Menyimpan data arsip di storage PC saja tidak cukup. Karena jika mengandalkan penyimpanan di storage komputer/laptop ketika PC terserang virus dan mengalami kematian pada laptop, maka data yang tersimpan tidak akan terselamatkan. Melihat peluang kasus demikian, akhirnya banyak aplikasi yang menawarkan tempat penyimpanan arsip digital.
Jadi aplikasi arsip digital ini sebagai solusi. Dimana ketika laptop/komputer terkena virus atau mati total, maka data-data yang tersimpan di aplikasi akan tetap aman, tetap bisa diakses menggunakan laptop/PC yang baru. Buat kamu yang merasa khawatir masalah daya tampung penyimpanan, Ada banyak tawaran penyimpanan yang berbeda-beda dari masing-masing aplikasi arsip digital tersebut.
Pengertian Arsip Digital
Apa itu aplikasi arsip digital? Aplikasi arsip digital e-arsip adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu mengelola arsip elektronik secara terpusat, digital, sistematis dan terstruktur secara umum dapat diartikan sebagai tempat penyimpanan dokumen arsip secara online.
Kehadiran aplikasi arsip ini adalah memudahkan perusahaan/organisasi untuk menyimpan, mengakses, mengelola dan membantu mengakses informasi. Aplikasi arsip digital adalah tempat penyimpanan dokumen arsip yang praktis, efektif dan efisien. Sehingga memberikan peran performa kerja lebih maksimal.
Jenis Aplikasi Arsip Digital
Pertanyaannya adalah, apa saja sih aplikasi arsip digital? Berikut beberapa jenis yang mungkin menarik buat kamu.
Kemajuan teknologi informasi yang super cepat menuntut sistem kerja dan pola kerja yang cepat pula. Salah satu divisi yang dituntut kerja cepat adalah petugas arsiparis dalam menyimpan data yang serba digital. Berikut adalah beberapa aplikasi arsip digital yang memudahkan kinerja yang bisa kamu coba manfaatkan.
1. Google drive
Aplikasi arsip digital yang dikembangkan oleh google ini disebut dengan google drive. Aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh mereka yang memiliki akun email dari produk google (gmail). Siapapun pengguna gmail, sudah otomatis bisa menikmati aplikasi keluaran google ini.
Kelebihan google drive adalah memberikan kapasitas atau ruang penyimpanan secara gratis. Sementara buat kamu yang jumlah storage penyimpanannya tinggi/besar juga tetap bisa menikmati aplikasi ini. Buat yang ingin menambah besar penyimpanan juga bisa, dengan membayar tambahan storage yang kamu inginkan.
Dari segi kecanggihan, google drive cukup menarik. Karena menawarkan banyak fitur. Salah satunya fitur pencarian dokumen secara real-time. Cocok buat kamu yang ingin mencari dokumen arsip yang tersimpan cepat ditemukan. Setidaknya dengan aplikasi ini tidak lagi pusing bagaimana menyimpan dokumen secara real-time.
2. Management System (DMS)
Mungkin kamu jarang dengar aplikasi DMS? DMS adalah Document Management System yang direkomendasikan digunakan untuk skala perusahaan/organisasi ataupun yayasan. Ada banyak fitur yang ditawarkan Document Management System, diantaranya menawarkan fasilitas pemindaian, menerima, digitalisasi dan mempercepat proses kerja.
Pada dasarnya aplikasi ini menawarkan banyak kelebihan, diantaranya sudah berbasis cloud sehingga proses penyimpanan dokumen sudah berstandar.
Alasan kenapa DMS lebih direkomendasikan untuk perusahaan/instansi dan yayasan dapat berkolaborasi dengan para karyawan. Jadi ketika arsip yang tersedia digunakan untuk kepentingan beberapa divisi, maka semua divisi sama-sama bisa membuka dan melihat arsip tersebut.
Sehingga lebih mempercepat proses kerja. Akan beda cerita jika seandainya arsip berbentuk fisik, maka arsip bisa digunakan secara bergantian, tentu ini memakan waktu divisi lain.
Adapun beberapa kelebihan lain dari document management system, yaitu sudah tersedia fitur pencarian data arsip, indexing, version control & auditability. Semenara untuk kemanan, aplikasi ini juga sudah ada keamanan ketat dan kontrol akses tidak diragukan lagi.
Dari segi recoveri, DMS memiliki fitur disaster recovery yang mampu menyimpan data agar tidak hilang dan tetap terlindungi dari segala kemungkinan virus ataupun faktor lain.
3. Google Docs
Selain google drive, aplikasi arsip digital yang dapat dimanfaat dan bersifat gratis ada google docs. Google docs dapat diartikan sebagai aplikasi pengolah kata, formulir dan dapat pula menyimpan data berbasis web. Google docs ini lebih cocok gunakan untuk kamu yang memiliki bawahan yang kerjanya secara remote. Sehingga bisa mengontrol kinerja secara realtime.
Baca Juga:
- Manfaat Implementasi Aplikasi Pengelola Arsip Digital
- 12 Aplikasi Perpustakaan Online Gratis dan Terlengkap
- Empat Aplikasi Pengelola Arsip Digital
- 10 Manfaat Pengarsipan Elektronik, Apa Saja?
4. E-Surat
Aplikasi e-surat salah satu aplikasi yang lebih pas digunakan untuk perusahaan/instansi/organisasi untuk menyimpan arsip. Jadi aplikasi e-surat ini memang didedikasikan untuk membantu sistem pengelolaan administrasi perkantoran secara digital.
Aplikasi elektronik berbasis web dan mobile application ini juga dapat dimanfaatkan untuk dilakukan monitoring. Tidak sekedar itu saja, ternyata juga efektif untuk proses surat menyurat yang memang kental dilakukan dalam organisasi perusahaan.
Ketika bekerja di sebuah institusi/perusahaan, maka akan dihadapkan pada interaksi dan kerja manajerial. Dimana tim satu dengan tim yang lain saling terkait satu dengan yang lain. Untuk memudahkan kerjasama kerja, e-surat dapat dijadikan sarana. Karena dapat digunakan sebagai koordinasi dan monitoring. Aplikasi ini juga sudah tersedia pencarian dokumen, sehingga mudah selama proses pemanggilan data.
Fitur keunggulan dari aplikasi ini antara lain bisa melihat kembali data isi data yang sebelumnya. Sehingga ketika terjadi pengeditan isi, tetap dapat dilihat. Selain itu dokumen bisa disimpan dalam beberapa format. Misalnya dalam bentuk pdf ataupun dalam bentuk docx.
Kesimpulan
Selain beberapa poin di atas, masih ada jenis lain seperti SIPAS, Google sheet, dan Manpro. Semoga sedikit ulasan ini cukup memberikan wawasan macam-macam aplikasi arsip digital. (Iruekkawa Elisa)
