Pernah nggak kamu masuk ke sebuah perpustakaan, terus bingung sendiri karena koleksinya itu-itu saja dari tahun ke tahun? Atau malah sebaliknya, buku menumpuk banyak tapi jarang ada yang benar-benar dibutuhkan pembaca. Nah, ini biasanya terjadi karena proses pengadaan buku belum berjalan dengan strategi yang tepat.
Pengadaan buku bukan sekadar belanja buku sebanyak-banyaknya. Ada perencanaan, pemilihan, sampai evaluasi yang harus dilakukan supaya koleksi benar-benar sesuai kebutuhan pemustaka, baik itu siswa, mahasiswa, dosen, maupun masyarakat umum. Kalau strateginya keliru, anggaran bisa habis untuk buku yang akhirnya cuma jadi pajangan di rak.
Di artikel ini, kamu akan diajak memahami apa itu pengadaan buku, kenapa strategi yang efektif itu penting, tahapan-tahapannya, berbagai metode yang bisa dipilih, sampai tips praktis supaya proses pengadaan berjalan lebih maksimal meski dengan anggaran terbatas sekalipun.
Daftar Isi
Apa Itu Pengadaan Buku?
Pengadaan buku adalah rangkaian kegiatan untuk memperoleh bahan pustaka atau koleksi baru, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan judul, pemesanan, hingga penerimaan dan pencatatan buku ke dalam sistem perpustakaan.
Kegiatan ini menjadi bagian inti dari pengembangan koleksi perpustakaan, baik di sekolah, kampus, maupun perpustakaan umum dan desa.
Kenapa Strategi Pengadaan Buku Itu Penting?
Ada beberapa alasan kenapa lembaga perlu serius memikirkan strategi pengadaan, bukan sekadar menjalankannya secara asal-asalan.
- Memperbarui koleksi agar tetap relevan
- Meningkatkan minat baca dan literasi
- Mendukung akreditasi lembaga
- Mengoptimalkan anggaran
Tahapan Pengadaan Buku yang Efektif
Merujuk pada praktik pengelolaan perpustakaan yang berlaku, termasuk ketentuan dari Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2024, pengadaan bahan pustaka umumnya melalui tiga tahapan utama.
1. Perencanaan
Tahap ini menjadi fondasi dari seluruh proses pengadaan. Di sini, pengelola perpustakaan melakukan identifikasi kebutuhan koleksi berdasarkan usulan pemustaka, tinjauan bibliografi, katalog, maupun evaluasi koleksi yang sudah ada. Selain itu, perencanaan juga mencakup penentuan metode pengadaan, jadwal pelaksanaan, dan alokasi anggaran.
Supaya hasilnya maksimal, libatkan berbagai pihak yang berkepentingan. Guru atau dosen bisa memberi masukan buku yang mendukung kurikulum, sementara siswa atau mahasiswa bisa menyampaikan judul yang mereka minati.
2. Pelaksanaan
Setelah rencana matang, saatnya eksekusi. Pada tahap ini, perpustakaan bisa memilih dua pendekatan:
- Swakelola, yaitu perpustakaan mengelola sendiri proses pengadaan dengan membentuk tim internal.
- Melalui penyedia, yaitu bekerja sama dengan toko buku, agen, atau penerbit untuk memenuhi kebutuhan koleksi.
3. Evaluasi
Setelah buku diterima dan digunakan, evaluasi berkala tetap perlu dilakukan. Data pemanfaatan koleksi, misalnya frekuensi peminjaman, bisa menjadi bahan pertimbangan untuk menentukan strategi pengadaan berikutnya agar tetap efektif dan efisien.
Metode-Metode Pengadaan Buku
Selain pembelian, ada beberapa metode lain yang bisa dipertimbangkan sesuai kondisi dan kebutuhan lembaga.
1. Pembelian
Metode paling umum digunakan. Sebelum membeli, buat daftar kebutuhan koleksi terlebih dahulu agar pembelian lebih terarah dan sesuai anggaran yang tersedia. Pembelian bisa dilakukan langsung ke penerbit, toko buku, maupun agen buku.
2. Hadiah atau Hibah
Buku bisa diperoleh dari sumbangan pihak lain, baik yang diminta maupun tidak diminta. Buku hadiah yang diminta biasanya sudah melalui proses seleksi sehingga lebih sesuai kebutuhan. Sebaliknya, hadiah yang tidak diminta tetap perlu diseleksi ulang sebelum dimasukkan ke koleksi.
3. Tukar-Menukar
Metode ini dilakukan dengan lembaga atau perpustakaan lain, biasanya untuk koleksi yang jumlahnya berlebih atau kurang relevan dengan kebijakan pengembangan koleksi. Tukar-menukar juga bisa mempererat kerja sama antarperpustakaan.
4. Titipan
Bahan pustaka dititipkan oleh pihak lain dengan kesepakatan tertentu, biasanya disertai surat serah terima resmi.
5. Terbitan Sendiri
Khusus untuk lembaga pendidikan, koleksi juga bisa berasal dari karya sivitas akademik sendiri, seperti buku ajar, modul, atau hasil penelitian dosen dan mahasiswa.
Tips Strategi Pengadaan Buku Agar Lebih Efektif
Supaya proses pengadaan nggak cuma jalan, tapi juga memberi dampak nyata, coba terapkan beberapa tips berikut.
- Buat pedoman tertulis tentang kriteria buku yang boleh diadakan supaya seleksi lebih konsisten.
- Libatkan pengguna perpustakaan dari guru, dosen, siswa, atau mahasiswa membuat koleksi lebih tepat sasaran.
- Gunakan sistem otomasi perpustakaan untuk memantau tren peminjaman, judul yang sering dicari, dan judul yang jarang tersentuh.
- Untuk koran, majalah, atau jurnal cetak yang jarang dibaca, pertimbangkan untuk menghentikan langganan dan mengalihkan anggarannya ke kebutuhan lain.
- Prioritaskan kebutuhan, bukan kuantitas. Koleksi yang relevan dengan kurikulum atau kebutuhan masyarakat setempat jauh lebih bermanfaat dibanding sekadar menambah jumlah judul.
Strategi Pengadaan Buku dengan Anggaran Terbatas
Nggak semua lembaga punya anggaran besar untuk pengadaan buku, dan itu wajar. Beberapa langkah berikut bisa membantu:
- Tunda pembelian yang sifatnya tidak mendesak sampai kondisi anggaran lebih stabil.
- Prioritaskan pengadaan berdasarkan kebutuhan mendesak, misalnya buku pendukung kurikulum baru.
- Manfaatkan metode hibah, tukar-menukar, atau kerja sama komunitas literasi sebagai alternatif selain pembelian.
- Libatkan masyarakat atau komunitas sekitar melalui program donasi buku yang relatif hemat biaya.
Butuh Bantuan Pengadaan Buku?
Kalau kamu masih bingung harus mulai dari mana, sebenarnya nggak perlu repot menjalankan semua tahapan pengadaan sendirian. Pengadaan Penerbit Deepublish sudah cukup lama membantu berbagai kampus, sekolah, hingga dinas perpustakaan dalam proses pengadaan buku, dan sudah pernah dinobatkan sebagai Penerbit Terbaik oleh Perpustakaan Nasional RI.
Beberapa hal yang bisa memudahkan proses pengadaanmu di Deepublish:
- Proses pemesanan simpel, mulai dari konsultasi kebutuhan sampai pengiriman katalog dan penawaran harga.
- Koleksi lebih dari 16.000 judul buku dari berbagai bidang ilmu, jadi lebih mudah mencocokkan kebutuhan kurikulum atau minat pemustaka.
- Buku sudah ber-ISBN dan langsung dari penerbit, sehingga kualitas dan keasliannya lebih terjamin.
- Tersedia paket diskon sesuai jumlah transaksi, jadi anggaran yang terbatas pun tetap bisa dimaksimalkan.
Referensi:
Amalia, C. (2025). Pengadaan koleksi buku dan non-buku di Perpustakaan Universitas Indonesia (UI), Perpustakaan Universitas Gadjah Mada (UGM), Perpustakaan Harvard University dan Perpustakaan National University of Singapore (NUS). IQRA’: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 19(1), 166–192. https://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/iqra/article/download/24107/9990
Fuady, N. (2020). Metode pengadaan koleksi di perpustakaan. Al-Kuttab: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 2(2). https://doi.org/10.24952/KTB.V2I2.2470
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2024). Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2024 tentang Pengadaan Bahan Perpustakaan melalui Pembelian. https://peraturan.bpk.go.id/Details/286410/perka-perpusnas-no-3-tahun-2024
Setianingsih, P. R., & Labibah. (2023). Metode akuisisi dalam pengembangan bahan pustaka di Perpustakaan Al-Ghazali Universitas Nahdlatul Ulama Al-Ghazali Cilacap. Al-Kuttab: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 5(1), 1–10. https://jurnal.uinsyahada.ac.id/index.php/Kuttab/article/download/6706/4551
