Arsip vital merupakan dokumen yang penting bagi suatu lembaga, perusahaam dan organisasi. Karena berisi informasi yang penting, arsip ini juga sering disebut arsip strategis. Umumnya, arsip ini berisi berbagai dokumen yang krusial.
Biasanya, di dalam arsip vital, terdapat informasi yang berguna bagi organisasi atau lembaga untuk membuat keputusan. Lantas, bagaimana cara menyimpan arsip vital? Untuk mengetahuinya, simak penjelasan berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian Arsip Vital
Apakah yang dimaksud dengan arsip vital? Arsip vital adalah jenis arsip yang strategis dan penting bagi suatu organisasi atau lembaga, seperti pemerintah, perusahaan, dan lembaga lainnya. Arsip ini mempunyai nilai yang sangat tinggi. Di dalamnya, terdapat berbagai informasi yang krusial dan tidak bisa digantikan apabila rusak atau hilang.
Umumnya, arsip vital berisi dokumen yang krusial. Contohnya, dokumen yang berkaitan dengan kebijakan organisasi, dokumen yang berisi informasi mengenai keuangan, dan sebagainya. Dokumen seperti ini harus disimpan dengan baik agar tidak rusak atau hilang.
Keberadaan arsip vital sangat penting untuk operasional dan kelangsungan hidup suatu organisasi atau lembaga. Arsip tersebut menjadi bukti legalitas, hak, kewajiban, dan aset organisasi.
Jenis Arsip Vital
Jenis arsip vital sangat bervariasi, tergantung dengan jenis organisasi dan kegiatannya. Berikut ini adalah jenis-jenis arsip vital beserta penjelasanya.
1. Arsip Emergensi
Sesuai dengan namanya, arsip ini vital jika terjadi kondisi yang emergensi. Contoh arsip emergensi adalah rencana bangunan, daftar pegawai, dan lain-lain.
2. Arsip Fungsional atau Operasional
Tanpa arsip ini, organisasi atau lembaga tidak bisa menjalankan fungsinya dengan baik. Organisasi juga akan kehilangan banyak waktu dan uang jika tidak memiliki arsip ini. Contohnya, laporan riset produksi, sistem perencanaan, sistem buku besar, dan lain-lain.
3. Arsip Hukum atau Legal
Arsip hukum sangat penting untuk operasional perusahaan. Selain dapat memberikan bukti yang sah secara hukum, arsip ini juga dapat melindungi kepentingan perusahaan.
Arsip ini juga berkaitan dengan status hukum organisasi, hak dan kewajiban organisasi, serta hubungan hukum dengan pihak lain. Contoh arsip hukum adalah akta pendirian perusahaan, dokumen kontrak, surat izin usaha, dan lain-lain.
4. Arsip Keuangan
Arsip keuangan berisi informasi mengenai seluruh transaksi keuangan. Dokumen ini biasanya berguna untuk keperluan akuntansi, perpajakan, dan audit. Contoh arsip keuangan, antara lain laporan keuangan, slip gaji, nota pajak, dan sebagainya.
5. Arsip Personalia
Di dalam arsip ini, terdapat informasi tentang karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, dan evaluasi kinerja. Contohnya, formulir pendaftaran karyawan, slip gaji, kontrak kerja, dan sebagainya.
6. Arsip Proyek
Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan berbagai proyek yang sedang berjalan atau sudah selesai terdapat di dalam arsip proyek. Dokumen tersebut dapat mengukur kinerja proyek. Dokumen ini bisa digunakan sebagai referensi ketika melakukan proyek selanjutnya. Contohnya, proposal proyek, kontrak proyek, laporan kemajuan proyek, dan sebagainya.
7. Arsip Historis
Dokumen-dokumen di arsip historis mempunyai nilai sejarah. Contoh dokumen yang termasuk arsip historis, antara lain laporan tahunan, foto pendirian perusahaan, surat dari pendiri perusahaan, dan sebagainya.
8. Arsip Teknis
Arsip yang satu ini berisi berbagai dokumen yang berisi informasi tentang teknologi yang digunakan oleh organisasi. Dokumen tersebut penting untuk perbaikan dan pemeliharaan peralatan. Contohnya, hasil uji coba, spesifikasi teknis, diagram alir proses, dan lain-lain.
Baca Juga: Asas Kearsipan: Pengertian, Tujuan dan Jenis-Jenis
Manfaat Arsip Vital
Bagi organisasi, arsip vital adalah aset yang berharga. Arsip vital mempunyai banyak manfaat bagi organisasi. Berikut ini merupakan manfaat dari arsip vital.
1. Sebagai Bukti Legalitas
Arsip vital berfungsi sebagai bukti legalitas dari suatu organisasi. Contoh dokumen yang berguna sebagai bukti legalitas adalah akta pendirian, izin usaha, dan kontrak kerja. Dokumen tersebut merupakan bukti identitas hukum dari suatu organisasi.
2. Sebagai Dasar dalam Pembuatan Keputusan
Arsip vital menyediakan informasi historis. Informasi tersebut bisa digunakan sebagai dasar ketika membuat keputusan. Dengan memiliki arsip vital, organisasi bisa membuat keputusan yang efektif. Contohnya, dengan arsip keuangan, perusahaan bisa membuat anggaran yang realistis.
3. Melindungi Aset
Arsip vital juga berisi informasi mengenai aset organisasi, seperti peralatan, bangunan, dan tanah. Informasi tersebut sangat penting untuk melindungi aset organisasi. Contohnya, sertifikat tanah, akta kepemilikan, dan surat kontrak. Berbagai dokumen tersebut menjadi bukti yang kuat atas kepemilikan suatu aset. Apabila terjadi sengketa kepemilikan, arsip ini dapat menjadi bukti di pengadilan.
4. Sebagai Referensi Penelitian
Selain dapat melindungi aset, aset vital juga bisa menjadi referensi untuk melakukan penelitian. Arsip vital bisa dipakai untuk menguji hipotesis dan mengembangkan teori di berbagai bidang ilmu. Contohnya, ekonom memakai arsip vital untuk menganalisis perkembangan ekonomi.
5. Sebagai Bukti Hukum
Dalam persidangan atau sengketa, arsip vital bisa dipakai sebagai bukti hukum. Arsip vital biasanya berupa dokumen asli yang dibuat pada saat peristiwa atau transaksi berlangsung. Hal ini membuatnya menjadi bukti yang otentik.
6. Memberikan Informasi Kepada Publik
Arsip vital memang sering dianggap sebagai dokumen internal yang bersifat sensitif. Namun, tidak semua arsip vital bersifat rahasia. Beberapa arsip vital bersifat publik. Sehingga, bisa diakses oleh masyarakat untuk kepentingan informasi.
7. Melestarikan Sejarah
Arsip vital merekam sejarah perjalanan dari suatu organisasi, lembaga, atau bangsa. Arsip vital memungkinkan kita untuk merekonstruksi berbagai kejadian yang terjadi di masa lampau. Contohnya, laporan berita, foto-foto jadul, dan sebagainya.
8. Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Arsip vital juga dapat menjadi sumber data untuk mengembangkan ilmu pengetahuan. Data yang terdapat di dalamnya bisa menjadi informasi yang berguna bagi para peneliti. Misalnya, dengan menganalisis data dari arsip vital, peneliti bisa mengidentifikasi tren dan pola perkembangan suatu fenomena.
Arsip vital berperan penting bagi organisasi dan masyarakat. Jika mengelola arsip vital dengan baik, organisasi bisa mendapatkan banyak manfaat, seperti pengembangan ilmu pengetahuan, pelestarian sejarah, dan sebagainya.
Contoh Arsip Vital
Berikut ini adalah beberapa contoh arsip vital yang sering dijumpai:
- Ijazah
- KTP
- Surat pindah penduduk
- Bukti pembayaran gaji
- Rapat umum pemegang saham (RUPS)
Cara Menyimpan Arsip Vital
Supaya aman, tidak rusak, dan tidak hilang, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyimpan arsip vital. Berikut ini adalah beberapa caranya.
1. Menyimpan dalam Bentuk Digital
Anda bisa menyimpan arsip vital dalam format digital. Dokumen tersebut bisa disimpan dalam sistem penyimpanan arsip di server, cloud storage, atau media penyimpanan digital lainnya. Jika Anda ingin menyimpan secara offline, Anda bisa menggunakan hard disk eksternal.
2. Menyimpan dalam Loker atau Brankas
Selain dalam format digital, Anda juga bisa menyimpannya dalam loker atau brankas. Supaya tidak hilang, loker atau brankas ini harus mempunyai tingkat keamanan yang tinggi. Dokumen tersebut harus dijaga dengan baik dan hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai otoritas.
Gudang dengan sistem keamanan yang baik bisa menjadi pilihan untuk arsip vital yang tidak sering diakses.
3. Menyimpan di Tempat yang Aman
Arsip vital harus disimpan di tempat yang aman dan terhindar dari bencana alam, seperti gempa bumi, banjir, dan kebakaran. Sebaiknya, akses ke area penyimpanan arsip dibatasi hanya untuk orang-orang yang berwenang. Agar lebih aman, pasanglah sistem keamanan, seperti alarm, kunci ganda, dan CCTV.
Saatnya melengkapi kebutuhan literasi institusi anda dengan melakukan Pengadaan Buku di Penerbit Deepublish.
Itulah pengertian, jenis, manfaat, dan cara menyimpan arsip vital. Apakah Anda memiliki pertanyaan atau komentar yang ingin disampaikan?
Sumber:
LPKN Training Center. https://lpkn.org/2023/03/03/contoh-arsip-vital-dan-lama-penyimpanannya-menurut-peraturan-perundang-undangan/ diakses pada 4 Januari 2025
Roeliana, Loesida & Jatmiko Yogopriyatno. (2023). Kearsipan. Indramayu: Penerbit Adab.
