Salah satu bagian penting dari setiap instansi, organisasi, maupun aktivitas pribadi adalah arsip. Fungsi dari arsip adalah sebagai sumber informasi, dokumentasi, dan bukti tertulis. Memahami jenis-jenis arsip merupakan hal yang penting supaya pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan baik.
Arsip tidak hanya berbentuk dokumen kertas, tetapi juga bisa berupa dokumen elektronik, suara, foto, peta, dan sebagainya. Artikel kali ini akan membahas jenis-jenis arsip yang wajib untuk Anda ketahui.
Daftar Isi
Pengertian Arsip
Apakah yang dimaksud dengan arsip? Arsip adalah catatan atau surat yang mempunyai nilai kegunaan dan perlu disimpan. Arsip merupakan sumber informasi atau catatan rekaman aktivitas dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi, dan perorangan dalam melaksanakan aktivitas.
Arsip juga bisa diartikan sebagai seluruh kertas, berkas, naskah, foto, film, rekaman suara, dan dokumen lainnya dalam berbagai bentuk yang dibuat atau diterima oleh instansi, organisasi, dan individu dalam menjalankan kegiatannya. Arsip bisa berupa buku, surat, piagam, akta, warkat, dan lain-lain. Seiring dengan perkembangan teknologi, arsip juga bisa berbentuk audio, video, dan digital.
Fungsi dari arsip adalah mendukung kegiatan administrasi, alat untuk membuat keputusan, sumber informasi, sarana komunikasi, dan bukti pertanggungjawaban.
20 Jenis-Jenis Arsip
Berikut ini adalah berbagai jenis arsip.
1. Arsip Salinan
Arsip salinan merupakan arsip yang mempunyai kesesuaian dengan dokumen aslinya. Arsip ini dibuat berdasarkan arsip asli, baik dengan cara fotokopi, scan, atau ditulis ulang. Informasinya sama dengan arsip asli, namun bukan dokumen resmi yang pertama. Biasanya, arsip ini digunakan sebagai referensi, distribusi, atau arsip cadangan.
2. Arsip Asli
Dokumen utama atau dokumen awal yang ditulis dengan mesin ketik, cetakan printer, memiliki tanda tangan basah, dan legalisasi asli disebut dengan dokumen asli.
Arsip ini mempunyai nilai historis, administratif, atau hukum yang sah. Arsip ini digunakan sebagai dokumen resmi dan bukti yang sah. Secara hukum, arsip ini nilainya lebih tinggi daripada salinan atau tembusan.
3. Arsip Tembusan
Selain itu, ada juga arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya yang dibuat bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan untuk pihak-pihak selain penerima dokumen asli. Arsip ini digunakan sebagai salinan untuk pihak lain. Fungsinya sebagai pemberitahuan atau bukti bahwa dokumen asli sudah dikirim atau diterima oleh pihak tertentu.
4. Arsip Berbentuk Lembaran
Arsip yang berupa lembaran kertas, biasanya dalam bentuk dokumen tertulis, laporan, formulir, atau surat. Contoh arsip berbentuk lembaran adalah kuitansi, faktur, surat, laporan bulanan, notulen rapat, dan sebagainya. Fungsinya adalah sebagai dokumen administrasi dan bukti resmi aktivitas organisasi.
5. Arsip Tidak Berbentuk Lembaran
Arsip ini bukan berupa kertas, melainkan berupa media lain, seperti foto, rekaman audio, video, peta, atau benda tertentu, seperti CD, DVD, flashdisk, disket, dan sebagainya. Contohnya, rekaman rapat dalam bentuk MP3, foto dokumentasi kegiatan, peta lokasi proyek. Fungsinya adalah sebagai bukti visual, audio, atau fisik dari suatu kegiatan atau kejadian.
6. Arsip Autentik
Arsip ini dibubuhi tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahannya. Arsip ini sah, asli, dan bisa dipertanggungjawabkan secara administratif maupun hukum. Contohnya, akta kelahiran asli dan surat perjanjian yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Fungsinya adalah sebagai bukti resmi dalam proses administrasi dan hukum.
7. Arsip Tidak Autentik
Berbeda dengan arsip autentik, arsip ini tidak dibubuhi tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini tidak mempunyai keaslian resmi atau salinan dari arsip asli. Sehingga, tidak sah secara hukum. Contohnya, fotokopi biasa tanpa legalisasi dan dokumen lama yang tidak ada verifikasi resmi. Fungsinya adalah untuk referensi atau dokumentasi sementara.
8. Arsip Dinamis
Yang dimaksud dengan arsip dinamis adalah dokumen yang dipakai secara langsung dan disimpan untuk jangka waktu tertentu. Arsip ini masih dipakai dalam aktivitas operasional sehari-hari organisasi atau instansi yang mempunyai nilai guna yang terus berubah sesuai kebutuhan. Selain itu, arsip ini dikelola secara sistematis supaya mudah ditemukan saat diperlukan.
9. Arsip Statis
Arsip ini tidak lagi digunakan secara terus-menerus lagi bagi instansi maupun organisasi. Arsip ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum dan penyelenggaran administrasi negara. Contoh dari arsip statis adalah Surat Keputusan.
10. Arsip Tertulis
Apakah yang dimaksud dengan arsip tertulis? Arsip tertulis merupakan arsip yang berupa tulisan, baik yang ditulis secara manual maupun digital. Contohnya, laporan, surat, memo, akta, surat dinas, formulir digital, dan lain-lain. Fungsinya adalah sebagai catatan resmi dan bukti aktivitas administratif.
11. Arsip Visual
Pengertian arsip visual adalah arsip yang disampaikan secara visual, yang berupa gambar, lukisan, atau pahatan yang dapat dilihat. Contohnya, poster, relief, foto dokumentasi acara, video presentasi proyek, peta lokasi pekerjaan, dan lain-lain. Fungsinya adalah menjadi bukti atau referensi visual yang menunjang arsip tertulis.
12. Arsip Digital
Definisi dari arsip digital adalah arsip yang dibuat dan disimpan dalam bentuk digital atau elektronik. Saat ini, ada banyak institusi yang menggunakan arsip digital untuk menghemat ruang dan mempermudah akses informasi. Arsip ini bisa berupa dokumen teks, gambar, video, dan audio yang bisa diakses di perangkat elektronik.
13. Arsip Fisik
Jenis arsip yang satu ini berwujud fisik. Contohnya, dokumen kertas, foto, peta, atau benda fisik lainnya. Arsip ini membutuhkan perawatan dan pengaturan ruang yang lebih khusus agar tidak mudah rusak. Pencatatan yang baik dan pemberian indeks yang jelas dalam mengelola arsip fisik sangat penting agar mudah ditemukan ketika diperlukan.
14. Arsip Rahasia
Arsip ini berisi informasi yang dianggap sensitif dan harus dijaga dengan tingkat keamanan yang tinggi. Informasi yang tercantum dalam arsip ini biasanya berkaitan dengan keamanan, privasi seseorang, atau rahasia bisnis yang sangat penting. Oleh karena itu, arsip ini dibatasi aksesnya. Tidak semua orang dapat mengaksesnya.
15. Arsip Sangat Penting
Arsip sangat penting adalah arsip yang bisa dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya. Sehingga, arsip ini harus dijaga dengan baik. Contohnya, surat keputusan dari hasil penelitian ilmiah, akta perusahaan, dokumen legal kontrak kerja, dan dokumen keuangan penting. Fungsinya adalah sebagai bukti sah yang harus dipertahankan untuk jangka panjang.
16. Arsip Tidak Penting
Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi. Misalnya, surat pemberitahuan, surat undangan, salinan memo internal yang telah kadaluarsa, draft laporan yang telah diganti versi final.
Arsip ini tidak memiliki nilai yang signifikan, baik secara hukum maupun administrasi. Sehingga, dapat disimpan sementara atau dihancurkan setelah periode tertentu.
17. Arsip Keuangan
Sesuai dengan namanya, arsip ini berisi berbagai hal yang berhubungan dengan keuangan. Contohnya, laporan keuangan perusahaan, bukti pembayaran, bukti pembelian, daftar gaji, dan surat perintah bayar.
18. Arsip Kepegawaian
Arsip kepegawaian berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepegawaian. Arsip ini ada hubungannya dengan data dan administrasi pegawai.
Contohnya, surat lamaran, daftar riwayat hidup karyawan, surat pengangkatan, daftar hadir dan cuti, riwayat pekerjaan, kontrak kerja, dan lain-lain. Fungsinya adalah untuk mengelola administrasi sumber daya manusia, bukti hak dan kewajiban pegawai.
19. Arsip Pemasaran
Isi dari arsip pemasaran adalah berbagai informasi tentang aktivitas niaga atau perdagangan. Arsip ini berkaitan dengan aktivitas promosi, penjualan, dan strategi pemasaran organisasi.
Contohnya, surat penawaran, surat perjanjian penjualan, daftar harga, laporan penjualan, data pelanggan, kontrak pemasaran, dan lain-lain. Fungsinya adalah sebagai bahan evaluasi, strategi, dan bukti aktivitas pemasaran.
20. Arsip Administratif
Arsip administratif merupakan arsip yang dibuat dan dipakai untuk kebutuhan kelancaran aktivitas operasional instansi atau organisasi. Arsip ini bersifat fungsional dan praktis, membantu pegawai atau organisasi dalam melakukan tugas sehari-hari, membuat keputusan, dan mendokumentasikan proses kerja.
Contohnya, surat masuk dan keluar organisasi, memo internal, dan sebagainya.
Itulah penjelasan tentang jenis-jenis arsip. Memahami hal ini sangat penting jika Anda ingin mengelola dokumen dengan tertib dan efektif. Jika Anda ingin menyampaikan pendapat, silakan tulis di kolom komentar. Agar informasi ini bisa dibagikan kepada yang lain, silakan klik tombol share.
Sumber:
Baraka. https://baraka.uma.ac.id/jenis-jenis-arsip/ diakses pada 17 September 2025
Pemerintah Kabupaten Buleleng. https://buleleng.bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/86-apa-itu-arsip-serta-pengertian-arsip diakses pada 17 September 2025
Disarpus Kota Pematang Siantar. https://www.disarpus.pematangsiantar.go.id/mengenal-arsip-fungsi-tujuan-manfaat-dan-jenis-arsip diakses pada 17 September 2025
Harts Imagineering. https://www.hartsimagineering.com/blog/jenis-jenis-arsip-yang-wajib-kamu-tahu-ed0cd733393130b40a0000bb diakses pada 17 September 2025
Integra Teknologi Solusi. https://integrasolusi.com/docsys/kenali-berbagai-macam-arsip-dan-nilai-gunanya/ diakses pada 17 September 2025
