dalam keadaan berdiri dan bagian punggungnya diletakkan di bagian depan.
2. Flat Filing (Horizontal Filing)
Horizontal filing atau flat filing merupakan metode penyimpanan arsip di mana dokumen dimasukkan ke dalam stopmap atau snelhecter. Setelah itu, dokumen tersebut diletakkan di atas lemari arsip.
Sesuai dengan namanya, dokumen disusun secara horizontal, mulai dari bawah sampai ke atas. Penyusunan dokumen dengan metode ini membutuhkan kehati-hatian ketika Anda ingin mengambil dokumen.
Dokumen yang berada di bawah sebaiknya diambil terlebih dahulu supaya tumpukannya tetap rapi.
3. Vertical Filing
Metode lainnya yang bisa digunakan untuk menyimpan arsip adalah vertical filing. Dokumen disimpan dalam map arsip atau folder. Setelah itu, dokumen diletakkan dalam posisi berdiri tegak dan disusun dari depan ke belakang.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Arsip harus disimpan dengan baik, benar, dan mudah ditemukan. Berikut ini merupakan prosedur penyimpanan arsip yang tepat.
1. Memeriksa Arsip
Dalam penyimpanan arsip, langkah awal yang perlu Anda lakukan yaitu memeriksa arsipnya terlebih dahulu. Pastikan arsip tersebut berisi informasi yang faktual dan aktual. Caranya dengan meminta penjelasan dari pihak yang membuat arsip.
2. Mengindeks Arsip
Setelah memeriksanya, Anda perlu mengindeks arsip tersebut. Hal ini dilakukan supaya arsip dapat disimpan dengan rapi dan mudah dicari. Arsip dapat diindeks menurut abjadnya.
3. Memberikan Kode pada Arsip
Kemudian, Anda harus memberi kode pada arsip. Kode tersebut menjadi tanda dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Kode ini berguna ketika Anda ingin mengeluarkan atau mengembalikan arsip.
4. Menyortir Arsip
Selanjutnya, Anda perlu menyortir arsip. Arsip dapat disortir menurut kode yang sudah diberikan. Hal ini dilakukan supaya arsip dapat dikelompokkan dengan mudah. Sehingga, arsip dapat ditemukan dengan lebih mudah sewaktu diperlukan.
5. Menyimpan Arsip
Langkah berikutnya adalah menyimpan arsip. Pastikan Anda menggunakan tempat penyimpanan arsip yang aman dan terpercaya. Sehingga, arsip dapat terjaga dengan baik dan tidak rusak.
Sekian pembahasan tentang tata cara penyimpanan arsip. Metode manakah yang paling cocok untuk menyimpan arsip Anda? Mari tekan tombol share untuk membagikan artikel ini kepada yang lain.
Sumber:
Ad Inc. https://www.ad-ins.com/id/our-story/kisah-adiners/prosedur-penyimpanan-arsip/ diakses pada 11 Maret 2025
Dinkes DIY Yogyakarta. https://dinkes.jogjaprov.go.id/berita/detail/pengertian-fungsi-tujuan-dan-manfaat-arsip diakses pada 11 Maret 2025
PrimaDoc. https://primadoc.id/macam-macam-sistem-penyimpanan-arsip/ diakses pada 11 Maret 2025
