Anggaran buku sudah ada di RKAS, tetapi begitu mau belanja, muncul banyak pertanyaan. Harus mulai dari mana? Buku apa yang boleh dibeli? Dokumen apa yang wajib disimpan supaya laporannya aman?
Pertanyaan seperti ini wajar muncul, apalagi aturan belanja sekolah baru saja berganti di pertengahan 2026. Banyak kepala sekolah dan bendahara masih terbiasa dengan pola lama, padahal ada beberapa ketentuan baru yang memengaruhi cara membeli buku.
Di artikel ini, Anda akan melihat alur pengadaan buku sekolah dengan dana BOS secara berurutan. Mulai dari dasar aturan, jenis buku yang boleh dibeli, empat tahap belanja, sampai kesalahan yang paling sering bikin laporan bermasalah.
Daftar Isi
Dasar Aturan Pengadaan Buku dengan Dana BOS
Ada dua aturan utama yang jadi pegangan sekolah saat ini. Yang pertama adalah Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOS, yang mengatur untuk apa saja dana BOS boleh digunakan, termasuk untuk buku.
Yang kedua adalah Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan, yang mengatur bagaimana proses belanjanya dijalankan.
Aturan kedua ini berlaku sejak diundangkan pada 28 Juli 2026 dan mencabut Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022 yang sebelumnya menjadi pedoman pengadaan di sekolah. Jadi, kalau SOP pengadaan di sekolah Anda masih mengacu ke aturan lama, sebaiknya segera diperbarui.
Berapa Porsi Dana BOS untuk Buku?
Juknis BOSP 2026 mewajibkan sekolah menganggarkan minimal 10 persen dari dana BOS reguler untuk pengembangan perpustakaan, termasuk penyediaan buku. Untuk BOP PAUD reguler, batas minimalnya 5 persen. Angka ini dihitung dari keseluruhan alokasi, bukan dari sisa dana setelah pos lain terpenuhi.
Sebagai contoh sederhana, bila alokasi BOS reguler sebuah sekolah Rp200 juta setahun, maka paling sedikit Rp20 juta perlu dialokasikan untuk buku dan pengembangan perpustakaan. Angka ini hanya ilustrasi, jadi sesuaikan dengan alokasi sekolah Anda yang sebenarnya.
Perlu dicatat, ini batas minimal. Kalau kebutuhan buku di sekolah memang besar, porsinya boleh lebih tinggi selama tetap sesuai juknis dan masuk dalam RKAS.
Buku Apa Saja yang Boleh Dibeli?
Tidak semua buku di pasaran bisa dibeli dengan dana BOS. Buku yang dibeli harus sudah dinilai dan ditetapkan oleh Kementerian, dan daftarnya bisa dicek melalui portal buku.kemendikdasmen.go.id.
Secara umum, ada tiga kategori yang lazim dibeli untuk perpustakaan:
- Buku teks utama, termasuk versi digital, yang dipakai sebagai pegangan mata pelajaran.
- Buku teks pendamping, yaitu buku yang melengkapi buku utama dan sesuai kurikulum.
- Buku nonteks, seperti buku bacaan literasi, pengayaan, dan referensi.
Sebelum membeli, pastikan judul yang Anda incar memang tercantum di portal tersebut. Langkah kecil ini sering terlewat, padahal bisa menyelamatkan sekolah dari temuan saat pemeriksaan.
Alur Pengadaan Buku Sekolah dengan Dana BOS
Permendikdasmen 15/2026 membagi proses belanja menjadi empat tahap: persiapan, pemilihan, pelaksanaan kesepakatan, dan pelaporan. Alur ini berlaku juga untuk belanja buku. Kepala sekolah bertindak sebagai pelaksana belanja dan boleh membentuk tim untuk membantu pekerjaan teknisnya, tetapi tanggung jawab akhir tetap ada di kepala sekolah.
Tahap 1: Persiapan
Di tahap ini, sekolah menentukan apa yang sebenarnya dibutuhkan. Mulailah dari data nyata: buku mata pelajaran apa yang masih kurang, berapa jumlah murid per kelas, dan koleksi perpustakaan sekolah mana yang sudah usang. Rasio satu buku per murid per mata pelajaran bisa jadi patokan untuk buku teks utama.
Hasil analisis kebutuhan lalu dituangkan dalam dokumen persiapan yang memuat jumlah, spesifikasi, waktu, dan anggaran. Perencanaan ini harus selaras dengan RKAS yang sudah ditetapkan kepala sekolah.
Untuk belanja yang nilainya paling banyak Rp1.000.000, tahap persiapan boleh dikecualikan. Tetapi bukti pembayaran dan bukti penerimaan tetap harus dicatat agar cocok dengan Buku Kas Umum.
Tahap 2: Pemilihan Penyedia
Setelah kebutuhan jelas, sekolah mencari penyedia buku. Penyedia bisa perorangan atau badan usaha, dengan syarat memiliki NPWP, identitas penyedia yang jelas, dan kemampuan menyediakan barang yang dibutuhkan.
Sekolah wajib membandingkan harga dan kualitas dari dua penyedia atau lebih. Pengecualian hanya berlaku jika, berdasarkan dokumen persiapan, barang tersebut memang hanya tersedia pada satu penyedia. Setelah membandingkan, sekolah bernegosiasi lalu menetapkan penyedia terpilih dalam kesepakatan belanja.
Saat membandingkan, jangan hanya lihat harga. Cek juga status penilaian buku, kualitas cetak, kelengkapan ISBN, dan kejelasan waktu pengiriman.
Tahap 3: Pelaksanaan Kesepakatan
Di tahap ini, buku dikirim, diperiksa, diterima, lalu dibayar. Pemeriksaan sebaiknya dilakukan oleh tim sekolah dengan mencocokkan judul, jumlah, dan kondisi fisik buku terhadap kesepakatan. Kalau ada yang tidak sesuai, biaya perbaikan atau penggantiannya menjadi tanggungan penyedia.
Untuk pembayaran, aturan baru memberi kelonggaran bagi usaha mikro, usaha kecil, dan koperasi. Pembayaran boleh dilakukan langsung atau tunai, dan dalam hal tertentu boleh memakai uang muka sesuai peraturan perundang-undangan.
Setelah buku diterima dan dibayar, jangan lupa mencatatnya ke dalam inventaris sekolah sebelum masuk ke rak perpustakaan.
Tahap 4: Pelaporan
Pelaporan dilakukan melalui sistem informasi pembelanjaan yang terintegrasi dengan aplikasi RKAS (ARKAS) milik Kementerian. Bukti yang perlu disimpan meliputi bukti persiapan, hasil pembandingan, negosiasi, kesepakatan, pemeriksaan dan penerimaan, serta pembayaran.
Kalau belanja dilakukan di luar sistem tersebut, buktinya tetap diinput ke ARKAS. Biasakan menginput bukti setiap kali ada transaksi, bukan menumpuknya menjelang batas pelaporan.
Ingat juga bahwa keterlambatan laporan realisasi BOSP bisa berujung pada pemotongan dana, bahkan penghentian penyaluran tahap berikutnya.
Bagaimana dengan SIPLah?
Selama beberapa tahun terakhir, belanja dana BOS identik dengan SIPLah. Di aturan baru, Permendikdasmen 15/2026 menyebut Sistem Informasi Pembelanjaan Satuan Pendidikan yang disediakan Kementerian, dan ketentuan teknisnya akan ditetapkan oleh Menteri.
Dari sumber yang kami baca, belum ada penjelasan tegas apakah sistem ini sekadar nama baru dari SIPLah atau platform yang berbeda. Karena itu, untuk urusan teknis seperti kewajiban belanja lewat sistem, cara terbaik adalah menanyakan ke dinas pendidikan setempat dan memantau pengumuman resmi Kemendikdasmen.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Ada beberapa kesalahan yang berulang di banyak sekolah. Hindari hal-hal berikut:
- Membeli buku yang belum dinilai Kementerian.
- Membeli tanpa membandingkan minimal dua penyedia.
- Tidak menyimpan bukti pemeriksaan dan penerimaan barang.
- Terlambat menginput bukti ke ARKAS.
- Lupa mencatat buku baru ke inventaris.
Kesalahan-kesalahan ini sebenarnya mudah dicegah dengan checklist sederhana yang dipakai setiap kali belanja. Komite sekolah juga kini punya peran sebagai pengawas, jadi melibatkan mereka sejak awal akan membuat proses lebih transparan.
Alur pengadaan buku sekolah dengan dana BOS pada dasarnya mengikuti empat tahap: persiapan, pemilihan penyedia, pelaksanaan kesepakatan, dan pelaporan. Pastikan buku yang dibeli sudah dinilai Kementerian, bandingkan minimal dua penyedia, dan simpan semua bukti dengan rapi.
Karena aturan baru baru berjalan beberapa bulan, tetap pantau pembaruan dari Kemendikdasmen dan dinas pendidikan setempat. Kalau sekolah Anda sedang menyusun daftar kebutuhan buku, mulailah dari analisis kebutuhan, lalu cocokkan dengan portal buku Kementerian sebelum meminta penawaran.
Referensi:
- Kemendikdasmen. “Permendikdasmen Nomor 8/2026 Tekankan Afirmasi Sekolah Terpencil dan Tata Kelola Digital Transparan.” Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah, 1 Mar. 2026, www.kemendikdasmen.go.id/en/press-release/14835-permendikdasmen-nomor-82026-tekankan-afirmasi-sekolah-terpencil-dan-tata-kelola-digital-transparan. Diakses 29 Okt. 2026.
- InformasiGuru.com. “7 Perubahan Aturan Belanja Sekolah di Permendikdasmen No 15 Tahun 2026 (Pengganti Permendikbud 18/2022).” InformasiGuru.com, 4 Agu. 2026, www.informasiguru.com/2026/08/7-perubahan-penting-tata-cara-belanja-sekolah-permendikdasmen-15-2026.html. Diakses 29 Okt. 2026.
- Media Sinar Pagi Group. “Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 Atur Tata Cara Belanja Barang dan Jasa di Sekolah, Kepala Satuan Pendidikan Bertanggung Jawab.” Media Sinar Pagi Group, 2026, www.mediasinarpagigroup.com/permendikdasmen-nomor-15-tahun-2026-atur-tata-cara-belanja-barang-dan-jasa-di-sekolah-kepala-satuan-pendidikan-bertanggung-jawab/. Diakses 29 Okt. 2026.
- Kiakrikil. “Anggaran Buku Dana BOS: Panduan Operator dan Bendahara.” Kiakrikil, kiakrikil.com/anggaran-buku-dana-bos/. Diakses 29 Okt. 2026.
