Bekerja di dunia kearsipan memang harus memiliki skill keterampilan mengelola arsip. Karena akan ada banyak permasalahan yang terjadi di dunia pengelolaan arsip. Entah itu masalah penyimpanan, metode penyimpanan, alih media arsip dan masih banyak permasalahan.
Lalu bagaimana solusi pengelolaan arsip vital kenotariatan? Yang mana arsip vital kenotariatan perlu diperhatikan dan benar-benar di jaga. Karena arsip vital memiliki kekuatan yang sangat penting perusahaan/institusi/yayasan ataupun organisasi itu sendiri. Berikut beberapa cara mencari solusi pengelolaan arsip vital kenotariatan.
Cara Notaris Memanfaatkan Teknologi Sebagai Solusi
Solusi pengelolaan arsip vital kenotariatan dapat memanfaatkan teknologi informasi. Berkat kecanggihan teknologi, kita bisa menyimpan arsip lebih nyaman, aman dan tentunya tidak akan mempengaruhi daya penyimpanan laptop/komputer kita. Karena penyimpanan dapat ditampung di pihak ketiga, yang bisa berbentuk aplikasi digital.
Dalam dunia kerja, pengelolaan arsip secara digital penting dikuasai dan dipahami oleh petugas arsiparis maupun seorang notaris. Sehingga seorang notaris atau arsiparis harus melek teknologi. Karena pekerjaannya akan berkutat di dunia digital.
Teruntuk anda yang bekerja sebagai notaris, menguasai teknologi digital adalah keterampilan dasar yang wajib dikuasai. Adapun beberapa solusi pengelolaan arsip yang perlu dikuasai oleh seorang notaris.
1. E-Signature
Arsip fisik kita menemukan legalitas dapat kita dapatkan cukup dengan tanda tangan orang yang bersangkutan. Sementara dalam arsip digital, juga sama. Yaitu perlu membutuhkan e-signature atau tanda tangan digital.
Dalam dunia digital tanda tangan juga sama-sama dijadikan satu indikator validitas akta yang dikeluarkan pihak kantor notaris. Sementara bagi masyarakat kita banyak yang beranggapan bahwa e-signature validitasnya dipertanyakan.
Pada dasarnya e-signature sah dimata hukum. Di beberapa negara, salah satunya di prancis pada tahun 2007 juga sudah memberlakukan e-signature. Kemudian indonesia mengekor mengadopsi dan di tahun 2008 indonesia mengeluarkan undang-undang nomor 8 tahun 2008 dan peraturan pemerintah nomor 82 tahun 2012. Dimana penandatangan digital akhirnya sudah diakui dan sah.
2. Otentikasi Akta Elektronik
Lagi-lagi prancis menjadi kiblat aturan tentang pengelolaan arsip vital kenotariatan. Selain masalah e-signature, indonesia belajar dari solusi pengelolaan arsip yang ada di perancis. Jadi perancis sudah melakukan otentikasi akta secara digital atau electronically authentication deeds.
Dimana otentikasi akta kelahiran ini dapat dibuat oleh notaris cukup dengan penandatanganan secara digital. Dimana 30 tahun yang lalu penandatanganan secara digital di indonesia tidak pernah terpikirkan. Meskipun secara praktek langsung di indonesia belum digunakan oleh seluruh mata hukum. Namun solusi pengelolaan arsip ini dapat menjadi inspirasi.
3. Paperless
Salah satu perbedaan pengarsipan di dunia barat dan di indonesia adalah penggunaan kertas. Di indonesia masih banyak menggunakan kertas. Sementara di dunia barat, banyak notaris yang tidak lagi menggunakan kertas, karena semuanya sudah menggunakan digital. Jadi penggunaan arsip tidak lagi menggunakan kertas, justru penggunaan kertas dirasa kurang efektif.
Pengelolaan arsip yang sepenuhnya paperless kemudian tersimpan di database arsip digital. Agar arsip tetap rapi, perlu disimpan berdasarkan kategorisasi abjad, lokasi pembuatan, nama dan tanggal pembuatan arsip. Pengkategorisasian ini memudahkan dalam pengelompokannya saja. Serta memudahkan selama proses pencarian atau pemanggilan.
Baca Juga:
- Keuntungan Menggunakan Penyimpanan Arsip Berbasis Cloud
- Cara Mengelola Arsip Berumur Puluhan Tahun
- 4 Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Arsiparis
Solusi Pengelolaan Arsip Digital untuk Notaris
Pekerjaan notaris memang tidaklah mudah. Banyak aktivitas yang berkaitan dengan dunia pengarsipan. Pada dasarnya ada banyak sekali aplikasi yang menawarkan kemudahan dalam penyimpanan arsip. Namun tidak semua aplikasi menawarkan solusi yang lebih banyak.
Terlepas dari banyaknya jenis aplikasi ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan seorang notaris, berikut solusi pengelolaan arsip digital
1. Penataan dokumen
Lakukan penataan dokumen solusi atas segala masalah pengarsipan. Khususnya ketika banyak arsip masuk dalam waktu bersamaan. Penataan dokumen salah satu solusi untuk meminimalisir terjadinya kehilangan data. Tidak hanya itu, penataan dokumen dapat dijadikan sarana agar memudahkan petugas notaris lain mudah menemukan arsip yang akan digunakan.
Aktivitas penataan dokumen juga terbukti efektif untuk mengklasifikasikan dokumen berdasarkan waktu. Sehingga bisa dengan mudah mengetahui dokumen mana yang sudah kadaluarsa dan mana yang masih aktif. Apalagi jika di dalam perusahaan banyak sekali arsip. Seringkali karena terlalu banyak arsip sering tidak terkontrol.
2. Alih Media Dokumen
Salah satu upaya mendukung proses pengelolaan arsip adalah melakukan alih media dokumen. Jadi dokumen-dokumen fisik yang baru masuk perlu di scan atau dialih media dalam bentuk digital. Alih media dokumen di era digitalisasi seperti sekarang sangatlah penting, karena kehidupan serba digital.
Untuk mendukung dan memudahkan kerja yang bergantung pada digital, maka alih media dokumen adalah solusinya.
3. Memanfaatkan aplikasi penyimpanan pihak ketiga
Mengandalkan storage dari internal laptop ataupun komputer ternyata bukan jaminan solusi. Karena storage internal masih berpotensi terjadi kehilangan data akibat virus atau server rusak mati total. Oleh karena itu, penyimpanan dokumen bisa menggunakan pihak ketiga berupa aplikasi penyimpanan.
Salah satu keuntungan menggunakan aplikasi atau layanan pihak ketiga, dijamin aman dari kerusakan teknis internal. Tidak hanya itu, bisa menambah jumlah kapasita storage lebih besar. Sehingga bisa menampung lebih banyak arsip.
Keuntungan yang lain, kita tidak perlu dipusingkan untuk merekrut tim teknisi, karena cukup dengan aplikasi pihak ketiga sudah dihandle. Sehingga kita hanya tinggal menggunakannya.
Kesimpulan
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com beberapa solusi pengelolaan arsip vital kenotariatan. Jadi buat anda yang sedang bekerja di dunia notaris, semoga sedikit pembahasan bermanfaat. Buat anda yang penasaran aplikasi pihak ketiga, bisa di cek di artikel sebelumnya. (Iruekkawa Elisa)
