Aplikasi pengelola arsip digital sekarang banyak tersedia dan banyak dicari. Aplikasi pengelola digital dianggap sebagai sarana untuk memudahkan kinerja dalam dunia pengarsipan. Dalam dunia kerja, ada banyak masalah yang terjadi di lapangan. Sehingga menyebabkan pengelolaan arsip juga ikut berantakan dan tidak terkontrol oleh beberapa faktor penyebab.
Belum lagi jika petugas arsiparis satu dengan yang lain juga sedang banyak kesibukan, maka rawan terjadinya koordinasi yang kurang maksimal. Oleh karena itu, untuk meminimalisir hal-hal demikian, diperlukan yang namanya fitur tambahan seperti aplikasi digital yang memudahkan kinerja dalam menyimpan arsip.
Aplikasi Pengelola Arsip Digital
Berikut adalah aplikasi pengelola arsip yang bisa dimanfaatkan dan digunakan untuk organisasi/perusahaan maupun untuk kepentingan pribadi.
Google Docs
Google docs salah satu aplikasi yang bisa digunakan untuk menyimpan arsip. Google docs dapat menyimpan file berbentuk pengolahan kata, presentasi, formulier, lembar sebar ataupun berbentuk web. Google docs salah satu aplikasi yang dapat diakses secara gratis yang disediakan oleh google.
Pada dasarnya google docs itu sendiri mirip dengan microsoft office. Perbedaan google docs diperuntukan untuk penyimpanan arsip secara online. Kelebihan google docs dapat diakses oleh orang lain, cocok untuk pekerjaan freelance, remote ataupun untuk memantau pekerjaan.
Google docs juga dapat dibuat secara langsung, dimanapun dan kapanpun. Sehingga memungkinkan pekerjaan secara realtime dan terhubung langsung dengan partner/tim secara virtual.
Syarat memiliki akun google docs pun cukup mudah, hanya bermodal memiliki akun email di google. Ketika sudah memiliki akun, maka dengan otomatis kita bisa menyimpan dokumen atau membuat folder di google docs ini.
Untuk masalah penyimpanan arsip, bisa disesuaikan dan bisa diubah sesuai keinginan kita. Jadi lebih fleksibel. Kelebihan penyimpanan arsip digital menggunakan google docs, kita tidak perlu khawatir masalah data hilang akibat virus atau akibat laptop rusak. karena data akan tetap aman tersimpan secara digital.
Arsip Manpro
Jika kamu menginginkan penyimpanan arsip yang manajemennya baik, maka bisa menggunakan jenis aplikasi arsip Manpro ini. Kelebihan aplikasi Manpro dibandingkan yang lain lebih user friendly, fleksibel, mudah dan cepat. Sehingga penggunaan arsip itu sendiri juga lebih mudah. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga mungkin memiliki akses untuk memproses dan menyusun data sesuai keinginan.
Apabila ingin melakukan perubahan di dokumen, bisa dilakukan sewaktu-waktu. Bahkan dapat dilakukan dalam hitungan singkat. Aplikasi arsip manpro sengaja menawarkan kemudahan, dan dapat diakses oleh awam sekalipun.
Sehingga kita tidak perlu tenaga ahli coding untuk proses penyimpanan. Khususnya untuk perusahaan skala menengah ke atas, lebih direkomendasikan menggunakan aplikasi arsip manpro ini karena memiliki unlimited storage, unlimited project dan unlimited user ID.
Baca Juga:
- Manfaat Implementasi Aplikasi Pengelola Arsip Digital
- CMS untuk Membuat Aplikasi Manajemen Perpustakaan
- 12 Aplikasi Perpustakaan Online Gratis dan Terlengkap
E-Surat
Pernahkah kamu mendengar aplikasi e-surat? Aplikasi ini ternyata salah satu aplikasi yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip berupa dokumen. Aplikasi jenis ini dianggap lebih simple dan mudah digunakan. Kemudahan yang ditawarkan pada e-surat ini menyimpan arsip berbentuk dokumen digital dan dapat pula diwujudkan secara fisik.
Dimana arsip fisik bisa disimpan secara konvensional. Beberapa perusahaan masih nyaman menyimpan arsip dengan cara konvensional dan digital. Jadi ada dua metode penyimpanan sekaligus. Kelebihan menyimpan dokumen dengan dua metode seperti dapat meminimalisir hilangnya dokumen arsip penting.
Misalnya terjadi kebakaran atau bencana alam yang menghancurkan penyimpanan arsip secara fisik. Maka arsip yang rusak tidak menjadi masalah. Karena masih memiliki cadangan penyimpanan secara digital. Umumnya car aini lebih banyak ditemui untuk perusahaan penting yang memang menyimpan data-data super penting.
LinovHR
Jika bekerja di sebuah perusahaan, dimana sangat berhati-hati setiap menyimpan arsip milik perusahaan. maka bisa menggunakan aplikasi LInovHR. Aplikasi menawarkan proses operasional administrasi perusahaan lebih simpel dan lebih mudah.
Data-data yang dapat disimpan antara lain data karyawan, data perusahaan. Aplikasi ini juga sudah berbasis cloud sehingga mudah diakses.
Tidak banyak yang tahu, jika aplikasi digital linovHR adalah aplikasi HR produk buatan Indonesia, yang terhubung dengan cloud. Kelebihan dari aplikasi arsip digital satu ini, memudahkan kita untuk menyimpan menyimpan data, dapat digunakan untuk menyimpan database karyawan, penggajian, pelatihan karyawan,tunjangan dan pajak dan masih banyak lagi.
Aplikasi juga cukup canggih,karena banyak fitur-fitur yang bisa mengakomodir HR untuk mengelola langsung. Tidak berhenti sampai disitu saja, aplikasi ini juga sudah dapat di Instal dimarphone, sehingga setiap karyawan bisa mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.
Misalnya untuk kepentingan absensi, pengajuan cuti, pengajuan reimburser, pelatihan e-learning dan masih banyak lagi yang bisa dimanfaatkan dari aplikasi satu ini.
Kesimpulan
Jadi keempat aplikasi di atas bukan satu-satunya. Sehingga bisa lebih eksplore dan mencari tahu kelebihan dan kelemahan dari beragam jenis aplikasi pengelolaan arsip digital. Atau mungkin kamu ingin membuat aplikasi pengelola arsip digital secara mandiri? Tentu ini akan lebih bagus. Karena file yang tersimpan secara digital lebih aman dan lebih privat.
Sementara yang belum cukup memiliki modal dan sumber daya manusia untuk membuat aplikasi pengelolaan arsip digital sendiri, bisa memanfaatkan fitur aplikasi yang sudah tersedia. Semoga sedikit ulasan ini cukup memberikan gambaran, dan semoga bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
